5 erreurs courantes en matière de gestion de projet et comment les éviter

Pourquoi les projets échouent-ils ?

Un projet peut échouer pour de nombreuses raisons. Chaque projet, qu'il soit grand ou petit, comporte des éléments qui peuvent faire ou défaire l'ensemble de l'initiative.

Ce n'est généralement pas une calamité qui entraîne la perte d'un projet autrefois viable. Dans de nombreux cas, ce sont de petites erreurs ou des faux pas qui poussent les équipes à lutter pour rendre possible une initiative prometteuse.

Quelles sont donc les principales erreurs commises par les chefs de projet? De la planification des ressources à la gestion de l' étendue du projet et des risques, les gestionnaires de projet ont beaucoup de choses à prendre en compte lorsqu'il s'agit de planifier et d'exécuter.

Dans cet article, nous vous présentons cinq des principales erreurs qui peuvent être commises dans le cadre d'un projet et les moyens de les éviter.

Voir tous les logiciels Gestion de projet

5 erreurs courantes en matière de gestion de projet et comment les éviter

1. Une mauvaise planification des ressources a un impact négatif sur les résultats

Vos ressources sont essentielles et, pour la plupart, limitées. La gestion stratégique des ressources n'est pas seulement cruciale pour la santé d'un projet, mais aussi pour celle d'une organisation. Les entreprises sont souvent en concurrence pour les ressources (personnes, argent, équipement, etc.), et le gestionnaire de projet doit donc faire preuve de stratégie lorsqu'il les affecte.

Une mauvaise planification des ressources se produit lorsque les gestionnaires de projet ne parviennent pas à avoir une vue d'ensemble. Voici quelques-uns des problèmes auxquels les équipes peuvent être confrontées en cas de planification inefficace des ressources :

• Charge de travail déséquilibrée (par exemple, un membre de l'équipe est à 95 % de ses capacités tandis qu'un autre est à 30 % en raison d'une répartition excessive des tâches. Cela peut également conduire à l' épuisement professionnel et à la rotation du personnel.
• Indisponibilité des ressources (les délais sont affectés si des ressources suffisantes ne sont pas disponibles).
• Des budgets gonflés (les dépassements de coûts pour les heures supplémentaires, les sous-traitants et autres imprévus peuvent s'accumuler en raison d'une mauvaise gestion des ressources).

💡 Comment améliorer la planification des ressources :

Trouvez un outil qui vous permet de planifier vos ressources grâce à des fonctionnalités telles que les diagrammes de Gantt, les calendriers d'équipe, les tableaux de bord et autres. Souvent, une mauvaise gestion des ressources est le résultat d'une mauvaise visibilité de la charge de travail et de la disponibilité, entre autres.

Vous ne pouvez pas planifier ce que vous ne voyez pas, alors rendez visibles la charge de travail et le périmètre de vos équipes grâce à un outil de gestion de projet axé sur les ressources.

2. L'absence de plan de gestion des risques est une recette pour un désastre.

Comme le souligne le PMI, seules 27 % des entreprises déclarent disposer d'un plan de gestion des risques. Si l'on considère tout ce qui peut aller de travers dans un projet au quotidien, ce pourcentage est très faible.

Par exemple, si vous avez un entretien d'embauche important ou une présentation le matin à la première heure, il serait logique de prévoir de partir plus tôt que d'habitude. Le risque d'embouteillage est trop élevé.

Par ailleurs, de nombreuses personnes ont souscrit une assurance qui les couvre en cas d'arrêt de travail ou de maladie. Ce n'est pas qu'ils s'attendent à ce que cela se produise, mais ils prévoient un plan à suivre au cas où quelque chose se produirait. Il s'agit là d'un autre exemple de gestion des risques.

Il en va de même pour la gestion de projet. Gardez à l'esprit la loi de Murphy et partez du principe que tout ce qui peut mal tourner le fera, alors prévoyez-le !

💡 Comment créer un plan de gestion des risques :

Évaluer les risques du projet dès le départ. Identifiez les risques du projet et élaborez un plan de réponse. De cette façon, vous minimisez les confusions de dernière minute et les modifications coûteuses. En cas de problème, il existe un protocole documenté sur la manière dont l'équipe doit agir et tracer une nouvelle voie.

Un outil de gestion de projet doté d'une solide gestion documentaire basée sur le cloud peut héberger ces informations et constituer une "source unique, centralisée et officielle".

3. Une visibilité limitée du projet crée le chaos

La visibilité limitée est un facteur qui tue le projet et qui a des répercussions sur presque tous les aspects de l'initiative :

• entraîne une mauvaise planification des ressources,
• entraîne une mauvaise planification des ressources, une confusion au niveau des tâches et des responsabilités,
• empêche les chefs de projet de déterminer la productivité des personnes,
• elle peut entraîner un manque d'alignement avec les clients.

En gestion de projet, la visibilité fait référence à l'accessibilité de l'information. Les membres de votre équipe savent-ils où trouver les ressources nécessaires au projet ? En tant que gestionnaire de projet, disposez-vous d'un outil vous permettant de savoir qui travaille sur quoi et quelle est la date limite ?

Ces considérations peuvent sembler mineures, mais une mauvaise visibilité du projet affecte le flux d'informations, la responsabilisation des membres de l'équipe et peut signifier que les clients ne sont pas au courant de l'état d'avancement du projet.

💡 Comment améliorer la visibilité d'un projet ?

Augmentez la visibilité et améliorez la façon dont vous gérez tous vos projets, depuis la phase de planification des ressources et des tâches jusqu'à la phase de retour d'information du client.

Wrike offre aux équipes une vue d'ensemble de la charge de travail et des statuts des tâches, ainsi que des mises à jour en temps réel, pour que vous soyez toujours au courant.

Les mises à jour de tâches personnalisables et codées par couleur permettent à votre équipe d'adapter les statuts des tâches à leurs propres flux de travail. De plus, Wrike vous permet d'ajouter des clients externes aux projets, ce qui signifie des cycles de révision plus courts (c'est-à-dire pas de cycles de rétroaction interminables).

4. L'altération du périmètre peut faire exploser les délais d'un projet

Le glissement de périmètre est une notion effrayante pour tout chef de projet. Ce phénomène se produit lorsque la portée du projet change progressivement en raison des demandes des clients, des processus de retour d'information ou d'autres facteurs.

Il peut se produire lorsque la portée du projet n'est pas bien définie ou lorsque le gestionnaire de projet est trop conciliant et accepte des changements qui n'avaient pas été envisagés initialement dans le cadre du projet. Selon le PMI, près de 50 % des projets connaissent un glissement de périmètre.

💡 Comment éviter le glissement de périmètre :

Tout d'abord, identifiez ce qui peut être à l'origine de ce phénomène. Sautez-vous les premières étapes du cycle de vie du projet, au cours desquelles les limites du champ d'application sont établies ? Votre processus de gestion des clients consiste-t-il à dire "oui" à tout, sans se soucier de savoir si cela fait partie du champ d'application initial ?

Pour éviter les dérives, documentez tous les paramètres du projet dès le départ. Informez votre client de ce qui fait et ne fait pas partie du projet et communiquez constamment avec lui pour éviter toute divergence d'objectifs.

5. Les processus et les flux de travail inefficaces sont l'ennemi de la productivité.

Prenez conscience de votre charge de travail et de tout ce qui est nécessaire pour mener à bien le projet.

Maintenant, pensez aux processus inefficaces qui font que votre travail prend deux fois plus de temps. Peut-être que votre équipe a une procédure d'arrivée confuse ou que les demandes sont envoyées à tant d'applications différentes qu'une bonne communication est impossible. Soudain, vous facturez votre temps, mais vous ne parvenez pas à intégrer votre outil de suivi du temps dans vos autres outils de gestion du temps.

Des flux de travail inefficaces peuvent avoir un impact sur l'avancement du projet, détourner l'attention des tâches clés et impliquer les membres de l'équipe dans des travaux qui ne sont pas facturables ou qui peuvent être automatisés.

💡 Comment éviter l'inefficacité des flux de travail :

Avec Wrike, éliminez les flux de travail inefficaces. Tout prend moins de temps : du suivi des échéances à la réception des demandes, ce qui vous donne la possibilité de vous concentrer sur la réalisation du projet. Donnez la priorité aux tâches importantes au lieu d'enregistrer les tâches administratives et de courir après les demandes.

Évitez l'échec de vos projets grâce à un outil de gestion de projet flexible et facile à utiliser.

Voir tous les logiciels Gestion de projet

Des études ont montré qu'il existe un lien étroit entre les projets performants et l'utilisation d'outils numériques de gestion de projet. Wrike est un outil de gestion des tâches basé sur le cloud qui permet aux chefs de projet d'exécuter leur travail du début à la fin.

L'échec d'un projet est courant, mais pas inévitable ! En utilisant des outils flexibles et intuitifs, votre équipe peut livrer des projets à temps et dans le respect du budget à chaque fois !

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de l'équipe éditoriale d'appvizer. Leurs opinions et positions sont personnelles.