Comment gérer un portefeuille de projets efficacement ?

La gestion de portefeuille de projet, ou GPP, est une notion plus complexe que la simple gestion de projets. En effet, elle inclut une dimension de gestion des risques plus forte, et implique la stratégie de votre organisation de manière globale.

Alors, comment gérer des portefeuilles de projets efficacement ? Quels outils peuvent vous aider ? Et comme il devient évident qu’un logiciel de gestion de portefeuilles de projet est indispensable aux organisations pour la réalisation de cette tâche, lequel choisir et sur quels critères fonder votre choix ?

Appvizer revient sur la définition et les enjeux du PPM pour vous guider dans le choix du meilleur logiciel.

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Qu’est-ce que la gestion de portefeuille de projets ?

Définition d’un portefeuille de projets

Plus votre organisation est grande, plus les projets sont nombreux et leur ampleur conséquente. Un portefeuille de projets désigne alors l’ensemble des informations associées à tous ces projets, comme les ressources attribuées ou encore les budgets alloués.

Mais la multiplication des projets, qu’ils soient externes ou internes, apporte son lot de difficultés pour les piloter et garder une vue d’ensemble.

C’est là qu’intervient la gestion de portefeuille de projets.

Également désignée par son équivalent anglais project portfolio management (ou PPM), la gestion de portefeuille de projets constitue un véritable outil de gouvernance.

Objectifs et enjeux de la gestion de portefeuille de projets

La gestion de portefeuille de projet regroupe l’ensemble des données liées aux projets. Par exemple :

• les ressources humaines et financières,
• les plannings,
• les risques,
• les bénéfices,
• le type et la nature du projet, etc.

Par conséquent, la GPP offre un aperçu de l’ensemble des projets afin :

• d’identifier et évaluer chaque projet pour établir un ordre de priorité,
• de mettre un terme à certains projets (doublons avec d’autres, par exemple),
• de synthétiser et de consolider les informations liées à différents projets afin de faciliter la prise de décision et améliorer le ROI (Return on Investment, ou retour sur investissement),
• de s’assurer que chaque projet reste aligné avec la stratégie globale de l’entreprise,
• d’optimiser l’allocation des ressources,
• d’améliorer le dialogue entre les différents acteurs de la gestion de projet, etc.

In fine, l’objectif du PPM est de gagner en performance dans la réalisation de la stratégie globale de l’entreprise, grâce à une priorisation et un pilotage pertinents de l’ensemble de ses projets, aussi nombreux soient-ils.

Portefeuille, programme, projet : quelles différences ?

Portefeuille, programme et projet sont trois notions à distinguer. Il ne faut pas confondre projet avec sous-projets et portefeuille de projets.

• L’AFNOR définit un projet comme «un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques».
   
• Un programme est un groupe de projets ayant un rapport entre eux. Ils sont gérés de manière coordonnée afin de minimiser les risques et de maximiser les gains, comparativement à une gestion individuelle des projets.
   
• Un portefeuille est, pour rappel, un ensemble de programmes et de projets gérés conjointement afin d’atteindre des objectifs stratégiques globaux.

En somme, la gestion de portefeuille de projets exige des compétences de gestion des risques et de gestion de stratégie, là où la gestion de projet requiert davantage des compétences techniques liées au projet en question.

Méthode de la gestion d’un portefeuille de projets

Étape n° 1 : définissez la stratégie globale

Rappelons que la gestion de portefeuille de projet a pour objectif de s’aligner avec la stratégie globale de l’entreprise.

C’est pourquoi vous devez la garder bien en tête, puisqu’elle :

• servira de fil conducteur lors de la réalisation de vos actions,
• permettra de communiquer de manière optimale à l’ensemble de vos équipes afin que chacun puisse partager une vision commune.

Étape n° 2 : fixez des objectifs concrets

Le suivi des performances de l’ensemble des projets est gage de réussite dans le pilotage de votre portefeuille.

C’est pourquoi nous vous recommandons d’identifier quels sont les KPIs (ou indicateurs clés de performance) qui permettront de définir si vos objectifs ont été atteints ou non.

Parmi les indicateurs à suivre, citons :

• le pourcentage de dépassement des délais,
• le taux d’avancement,
• l’écart de coût des projets,
• la qualité technique du projet, etc.

Étape n° 3 : analysez les projets...

L’analyse de vos projets s’établit à partir d’un certain nombre de questions à vous poser, à déterminer en fonction de vos objectifs globaux :

• Tel projet garantit-il un bon ROI au regard de la stratégie globale ?
• Existe-t-il des projets qui pourraient être fusionnés afin de gagner en efficience ?
• Certains projets se révèlent-ils plus risqués que d’autres ?
• Quel est le coût de réalisation de chaque projet ? etc.

Grâce aux différentes analyses que vous jugerez appropriées, vous pourrez catégoriser vos projets selon des critères prédéfinis.

Étape n° 4 :… et priorisez-les

Une fois que vous avez une vision plus claire de l’ensemble des projets de votre portefeuille, il devient possible de les prioriser.

💡 Une matrice de priorisation des projets constitue un outil précieux pour vous accompagner dans cette étape. Vous trouverez de nombreuses méthodes sur internet. Voici néanmoins un exemple permettant de dégager quels sont les projets à appuyer et encourager en premier.

Étape n° 5 : mettez en œuvre la gestion et le suivi des processus

Vient ensuite l’étape de la gestion plus concrète de votre portefeuille de projets.

Une fois les différentes méthodes et processus définis, et à l’aide d’outils tels que le tableau de bord et les logiciels PPM :

• déterminez les ressources à allouer à chaque projet,
• définissez les budgets nécessaires,
• planifiez les projets et les tâches associées, etc.

Étape n° 6 : suivez vos performances et réévaluez au besoin votre stratégie

Enfin, vous êtes en mesure de voir si l’ensemble des projets de votre portefeuille évolue dans le bon sens grâce au suivi de vos KPIs, et si vous atteignez les objectifs fixés.

Dans le cas contraire, n’hésitez pas à redéfinir vos priorités, à faire des tests et à réévaluer la direction générale que doit prendre votre portefeuille de projets.

Les outils de GPP

La mise en place efficace d’un portefeuille de projets passe par le déploiement d’outils et de processus rigoureux afin de gérer les priorités. Vous évitez ainsi de piloter à vue, de perdre des informations, d’utiliser des ressources à mauvais escient, de dépasser les budgets sans ROI intéressant, etc.

Par ailleurs, vous facilitez l’édition de votre reporting et des synthèses d’informations pour prendre les bonnes décisions.

Appvizer vous accompagne en rappelant l’importance du tableau de bord et en vous aidant à choisir le meilleur logiciel PPM.

Utilisez le tableau de bord comme outil de suivi

L’appui sur des outils pertinents et adaptés soutient la bonne gestion de vos portefeuilles de projets.

Le tableau de bord est l’un d’entre eux.

• En effet, il offre une visualisation de l’ensemble des projets : leurs avancements, leurs ressources allouées et utilisées, les besoins prévus et les nouveaux besoins, les contraintes et les risques, etc.
  
  
• Il permet par ailleurs de mesurer la rentabilité de chaque projet. Chacun d’entre eux reste géré de manière individuelle. Mais la différence réside dans la prise en compte globale du risque et de l’investissement de l’entreprise pour tous les projets.
  
  
• Enfin, cet outil d’aide à la décision facilite la normalisation des processus internes de gestion des projets. Grâce à un suivi des projets amélioré, les prises de décision deviennent plus faciles, plus rapides, et surtout plus pertinentes.

☝️ Notez cependant qu’il n’existe pas de tableau de bord type. Celui que vous construirez sera adapté à la nature de vos activités et ses indicateurs sélectionnés par rapport à vos objectifs.

Exemple d’un tableau de bord ressources :

Choisissez le meilleur logiciel PPM

Outre un tableau de bord, un logiciel de gestion de portefeuille projet s’avère indispensable. En effet, dans les organisations devant jongler avec une multitude de projets, utiliser un outil au fonctionnement plus manuel (comme Excel) s’avère vite contre-productif !

Voici les étapes à suivre pour sélectionner la solution PPM la plus adaptée à vos besoins.

Étape n° 1 : analysez vos besoins

C’est l’étape préliminaire primordiale pour toute prise de décision en entreprise ; c’est également vrai pour choisir votre logiciel de gestion de portefeuille de projets. Cela vous permet de ne pas scruter le marché à tâtons, sans vraiment savoir ce que vous recherchez.

En d’autres termes, identifiez les besoins, les difficultés, les risques, mais également ce qui est attendu par les utilisateurs.

Étape n° 2 : posez-vous les bonnes questions

Nous avons dressé une liste de questions indispensables :

• De quelles fonctionnalités avez-vous besoin prioritairement ?
• Le niveau de sécurité offert par la solution est-il suffisant ?
• La maintenance fonctionnelle est-elle assurée par l’éditeur ?
• Avez-vous besoin que l’outil soit interopérable avec les logiciels déjà utilisés par vos équipes ? Si oui, lesquels ?
• Existe-t-il une application mobile pour travailler en déplacement ?
• L’outil est-il personnalisable pour s’adapter à votre organisation ?
• Les processus sont-ils automatisables ? Etc.

Étape n° 3 : étudiez les fonctionnalités offertes par les différents logiciels

Pour vous aider à définir vos besoins et à trouver le logiciel de gestion des portefeuilles de projets qui vous correspond, nous avons établi une liste non exhaustive de fonctionnalités auxquelles prêter attention :

• créer un nombre illimité de portefeuilles de projets ;
• qualifier les projets en estimant les coûts, risques, bénéfices ;
• lier autant de projets que souhaité à un portefeuille ;
• générer des rapports de gestion ;
• créer des rapports personnalisés (respect des échéances, utilisation des ressources humaines et financières, etc.) ;
• consulter en temps réel les échéanciers des différents projets ;
• arbitrer les idées entre projets : quel projet est lancé et lesquels sont écartés ou repoussés ? ;
• centraliser les idées de projets dans une base de données uniques, etc.

💡 Pour vous aider dans votre recherche, nous avons préparé la check-list des 200 critères à prendre en compte pour choisir le logiciel PPM le plus adapté à votre organisation.

Sélection de logiciels PPM

Il existe de nombreux logiciels de gestion de portefeuille de projets, à l’image de Clarizen, ou encore de Planisware Orchestra.

Nous passons en revue trois d’entre eux :

🛠️  CESAR.TEAM est un outil adapté aux grands groupes qui permet de planifier toutes les composantes d’un projet ou d’un programme mais également de planifier plusieurs projets d’un service ou d‘une direction au sein d’un seul écran. Les portefeuilles de projets sont mis à jour en temps réel avec des visions par budget, coûts, ressources et risques. 

Paramétrez des portefeuilles de projets par direction, métier et axes stratégiques. Tous les acteurs des directions partagent des données communes et une vision globale ou détaillée des portefeuilles de projets de l’entreprise. L'ensemble du cycle de vie des projets est couvert de manière simple et intuitive.

Le petit plus de CESAR.TEAM ? Il se présente comme un outil structurant et pédagogique, permettant d’insuffler de bonnes pratiques, même aux utilisateurs débutants.

🛠️  Project Monitor : Project Monitor est un logiciel PPM à la fois stratégique et opérationnel. Adapté aux besoins des ETI, des grands groupes et des administrations, cet outil offre aux DSI, DG et PMO une vision d'ensemble sur la gestion de portefeuilles projets.

Grâce à ce logiciel, optimisez la conduite de vos projets, suivez les indicateurs d'avancement, financier, ressources, risque.

Les atouts de Project Monitor : sa souplesse pour s’adapter et évoluer avec votre organisation et sa simplicité d'utilisation pour faciliter l'appropriation par vos équipes. Enfin, il possède un des meilleurs TCO (coût total de possession) du marché.
 

🛠️  Sciforma : Sciforma s’adapte aux besoins et aux bourses des entreprises à partir de 50 salariés, ce qui en fait une solution s’adressant également aux PME.

Sciforma accompagne de manière efficiente les PMO et chefs de projets dans leur développement stratégique et dans la priorisation de leurs projets.

Mais le point fort du logiciel, c’est sa flexibilité. En effet, il accompagne la croissance de l’entreprise grâce à l’évolutivité de ses fonctionnalités et aux nombreux modules supplémentaires à ajouter en cas de besoin.

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Prêt·e pour gérer votre portefeuille de projet ?

Armé·e de ces quelques conseils, vous avez désormais les clés en main pour assurer la gestion de portefeuille de projet.

Toutefois, une de vos principales missions est de sélectionner en bonne intelligence les différents outils qui vous permettront d’atteindre vos objectifs, car la GPP est difficilement efficace sans recours à un tableau de bord et à la solution logicielle appropriée.

Et vous, quels outils utilisez-vous pour la gestion de portefeuille projet ? Faites-nous part de votre expérience en commentaires.