Avec Obeya, révolutionnez votre lean management !
Obeya est un mot japonais que l'on peut traduire par " grand espace" ou "big room", mais qui désigne surtout sous nos latitudes une méthode innovante de gestion de projet ou de lean management. Mais qu'est-ce qu'Obeya exactement ? Comment fonctionne cette méthode et est-elle la bonne pour vous ?
"Obeya" ou parfois "Obeya of Obeya" est le nom de la méthode de gestion de projet agile qui a été développée par Takeshi Uchiyamada, alors qu'il était PDG de Toyota.
C'est notamment grâce à cette idée glorieuse que Takeshi Uchiyamada est aujourd'hui considéré, à juste titre, comme un coryphée de l'entrepreneuriat et le créateur de la célèbre Toyota Prius. Grâce à cette méthode, l'entreprise a réussi à réduire énormément le temps de développement d'un nouveau véhicule : de 36 mois en moyenne à seulement 12 mois. Et tout cela grâce à la production allégée et à une bonne organisation du travail!
Obeya : définition
Qu'est-ce qu'Obeya exactement ?
La base de la méthode Obeya est que tous les chefs d'équipe dont les équipes travaillent sur un projet se réunissent régulièrement dans une pièce pour prendre des décisions importantes.
À première vue, il ne s'agit donc pas d'une innovation révolutionnaire, mais ce qui rend cette technique particulière, c'est la salle et les participants.
Les participants
Les participants (souvent appelés "people" dans la documentation) doivent être des décideurs issus de tous les groupes différents qui font partie de l'équipe de produit, afin de créer un échange optimal.
L'objectif
L'objectif de l'Obeya est d'expliquer à tous les membres de l'équipe, rapidement et de manière aussi détaillée que nécessaire, ce qui est fait, pourquoi et comment. Toutes les décisions sont prises en veillant à ce que la valeur ajoutée pour le client final soit garantie (Goal Control et Improvement).
Le déroulement
La particularité de l' espace est qu'une salle Obeya est réservée à UN seul projet.
Les murs peuvent être utilisés pour visualiser toutes les informations importantes pour le projet et la salle doit toujours être accessible. Ainsi, les collaborateurs du projet peuvent à tout moment rafraîchir leurs connaissances ou ajouter de nouvelles informations qui devraient être discutées lors de la prochaine réunion (gestion visuelle).
À l'origine, il s'agissait d'une salle réelle, recouverte de post-it et d'affiches. Aujourd'hui, il existe bien sûr déjà des solutions et des outils numériques qui rendent la Progress Visualization encore plus rapide et plus simple.
Pourquoi Obeya ?
Avec la progression de la numérisation et les innovations de plus en plus rapides du monde VUCA , les équipes qui travaillent sur un projet deviennent elles aussi de plus en plus interdisciplinaires.
Alors qu'il y a quelques années, la construction d'une voiture nécessitait principalement des ingénieurs et des mécaniciens, on compte aujourd'hui en plus par exemple :
- UX designers,
- développeurs d'applications,
- des techniciens audio,
- des concepteurs de produits,
- et des informaticiens.
Cela peut facilement créer ce que l'on appelle une pensée en silo . Cela signifie que chaque équipe produit sa propre partie du produit et qu'à la fin, on essaie de tout assembler comme un puzzle. En cas de problème, le projet doit être retravaillé afin d'éliminer l'obstacle.
Grâce à Obeya, la communication est optimisée. Par exemple, dans le cas de notre voiture, il pourrait arriver que le concepteur du produit prévoit un capot très plat pour des raisons esthétiques. Mais le moteur qui doit être installé serait beaucoup trop grand pour ce design. Pour éviter que les deux équipes ne perdent beaucoup de temps, des réunions sont organisées régulièrement. Ainsi, un compromis peut être trouvé ou une autre voie peut être empruntée à temps et l'obstacle ne se présente pas du tout.
Cela permet d'éviter le gaspillage et les équipes ne font vraiment que le travail qui est important pour le produit fini et finalement pour le client (c'est ce qu'on appelle aussi le LEAN management ). En effet, le client n'est pas intéressé par les processus internes et les problèmes, mais uniquement par la qualité et le prix du produit final.
Comment se déroule Obeya ?
Planification du temps
Il convient tout d'abord de déterminer à quel rythme les réunions se tiendront. Certaines équipes préfèrent se réunir une fois par mois, d'autres tous les jours.
En fonction de l'équipe et des circonstances, il convient donc de décider ensemble du moment où les réunions doivent avoir lieu. Cela peut aussi changer au cours d'un projet, mais il est souvent nécessaire de se concerter plus souvent au début et dans les phases finales d'un projet, et moins souvent au milieu.
Préparation de la salle
Pour une réunion productive, la salle doit contenir tout ce qui est nécessaire à la visualisation du projet . Par exemple :
- Tableaux noirs,
- Tableaux à feuilles mobiles,
- des post-it,
- des marqueurs et des stylos,
- des tables, de préférence des tables hautes,
- des vidéoprojecteurs ou des écrans,
- alimentation électrique, adaptateurs, etc.
Si vous choisissez une forme numérique de l'Obéya , vous aurez besoin d'autres solutions en conséquence :
- Logiciel de collaboration, tableau noir numérique ou toute forme de visualisation numérique de projets basée sur les nouveaux médias ;
- Un logiciel de chat vidéo pour les réunions en ligne ;
- du matériel (ordinateurs portables avec microphones en état de marche).
La salle peut bien sûr aussi être utilisée par les différents groupes comme espace de travail ou faire office de salle d'atelier.
Préparation de la réunion
Le but de la réunion Obeya est d' obtenir rapidement et facilement des réponses aux questions que les équipes de projet ne peuvent pas résoudre elles-mêmes. C'est pourquoi une bonne préparation à l'aide de notes à points clés ou de cartes de projet est indispensable (Clear Project Data). Il s'agit de partager aussi rapidement et brièvement que possible les principales avancées du projet. Cela permet aux membres d'autres équipes de poser des questions ou de partager des informations s'ils pensent que cela est pertinent pour le sujet.
Il n'est toutefois pas souhaitable de partager des détails ou de parler longuement et de manière extensive de la procédure. Avant qu'un chef d'équipe n 'aborde la résolution d'un problème dans Obeya, il doit être sûr qu'il ne peut pas le résoudre en interne dans l'équipe ou à l'aide d'un e-mail à un collègue. Au début d'un projet, il s'agit souvent de questions budgétaires, lorsqu'un matériau ou un service est plus cher que prévu. Car c'est finalement le chef de projet ou le sponsor du projet qui doit décider si une redistribution du budget est encore possible.
Réalisation
Étape 1 :
La réunion commence par une brève mise à jour de l'état d'avancement, sans répéter ou rafraîchir quoi que ce soit, car la documentation est idéalement disponible surles murs de la salle (ou dans l'outil numérique).
Il existe plusieurs méthodes de visualisation du projet, on peut utiliser un tableau Scrum légèrement adapté, un tableau Kanban ou développer son propre concept. On utilise très souvent le cycle PDCA, un processus de gestion et un système de visualisation basé sur 4 phases. Ainsi, les tâches peuvent être divisées en une phase de planification, une phase de do, une phase de contrôle et une phase d'action.
Étape 2 :
Lorsque tous les chefs de projet se réunissent à l'Obeya avec leurs principaux collaborateurs, ils doivent présenter leurs problèmes et, si possible, proposer plusieurs options de solution . L'équipe ou le responsable peut alors décider quelle option sera retenue.
Étape 3 :
L'objectif d'Obeya est d'assurer la collaboration interdépartementale et de simplifier les processus de décision. Il peut être considéré comme une sorte d' étape intermédiaire entre le mode de travail hiérarchique et le mode de travail agile . En effet, les équipes peuvent travailler de manière auto-organisée et utiliser des méthodes agiles, et si elles rencontrent des problèmes qu'elles ne peuvent pas résoudre elles-mêmes, de l'aide est mise à leur disposition.
Vous connaissez maintenant toutes les informations nécessaires pour mettre en place votre propre espace Obeya. Connaissez-vous encore quelques bons conseils pour travailler de manière optimale avec des espaces de projet ? Partagez-les dans les commentaires !
Article traduit de l'allemand