Les étapes de la gestion de projet : définition et phases clés

Les étapes de la gestion de projet sont un concept organisationnel fondamental dans les entreprises.

Dans la vie de tous les jours, nous gérons et traitons des projets tels que : un déménagement, un mariage, la planification d'un voyage.... Mais nous devons également gérer des projets sur le lieu de travail, tels que le développement et la mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité, l'organisation d'une mission humanitaire en Afrique ou le lancement d'un nouveau produit ou service.

Bien qu'ils fassent référence à des sujets différents, ils partagent généralement les mêmes étapes de gestion de projet. Dans cet article, Appvizer se concentre sur la notion de gestion de projet, en décomposant les étapes d'un projet.

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Les étapes de la gestion de projet

Cette vidéo définit simplement et clairement ce qu'est la gestion de projet. Regardez-la pour tout comprendre en deux minutes !

Étape 1 : Planification et suivi des activités

À moins de faire appel à Chronos, le dieu du temps, pour pouvoir planifier et réaliser notre projet dans les temps, la planification est indispensable !

Étape 2 : Répartir les tâches du projet

La première chose à faire est de diviser le projet en plusieurs étapes. Une étape correspond à une action, c'est-à-dire que vous pouvez assigner des dates de début et de fin à chaque étape. Le suivi du cycle de vie du projet est essentiel pour une bonne organisation du projet. Sinon, vous devrez tout recommencer si vous ne tenez pas compte de l'interdépendance des tâches.

Étape 3 : échelonner les tâches

Une fois cette action réalisée, vous pourrez échelonner les tâches et les coordonner pour chaque équipe de travail. Bien entendu, dans une micro-entreprise, une équipe peut être synonyme de personne, mais l'idée reste la même pour tout type d'entreprise. Chaque activité ou tâche spécifique du projet est attribuée à chaque participant au projet en fonction de sa spécialité.

Étape 4 : Gestion des tâches

Grâce à une bonne organisation et à une bonne planification du flux de travail, si la personne organise bien ses activités, elle gagnera toujours du temps. Il reste à trouver le bon calendrier pour l'exécution du projet. Par exemple, si vous êtes producteur et distributeur de produits laitiers, vous ne pouvez pas commencer par la production de l'emballage (bouteille de lait) si vous n'avez pas encore défini la présentation.

En surveillant le calendrier du projet, vous pourrez suivre l'évolution de toutes les actions passées, en cours et à venir. Il est ainsi plus facile de gérer les éventuels retards du projet.

Étape 5 : Contrôlez vos coûts

Une fois que toutes les actions à mener ont été identifiées, elles sont planifiées, attribuées et contrôlées. Avant de pouvoir contrôler les coûts du projet, il est essentiel de planifier les ressources.

Exemple de gestion de projet concret

Pour reprendre l'exemple du déménagement, vous avez probablement déjà établi un devis, soit pour louer un camion, soit pour faire appel à un service de déménagement.

• Dans le premier cas, en plus du devis pour la location du camion, vous devez également inclure un devis pour les amis et la famille qui viendront vous aider à déménager. Il s'agit de budgétiser les ressources matérielles et humaines.

• Dans le second cas, le budget prend déjà en compte la totalité du service de déménagement. Tous les frais sont inclus, vous n' aurezbesoin que des clés de votre nouveau logement ! Le rôle et les fonctions ont déjà été précisés dans le projet et les tâches attribuées à chaque intervenant.

Étape 6 : Anticipation des coûts

Bien entendu, le logiciel de gestion de projet ne remplace pas la réflexion humaine. C'est à vous qu'il revient de prendre les décisions concernant les dépenses en fonction des budgets préalablement définis.

Cependant, ces logiciels vous permettent d' avoir une visibilité sur le budget, de gérer les dépenses et d'éviter les complications financières grâce à une planification efficace des ressources.

Étape 7 : Collaborer et partager l'avancement du projet

Bienvenue dans le monde magique du "Virtual Open-Space", c'est-à-dire des solutions en ligne. Les équipes ou les collaborateurs travaillent tous ensemble sur la même plateforme. Toutes les phases du projet sont centralisées :

• Le plan de travail,
• les éléments du projet,
• les commentaires qui s'y rapportent,
• la documentation,
• les courriels,
• la messagerie instantanée liée au projet, etc.

Tout est organisé pour que chaque collaborateur puisse travailler de manière autonome. Tout est organisé pour que chaque collaborateur puisse travailler de manière autonome. Cette action rend chaque participant responsable du projet, grâce à un plan de travail partagé. On peut ainsi s'auto-évaluer en fonction du travail effectué, tout en remplissant la mission du projet.

L'intégration de tous les partenaires d'un projet commun, dans une même solution, favorise l'échange d'informations. Par exemple, avec la solution Fitnet Manager, le travail collaboratif favorise l'échange entre les individus pour que le projet aille de pair. L'entraide et la collaboration sont facilitées, même si l'on travaille sur des bureaux séparés. Chaque acteur participe et contribue à une mission commune. De nombreuses démarches administratives et pertes de documents sont désormais de l'histoire ancienne grâce à la plateforme collaborative commune.

Les 7 clés de la gestion de projet

L'infographie suivante résume les 7 clés d'une gestion de projet réussie.

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Dernière étape : choisir le meilleur logiciel de gestion de projet

En résumé, nous pouvons dire que gérer un projet signifie planifier, coordonner, gérer, contrôler les coûts et respecter le délai fixé. Il existe des outils de gestion de projet en ligne, gratuits ou payants, adaptés aux besoins de votre microentreprise ou de votre PME.

Etudiez bien les fonctionnalités dont vous avez besoin, le secteur d'activité, la taille de votre entreprise pour choisir la solution conçue pour votre activité.

Article mis à jour, initialement publié en juillet 2018.