Comment réussir à maintenir la synchronisation des équipes internationales

Au fur et à mesure que les entreprises se développent, il devient presque inévitable d'avoir des équipes qui travaillent en dehors du siège de l'entreprise, très probablement dans un autre pays. En outre, selon des rapports récents, 63 % des entreprises américaines emploient aujourd'hui des travailleurs à ^distance1, qui ne mettent peut-être même jamais les pieds dans un bureau physique.

Cette tendance à la dispersion des équipes, tant au niveau national qu'international, signifie qu'il est plus important que jamais - et plus difficile - de veiller à ce que les membres de l'équipe de votre entreprise soient synchronisés, alignés sur la culture de l'entreprise et qu'ils travaillent pour atteindre les mêmes objectifs.

Les entreprises devraient s'efforcer de créer un environnement transparent, dans lequel les connaissances sont accessibles à tous, quel que soit l'endroit où ils se trouvent physiquement. Ce mode de travail stimule la motivation et la productivité et garantit un langage et une vision communs aux équipes internationales.

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Comment y parvenir ?

Choisir un outil de gestion du travail pour tout centraliser

Le nombre d'outils que nous utilisons pour gérer notre travail augmente d'année en année, la PME moyenne utilisant aujourd'hui plus de 20 applications SaaS. Le nombre d'outils augmente avec la taille de l'entreprise. Les entreprises de 1 à 10 employés utilisent en moyenne 26 applications, tandis que celles de 251 à 1000 employés en utilisent en moyenne 124^.2 Chaque équipe ou bureau utilisant l'outil de son choix, le travail en silos devient la nouvelle réalité.

Pour réussir à synchroniser les équipes internationales, il convient d'adopter un outil central pour l'ensemble de l'entreprise. Une plateforme de gestion du travail est une excellente solution pour centraliser les informations et abolir les frontières physiques. Si quelqu'un a besoin d'une information spécifique, au lieu d'attendre que quelqu'un se réveille dans un autre fuseau horaire pour la lui fournir, il peut la trouver de manière indépendante et efficace dans l'outil.

Utilisez votre outil de gestion du travail à la fois pour le travail au niveau de l'entreprise et au niveau de l'équipe

La flexibilité de ces outils signifie que les processus de haut niveau, à l'échelle de l'entreprise - comme la planification de votre feuille de route, la définition des politiques de l'entreprise et la formation des nouveaux arrivants - ainsi que le travail des équipes individuelles peuvent être gérés simplement et visuellement à partir d'un seul endroit.

monday.com est un exemple de l'un de ces outils. En utilisant les blocs de construction fournis, vous pouvez créer des tableaux pour gérer chaque processus, et même connecter plusieurs tableaux pour créer des flux de travail entiers. Vous pouvez considérer un tableau comme une version plus intelligente et plus visuelle d'une feuille de calcul.

Il existe une infinité de façons de créer des tableaux pour soutenir n'importe quel processus, projet ou tâche. De la planification d'un calendrier de contenu au suivi des bogues, de la gestion des biens aux demandes créatives, le travail de chaque équipe peut être géré sur une seule plateforme !

Comme les tableaux sont par défaut visibles par tous les membres du compte, chaque membre de l'équipe, où qu'il se trouve, peut se tenir au courant de l'état actuel de chaque projet ou tâche, voir qui est responsable et ce qui est discuté.

Cette centralisation et cette libre circulation de l'information constituent la première étape vers un environnement de travail transparent.

Communiquer en contexte et en un seul endroit

De plus en plus d'équipes abandonnent le courrier électronique comme principal moyen de communication interne. Avec tous les problèmes qu'il pose (limitation de l'accès aux conversations, problèmes de recherche et de partage de fichiers, pour n'en citer que quelques-uns), les équipes recherchent d'autres moyens de communication.

L'utilisation d'un outil de gestion du travail pour communiquer au niveau de l'équipe et de l'entreprise permet une communication centralisée en contexte. Dans monday.com, un clic sur chaque élément d'un tableau fait apparaître la section des mises à jour pour la communication. Vous pouvez @mentionner des personnes spécifiques, des équipes ou tout le monde sur le compte, ce qui déclenche des messages en temps réel. Les conversations se déroulent dans le contexte de ce qui est discuté, ce qui signifie qu'elles peuvent être facilement retrouvées plus tard.

En outre, c'est une bonne pratique d'utiliser un seul outil pour la communication à l'échelle de l'entreprise, qu'il s'agisse de mettre à jour les modifications apportées à votre produit, de fournir des mises à jour hebdomadaires sur les départements ou les sites, ou de discuter de sujets spécifiques avec tous les membres de l'entreprise. La mise en place de tableaux pour communiquer de cette manière permettra à chacun de rester sur la même longueur d'onde, quel que soit l'endroit où il travaille !

Communiquer avec une équipe à propos de chaque petit changement peut prendre beaucoup de temps et grignoter les quelques heures de notre journée. L' automatisation des aspects de la communication, probablement la chose la plus puissante que vous puissiez faire dans un outil de gestion du travail, réduit le travail manuel.

Imaginez que vous modifiez la date d'échéance d' un projet ou d'une tâche. Au lieu de devoir vous rappeler d'en informer toutes les personnes qui travaillent avec vous sur le projet, qu'elles soient ou non dans le même bureau que vous, l'automatisation peut le faire à votre place. Cette façon de communiquer avec les membres de l'équipe est l'avenir du travail productif et un contrôle de sécurité pour que les personnes travaillant à l'échelle internationale soient toujours alignées.

Créez un centre de travail connecté à tous vos autres outils

L'utilisation d'un outil de gestion du travail ne remplacera probablement pas tous les autres outils des équipes de votre entreprise - et c'est normal.

L'intégration des applications choisies par chaque équipe à votre outil de gestion du travail permettra de centraliser les données de toutes ces autres applications. C'est le meilleur moyen de garder plusieurs équipes connectées et d' éviter les silos de travail.

Ces données peuvent alors être consultées et comprises par tous les membres de l'entreprise, et pas seulement par l'équipe qui travaille avec ces autres outils. Cela élargit les connaissances et aide les membres de l'équipe à comprendre comment leur travail s'inscrit dans un cadre plus large.

Les données peuvent ensuite être manipulées et faire l'objet de rapports, en utilisant des vues multiples, comme des calendriers, des graphiques et même une aide à la gestion des ressources.

Créer des rapports en temps réel pour les responsables afin d'obtenir les informations les plus importantes

Il est essentiel pour l'alignement international de donner à tous les employés de l'entreprise, et en particulier aux cadres, la possibilité de comprendre visuellement ce qui se passe à un niveau élevé.

Il se passe probablement tellement de choses dans votre outil de gestion du travail que les responsables voudront souvent ne voir que les résultats, sans les détails. En rassemblant toutes les données et en obtenant des informations de haut niveau, tout le monde se concentrera sur les objectifs et s'assurera qu'ils sont toujours atteints.

De tels rapports peuvent être produits facilement, en utilisant les tableaux de bord personnalisables, construits à partir de multiples widgets tels que les graphiques, les chiffres, le suivi des progrès et l'allocation de la charge de travail pour montrer des informations importantes en temps réel. Ils constituent un moyen très visuel et simple de visualiser des données complexes et de comprendre d'un seul coup d'œil où en sont les choses.

Travailler plus intelligemment, travailler mieux

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En conclusion, l'utilisation d'un outil de gestion du travail aidera les organisations dotées d' équipes internationales à travailler plus intelligemment. Cela signifie qu'il existe une seule source de vérité pour l'ensemble de l'organisation, de sorte que, quel que soit le service dans lequel vous travaillez ou l'endroit où vous vous trouvez, vous pouvez toujours rester au courant de ce qui se passe.

Les décisions sont prises plus rapidement et les équipes peuvent avancer plus vite car les silos sont évités. La communication se fait en un seul endroit et les notifications sur les changements et les mises à jour de statut peuvent même être automatisées, de sorte que les bonnes personnes sont toujours informées. Ces cinq conseils constituent un excellent point de départ pour toute entreprise qui souhaite travailler avec succès avec des membres de son équipe à travers le monde.

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1. https://usefyi.com/remote-work-statistics/#720
2. https://www.blissfully.com/saas-trends/saas-trends-report-q1-2018/