Comment protéger votre productivité à l'ère de la vidéoconférence ?

Vous vous réveillez motivé à l'idée de rayer toutes les tâches de votre liste, dès que vous avez terminé quelques réunions. Puis, l'un après l'autre, des questions rapides et des réunions de synchronisation remplissent votre calendrier. L'instant d'après, il fait nuit dehors - et le plan de travail que vous aviez prévu le matin est resté en l'état, accumulant des priorités plus urgentes.

Pour beaucoup d'entre nous, le travail à domicile étant devenu un simple "travail", ce cycle frustrant peut sembler impossible à briser.

Il est facile de rejeter la faute sur l'application de vidéoconférence que l'on consulte fréquemment. Mais avec des journées de plus en plus longues, des agendas de plus en plus remplis et aucune fin en vue, le temps est venu de s'interroger sur la véritable source de notre bataille pour la productivité.

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La clarté attend-elle vraiment de l'autre côté de l'appel ?

Nos agendas ont toujours été parsemés de réunions, certaines avec des ordres du jour précis, d'autres un peu moins. Mais comme de nombreuses entreprises s'adaptent au travail avec une équipe distribuée, il est plus facile que jamais d'avoir l'impression d'être toujours en retard. Malheureusement, ce syndrome professionnel se matérialise souvent sous la forme d'un grand nombre de réunions de synchronisation. Par vidéoconférence. Les unes à la suite des autres.

Mais avant de programmer un énième appel, vous devez vous demander : "Qu'est-ce que j'espère vraiment retirer de cet appel ?" Pour beaucoup, la réponse est l'une des suivantes :

La recherche de l'alignement

Après avoir perdu la cadence à laquelle nous étions habitués au bureau, il est facile de s'inquiéter de l'état d'un projet que l'on mène ou d'un client dont on craint qu'il soit passé inaperçu.

Dans un effort pour simuler le "passage à votre bureau pour une question rapide", les appels de synchronisation inoffensifs de 15 minutes, juste pour s'aligner, sont devenus monnaie courante.

Combler les lacunes

Nous n'avons plus le confort d'un espace de bureau partagé pour consolider toutes les décisions prises, les connaissances accumulées et les progrès réalisés.

Si vous ne disposez pas d'un espace de travail numérique commun et partagé avec une source d'information centralisée, vous et votre équipe êtes souvent à la recherche de données. Cela est dû au fait que nos outils - qu'il s'agisse de CRM, d'ERP ou d'autre chose - restent terriblement déconnectés les uns des autres et, souvent, des membres de notre équipe.

C'est pourquoi nous organisons davantage de vidéoconférences afin de combler les lacunes en matière d'information.

En consacrant les dix premières minutes d'un appel à se mettre d'accord, à partager des données et à combler les lacunes en matière d'information, les réunions ne servent plus à avancer mais à faire des mises à jour répétitives.

Et lorsqu'elles se suivent, c'est encore pire.

Rassurer la stabilité

Ce serait faire injure à ce défi que d'ignorer le fait que nos collègues manquent à la plupart d'entre nous. Nous aimons discuter, partager ce sur quoi nous travaillons et, surtout à une époque où il n'est plus possible de discuter dans le couloir avec quelqu'un d'autre que son colocataire, nombreux sont ceux qui programment des appels juste pour se reconnecter.

Les appels sont destinés aux personnes, les outils sont destinés aux données

Pour les plans à grande échelle et le brainstorming, rien ne peut remplacer une bonne réunion stratégique.

Mais si vous vous réunissez pour partager des données, collaborer sur des éléments de travail spécifiques ou simplement pour "poser une question rapide", vous avez un problème d' outils ou de plateforme, pas un problème de vidéoconférence.

Si vous passez des tonnes de temps à faire des zooms avant et arrière pour les raisons susmentionnées (recherche d'alignement, de stabilité ou pour combler des lacunes), vous abusez d'un outil et ignorez tous les autres.

Transmettre des informations de base par téléphone toute la journée vous épuise, vous et votre équipe, et il ne reste plus rien pour le brainstorming créatif, la planification de projets et d'autres initiatives pour lesquelles les appels peuvent apporter une valeur ajoutée substantielle.

Définir quand passer un appel vidéo : la transparence va dans les deux sens

Au fur et à mesure que nous nous habituons aux normes du travail à domicile et que nous réalisons que les choses se font toujours, que les projets avancent toujours et que le ciel n'est pas encore tombé, un rythme quotidien normal se met en place.

Des calendriers transparents. Protéger votre atout le plus précieux (votre équipe) de la lassitude des appels vidéo est une priorité absolue, et peut s'avérer très difficile en ces temps où l'on est "toujours en ligne". En établissant un précédent d'attentes réalistes et d'acceptation du temps libre nécessaire, vous donnez à votre équipe une chance de se présenter pleinement chargée.

Ici, à monday.com, nous avons encouragé les gens à inscrire des "temps familiaux" dans leur agenda - et nous respectons ces limites. Le fait de définir ces attentes dès le départ nous a permis d'éviter les problèmes de productivité liés à la vidéoconférence.

Définir les raisons pour lesquelles nous devons recourir à la vidéoconférence : les mêmes principes s'appliquent toujours

Certaines vidéoconférences sont indispensables - dans certains cas, rien ne peut remplacer la créativité et l'énergie qu'apporte une réunion avec d'autres personnes. Mais, compte tenu de la nouvelle réalité du travail à domicile, nous sommes allés bien au-delà.

Alors, avant de programmer instinctivement une autre réunion Zoom, consultez ce tableau pratique :

OUI à l'appel : Synchronisation à grande échelle, réunions hebdomadaires d'avancement, réunions où vous devez progresser en tant que groupe, projets d'équipe qui nécessitent une collaboration non couverte par les outils.

NON à l'appel : Partage de données, synchronisation et mises à jour du statut, collaboration pour l'édition de documents ou la modification de la conception, "une question rapide", réunions pendant des périodes bloquées du calendrier.

Permettez à vos outils de vous aider

En comptant sur la vidéoconférence pour répondre à toutes les questions, l'énergie mentale est dépensée pour clarifier et synchroniser au lieu d'apporter une réelle valeur ajoutée en termes de collaboration et de créativité. En identifiant les fonctions qui peuvent être résolues à l'aide d'outils et non de personnes, les processus à l'échelle de l'organisation peuvent devenir plus fluides et vous pouvez cesser de passer d'un appel à l'autre.

Si vous vous dites que votre organisation ne dispose pas actuellement d'outils permettant de réaliser ces fonctions, il se peut que vous ayez un problème d'outils, et non un problème d'appels. Lorsque vous examinez d'un œil critique les outils utilisés par votre organisation, quelques éléments essentiels doivent être pris en compte :

• La flexibilité. Cet outil peut-il être utilisé pour une variété de flux de travail ou de processus et au sein de plusieurs équipes ?
• Intégrations. S'il s'agit de l'endroit où tout le monde doit se sentir à l'aise pour rechercher des informations, l'outil doit pouvoir fonctionner avec tous les autres outils utilisés par votre équipe.
• Transparence. En permettant à tous les membres de l'organisation d'accéder aux informations dont ils ont besoin, vous leur donnez l'autonomie nécessaire pour faire ce qu'ils veulent, sans avoir à demander un appel téléphonique de 30 minutes.

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Regarder vers l'avenir

Les habitudes et les structures qui se mettent en place pendant cette période peuvent définir la culture et les processus de votre entreprise pour les années à venir. En traçant des limites claires et en vous appuyant sur les bons outils, vous pouvez en fait utiliser cette période pour créer un flux de travail plus idéal au sein de votre organisation.

Alors, zoomez de manière responsable.

Article sponsorisé. Les contributeurs sont des experts : ils ne font pas partie de l'équipe éditoriale d'appvizer. Leurs points de vue sont les leurs.