Les 5 erreurs typiques de la gestion de projet et comment les éviter

Pourquoi les projets échouent-ils souvent ? Un projet peut échouer pour un certain nombre de raisons. Chaque projet, petit ou grand, est composé de variables qui peuvent déterminer le succès ou l'échec de l'ensemble de l'initiative. Ce n'est généralement pas une catastrophe majeure qui fait dérailler un projet par ailleurs viable. Dans de nombreux cas, ce sont de petits faux pas et des imprudences qui obligent les équipes à se démener pour mener à bien une initiative autrefois prometteuse.

Quelles sont donc les principales erreurs commises par les chefs de projet ? De la planification des ressources à la portée du projet en passant par la gestion des risques, les gestionnaires doivent tenir compte de nombreux facteurs lorsqu'il s'agit de planifier et d'exécuter un projet.

Dans cet article, nous allons examiner les 5 principales erreurs qui tuent les projets et comment les éviter dès le départ.

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1. une planification médiocre des ressources détruit les résultats du projet

Vos ressources sont vitales et, pour la plupart, limitées. La gestion stratégique des ressources n'est pas seulement cruciale pour la santé d'un projet, mais aussi pour la santé de toute une organisation. Les entreprises sont souvent en concurrence pour les ressources (personnes, argent, équipement, etc.), et les chefs de projet doivent donc faire preuve de stratégie dans leurs efforts d'allocation.

Une mauvaise planification des ressources se produit lorsque les chefs de projet ne parviennent pas à avoir une vue d'ensemble. Voici quelques-uns des problèmes que les équipes peuvent rencontrer en raison d'un processus de planification des ressources inefficace :

• Charges de travail déséquilibrées (par exemple, un membre de l'équipe est à 95 % de ses capacités tandis qu'un autre est à 30 % en raison de la surcharge de travail de l'autre employé. Cette situation peut également conduire à l'épuisement professionnel et à une forte rotation du personnel.)
• Ressources indisponibles(les délais sont affectés si la disponibilité des ressources n'est pas correctement calculée)
• des budgets gonflés (le coût des heures supplémentaires, des sous-traitants et d'autres dépenses imprévues peut être dû à un processus de gestion des ressources inadéquat).

Comment améliorer la planification des ressources ?

Recherchez un outil qui vous permette de planifier les ressources à l'aide d'outils tels que les diagrammes de Gantt, les agendas d'équipe, les tableaux de bord, etc. La plupart du temps, une mauvaise gestion des ressources est le symptôme d'une mauvaise visibilité de la charge de travail, de la disponibilité, etc.

On ne peut pas planifier ce que l'on ne voit pas, alors faites la lumière sur les charges de travail de l'équipe avec un outil de gestion de projet axé sur les ressources.

2. L'absence de plan de gestion des risques est une recette pour le désastre

Comme le note le PMI, en ce qui concerne les plans de gestion des risques, seules 27 % des entreprises déclarent en avoir "toujours" un à disposition. Dans l'ensemble, il s'agit d'un pourcentage plutôt faible. Surtout si l'on pense aux choses qui tournent souvent mal dans la vie courante.

Par exemple, vous pouvez quitter votre domicile plus tôt si vous savez que vous avez un entretien d'embauche important ou une présentation le matin à la première heure, parce que le risque de retard dans la circulation ou les transports est trop élevé ;

De même, de nombreuses personnes disposent d'un fonds d'urgence en cas de perte d'emploi ou de maladie. De même, de nombreuses personnes disposent d'un fonds d'urgence en cas de perte d'emploi ou de maladie. C'est un exemple de gestion des risques

Il devrait en être de même pour la gestion de projet. Tenez compte des lois de Murphy et partez du principe que tout ce qui peut mal tourner tournera mal - alors prévoyez-le.

Comment créer un plan de gestion des risques ?

Évaluez les risques du projet dès le départ. Identifiez-les et élaborez un plan de réponse aux risques. Vous pourrez ainsi minimiser les perturbations de dernière minute et les changements coûteux qui en découlent. En cas de problème, l'équipe disposera d'un protocole documenté pour apporter les modifications nécessaires.

Un outil de gestion de projet doté d'une solide gestion de documents dans le nuage peut héberger cette documentation, créant ainsi une "source unique de vérité" centralisée et un point de référence sur lequel s'appuyer.

3. Une visibilité limitée du projet crée le chaos

Le manque de visibilité est un tueur de projet qui affecte presque tous les aspects d'une initiative.

Une mauvaise visibilité du projet

• entraîne une mauvaise planification des ressources
• Confusion des tâches et des responsabilités
• Empêche les chefs de projet de comprendre la productivité des employés
• Peut entraîner un désalignement avec les clients

En gestion de projet, la visibilité fait référence à l'accessibilité des informations. Les membres de votre équipe savent-ils où trouver les ressources vitales du projet ? En tant que gestionnaire de projet, disposez-vous d'un outil vous permettant de savoir qui travaille sur quoi et pour quand ?

Ces considérations peuvent sembler mineures, mais une mauvaise visibilité du projet a une incidence sur le flux d'informations, la responsabilité des membres de l'équipe et peut signifier que les clients sont laissés dans l'ignorance en ce qui concerne l'état d'avancement du projet.

Comment améliorer la visibilité d'un projet ?

Augmentez la visibilité et améliorez la façon dont vous gérez tous vos projets - de la phase de planification des ressources et des tâches à la phase de retour d'information des clients.

Wrike offre aux équipes une vue à 360 degrés de la charge de travail et de l'état des tâches, ainsi que des mises à jour en temps réel, pour que vous soyez toujours au courant. Les mises à jour de tâches personnalisées et codées par couleur signifient que votre équipe peut personnaliser ses propres statuts en fonction de ses propres flux de travail. En outre, des clients externes peuvent être ajoutés aux projets dans Wrike, ce qui signifie des cycles de révision plus courts (c'est-à-dire plus de boucles de rétroaction sans fin).

4. Scope Creep peut retarder les échéances de vos projets en spirale

Scope Creep. Ces deux mots suffisent à effrayer n'importe quel chef de projet. En effet, comme son nom l'indique, il peut réellement "s'insinuer" dans une équipe. Il s'agit en fait d'un phénomène par lequel la portée d'un projet évolue lentement en fonction des demandes des clients, des processus de retour d'information ou d'autres facteurs.

Ce phénomène peut se produire lorsque le champ d'application du projet est mal défini ou lorsque les chefs de projet s'efforcent de prendre en compte des changements qui ne figuraient pas initialement dans la charte du projet. Selon le PMI, près de 50 % des projets sont sujets au "Scope Creep" ¹.

Comment éviter le "Scope Creep" ?

Tout d'abord, comprenez ce qui cause ce phénomène dans vos projets. Passez-vous outre les premières étapes du cycle de vie du projet qui établissent les limites du champ d'application (telles qu'un diagramme de projet efficace) ? Votre processus de gestion des clients consiste-t-il uniquement à dire "oui" à tout, même si cela dépasse le cadre du projet ?

Étouffez dans l'œuf le phénomène de "Scope Creep" avant qu'il ne vous touche en définissant clairement les paramètres du projet dès le départ. Faites savoir à votre client ce qui fait (et ne fait pas) partie du projet et engagez-vous à l'avance pour éviter tout décalage entre les objectifs.

5. Les processus et les flux de travail inefficaces sont l'ennemi de la productivité

Pensez à votre charge de travail et à ce qu'il vous faut pour l'accomplir. Pensez maintenant aux processus inefficaces qui font que votre travail prend deux fois plus de temps. Peut-être votre équipe de projet a-t-elle un processus de gestion des demandes confus ou peut-être est-elle dispersée dans tant d'applications différentes qu'une communication efficace est presque impossible. Il se peut même que vous facturiez les heures travaillées, mais que vous ne parveniez pas à intégrer un outil de suivi du temps à vos autres outils de gestion de projet.

Des flux de travail inefficaces peuvent ralentir la progression du projet, détourner l'attention des tâches essentielles et enfermer les membres de l'équipe dans des travaux non facturables qui pourraient être automatisés ou standardisés.

Comment éviter l'inefficacité des flux de travail :

Éliminez les flux de travail inefficaces avec Wrike. Tout, du suivi du temps à l'acceptation des demandes, devient moins chronophage, ce qui laisse plus de temps pour se concentrer sur la réalisation du projet. Donnez la priorité au travail qui compte au lieu d'enregistrer des tâches administratives et de courir après les exigences.

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Évitez l'échec de vos projets grâce à un outil de gestion de projet flexible et facile à utiliser

Des études ont montré qu'il existe un lien entre les projets performants et l'utilisation d'outils numériques de gestion de projet, ce qui n'est pas surprenant. Wrike est un outil de gestion des tâches basé sur le cloud qui permet aux chefs de projet d'exécuter des projets du début à la fin.

L'échec d'un projet est courant, mais pas inévitable. En utilisant des outils flexibles et intuitifs, votre équipe de projet sera en mesure de livrer ses projets à temps et dans le respect du budget, à chaque fois.

Article promotionnel : Les auteurs sont des experts indépendants qui ne font pas partie de l'équipe d'appvizer. Les opinions et les points de vue sont personnels

Sources :

1. https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf