Définition du projet : première étape vers la réussite de votre projet
Comment concevoir au mieux un projet pour qu'il ne soit pas voué à l'échec ?
Comment élaborer une base de projet qui puisse garantir la mise en œuvre linéaire d'un projet et déterminer son succès ?
En d'autres termes, comment s'assurer qu'un projet sera mené à bien dans le respect des coûts et des délais ? Et qu'il pourra en même temps atteindre les objectifs prévus ?
Tout cela est possible grâce à une définition optimale du projet !
Mais qu'est-ce qu' une définition de projet? Et comment la réaliser de manière optimale dans votre organisation en évitant toutes les erreurs possibles ?... Vous découvrirez tout cela dans cet article !
Qu'est-ce qu'un projet ?
Avant d'aborder le concept de définition de projet, il est préférable de définir brièvement le terme " projet".
Le terme "projet" désigne une séquence d'activités caractérisée par un début et une fin. Un projet poursuit, en règle générale, des résultats définis ainsi que des délais dans lesquels ses activités doivent être achevées.
Un projet est donc une série d'actions planifiées à l'avance, qui est unique et d 'une durée fixe. Le projet vise à atteindre un objectif clair et prédéfini. Ce but peut être réalisé par un processus continu de planification et de contrôle des ressources et des contraintes de coût, de temps et de qualité.
Définir la définition du projet
La définition de projet constitue la base d'un projet. Elle désigne la toute première phase du projet et constitue un outil pertinent dans la gestion de projet, car elle sert de base à un projet réussi.
Concrètement, il s'agit d' établir les directives et les conditions-cadres pour une planification ultérieure du projet. La définition du projet est en effet la phase au cours de laquelle les grandes lignes du projet sont esquissées:
→ La définition du projet permet de déterminer les éléments suivants :
- Les objectifs,
- Les groupes cibles,
- Le plan de travail,
- Les produits,
- Les résultats attendus,
- Les partenaires,
- La période de temps,
- Le lieu, etc.
La définition du projet correspond à la phase d'idéation, c'est-à-dire à la préparation d'un projet.
La définition du projet commence par une idée et se termine par la rédaction d'un document, le mandat de projet, qui résume les éléments suivants :
- Le contexte du projet,
- Ses composantes,
- Une première estimation des coûts du projet et des ressources nécessaires à sa réalisation.
La définition du projet se termine lorsque les principaux aspects du projet sont esquissés et communiqués par l'équipe de projet. La définition du projet est suivie de la phase de planification.
Définition du projet dans la pratique : comment réaliser une définition de projet ?
Tout d'abord, il faut tenir compte de la prémisse selon laquelle chaque projet diffère en fonction du domaine dans lequel il est créé. Les projets prennent des formes différentes selon le type d'entreprise et le secteur dans lequel ils sont créés.
Indépendamment de la forme spécifique des projets, tous les projets ont cependant quelques éléments principaux en commun. Ce sont des éléments qui doivent être pris en compte lors de l'élaboration de la définition du projet.
Critères de projet : les principaux éléments d'un projet
Les principaux éléments mentionnés ci-dessus, qui définissent un projet et contribuent à sa formation, sont les suivants :
- La temporalité: un projet a toujours un début, une durée et une fin prédéfinis ;
- L'unicité et la spécificité de l'objectif: un projet génère un résultat ou un produit unique ;
- L' engagement de certaines ressources (personnes, argent, matériel, machines) spécifiquement affectées au projet ;
- Développement selon les phases qui constituent le cycle de vie du projet : Conception, planification, mise en œuvre et achèvement ;
☝ Un projet est constamment soumis à des phases de contrôle et de vérification afin de s'assurer que l'objectif est atteint. Les phases de contrôle sont suivies de phases d'adaptation, grâce auxquelles les modifications nécessaires sont apportées.
- Mise en place d'une équipe de projet;
- Une grande capacité d'adaptation aux situations complexes et dynamiques dans lesquelles le projet est mis en œuvre.
Chaque projet se caractérise donc par la combinaison des éléments principaux et des éléments du secteur concerné.
Néanmoins, tous les projets possèdent une structure particulière, appelée cycle de projet. Elle peut être résumée comme suit :
- La phase de recherche d'idées (la définition du projet) ;
- La planification ;
- La mise en œuvre ;
- La clôture.
Quels sont les éléments à prendre en compte lors de la rédaction de la définition de projet ?
En accord avec les hypothèses ci-dessus, une définition de projet pertinente doit prendre en compte tous les éléments mentionnés ci-dessus. En effet, les éléments susmentionnés déterminent la procédure à suivre pour rédiger une définition de projet pertinente.
Les éléments principaux doivent en effet se refléter dans la définition de projet. En effet, la définition de projet est une première esquisse qui doit contenir de manière synthétique toutes les composantes du projet et toutes les phases.
La définition de projet devrait permettre de comprendre plus facilement comment le projet va évoluer. Elle devrait également permettre de clarifier son contenu, sa portée et son objectif.
Quelles sont les étapes à suivre ?
En règle générale, la définition du projet doit tenir compte de deux étapes clés : La préparation et l'initiation.
1. préparation
Cette phase de définition du projet consiste à déterminer de quoi le projet doit parler et pourquoi il est important. On décide également des objectifs qu'il poursuit et des résultats qu'il doit permettre d'atteindre.
Lors de la phase de préparation, il faut essayer de répondre aux questions suivantes et de collecter des informations à ce sujet :
- Quelle est la question centrale autour de laquelle le projet doit être développé ? → Description du problème
- Quel doit être l' objectif du projet ? → Objectifs du projet
- Quelles sont les méthodes à utiliser pour atteindre cet objectif ? → Délimitation du projet
- Dans quel délai le projet doit-il être achevé ? → Délimitation du projet
- Quelles sont les ressources estimées qui seront allouées à la réalisation du projet ? → Délimitation du projet
- Quelle équipe de projet devrait être mise en place ? → Participants au projet
- Qui sont les commanditaires ou les parties prenantes ? → Partenaires d'interface
- En combien de phases et lesquelles l'ensemble du projet doit-il être divisé ?
- Quels sont les facteurs qui peuvent contribuer à la réussite et les risques qui pourraient survenir lors de la mise en œuvre du projet ?
☝ Lors de la rédaction de la définition du projet, il est important de se concentrer principalement sur les trois éléments suivants :
a. L'objectif du projet ;
b. Objectif du projet ;
c. Portée du projet.
👀 Pour chaque facteur, demandez les bonnes informations aux parties prenantes !
a. Objectif du projet
En anglais, cela signifie " goal". Cela signifie les avantages à long terme du projet pour les stakeholders (groupes d'intérêts concernés).
→ Réponse à la question : que faut-il atteindre ?
b. Définition de l'objectif du projet
En anglais, il est exprimé sous la forme d'un " objectif". On entend par là les résultats finaux sous la forme de sous-objectifs qui seront réalisés dans un cadre temporel et financier donné et selon les paramètres de risque prévus. Ces paramètres devraient permettre d'atteindre les avantages définis et attendus.
→ Réponse à la question : comment l'objectif doit-il être atteint ?
c. Périmètre du projet
La portée du projet explique ce qui concerne le projet et ce qui ne fait pas partie du projet. Il sert à fixer des limites claires.
→ Réponse à la question : qu'est-ce qui se trouve à l'intérieur et à l'extérieur d'un projet ?
☝ Expliquer les domaines hors projet est utile, car cela permet d'éviter le risque que le périmètre du projet ne s'élargisse toujours plus.
Cela peut arriver, par exemple, lorsque les donneurs d'ordre vous demandent sans cesse d'ajouter de nouvelles tâches au projet.
Attention ! Au cas où des modifications seraient apportées, il convient de les documenter soigneusement (par exemple, si davantage de budget est utilisé).
👀 Comment évaluer la faisabilité d'un projet ?
Il est possible d' évaluer la faisabilité d'un projet en utilisant les méthodes suivantes :
- Étude de faisabilité, qui montre si un projet est réalisable, rentable et économiquement pertinent ;
- PoC (Proof of Concept), qui vérifie si un projet peut être rentable.
2. initiation
La deuxième phase de la définition du projet consiste à créer le mandat de projet . Par ce document , il s'agit de mettre par écrit les informations obtenues lors de la phase de préparation.
Le mandat de projet est créé par le chef de projet, ce qui permet de désigner le responsable du projet. Après avoir rédigé le mandat de projet, l'équipe de projet et les parties prenantes sont réunies. Ensuite, le contenu du projet est convenu avec les parties prenantes (le document de décision pour les parties prenantes est appelé proposition de projet ).
Lorsque le mandat de projet ou la proposition de projet sont élaborés, ils sont posés et soumis à la décision.
Quel est l'objectif de la définition de projet ?
La définition de projet a pour objectif de garantir la réussite d'un projet.
Comme pour tout type de travail, si l'on ne pose pas de bonnes bases et que l'on ne commence pas correctement, le résultat ne peut être que médiocre. Les fondations d'un projet doivent en effet être préparées et travaillées proprement. C'est la seule façon de minimiser, voire d'éliminer, tous les problèmes qui peuvent survenir.
Grâce à une bonne définition du projet, il est donc possible de minimiser la dépense d'énergie. Cela est bénéfique tant pour l'équipe de projet que pour les clients.
La réussite d'un projet se mesure en termes de temps, de ressources et de résultats. Un projet est considéré comme réussi, et pas seulement s'il a été réalisé dans les délais prévus. Le succès d'un projet est également atteint lorsque les ressources disponibles ont été suffisantes et que les résultats souhaités ont été obtenus.
Nous avons là une définition du projet !
Si vous avez suivi toutes les instructions que nous vous avons données jusqu'à présent... alors vous êtes sur la bonne voie pour un projet réussi !
Si vous avez des questions ou des doutes, n'hésitez pas à nous en faire part directement dans la boîte de commentaires !
Article traduit de l'allemand