10 conseils pour un budget de projet réussi
La gestion du budget d'un projet est une étape clé de la gestion de projet. Elle aborde la délicate question des dépenses et des ressources financières.
En tant que gestionnaire de projet, votre objectif est de veiller à ce que tous vos projets soient menés à bien. Or, si vous n'êtes pas en mesure de gérer efficacement les fonds, vous risquez de ne pas mener à bien vos projets.
Voici 10 conseils pour un budget de projet réussi, ainsi que les avantages d'utiliser le bon logiciel pour gérer efficacement votre budget de projet.
Qu'est-ce qu'un budget de projet ?
Définition
Un budget de projet fait partie d'un processus financier qui peut être divisé en trois phases :
- l' estimation des coûts, établie en se référant aux coûts réels de projets similaires si possible, elle est liée au délai estimé,
- la budgétisation du projet, le budget est alloué en fonction de la répartition du projet,
- NB : une méthode de calcul populaire utilisée dans la gestion de projet est la gestion de la valeur acquise (Earned Value Management) ou la courbe en S. Elle est utilisée pour mesurer l'état d'avancement d'un projet. Elle permet de mesurer l'avancement d'un projet et d'anticiper les prochaines étapes en comparant les prévisions avec les actions en cours de réalisation et leurs coûts associés."
Représentation financière et réaliste de votre projet, le budget d'un projet consiste à lister, identifier et classer : - les dépenses,
- les recettes acquises ou en cours d'acquisition.
La planification et l'élaboration d'une stratégie à l'avance vous permettront d' établir un budget de projet pertinent ainsi que des étapes pour le réviser en permanence. Ce budget peut ensuite être utilisé pour contrôler votre projet et vérifier s'il est mené à bien.
Ainsi, parmi ses missions, un chef de projet doit :
- évaluer la faisabilité du projet (étude de marché, estimation du budget et des ressources disponibles, etc,)
- fixer des objectifs,
- répartir les projets et planifier les tâches,
- allouer les ressources humaines et matérielles,
- identifier les facteurs de risque,
- planifier les projets et les calendriers,
- établir des devis et allouer le budget du projet,
- présenter à la direction pour validation et apporter des corrections si nécessaire,
- suivre l'avancement du projet,
- ajuster les calendriers et les budgets en temps réel.
Nous nous concentrons ici sur l'étape 7 qui, compte tenu de sa place, est une étape charnière entre la phase stratégique et la phase opérationnelle.
Les objectifs
Grâce à cet outil de prévision, vous pouvez visualiser en amont la faisabilité de votre projet, procéder à des ajustements et atteindre vos objectifs ou la marge attendue.
Le budget d'un projet permet
- aider à la prise de décision,
- envisager plusieurs hypothèses d'action, plus ou moins ambitieuses,
- anticiper votre résultat futur,
- confronter ses désirs aux réalités économiques,
- solliciter des financements ou des partenariats,
- présenter un projet crédible et viable,
- analyser et comparer régulièrement votre BP avec les dépenses et recettes réelles,
- ajuster votre projet si nécessaire.
Que doit contenir la préparation du budget de votre projet ?
Comme tout budget, il est divisé en deux colonnes : les dépenses et les recettes, qui sont ensuite divisées en plusieurs catégories.
Dépenses
Les dépenses sont calculées en premier, les recettes étant ajustées de l'autre côté en fonction de leur montant.
Parmi les coûts directs:
- la somme des salaires des ressources humaines internes au prorata du nombre d'heures (prévues) consacrées au projet,
Calcul : salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de mois ou de semaines (selon qu'il s'agit d'un budget mensuel ou annuel).
C'est ce qu'on appelle un "équivalent temps plein".
- Frais de fonctionnement (achats, sous-traitance),
- le coût de la main-d'œuvre externe multiplié par la durée de l'intervention,
- les coûts d'achat ou de location de matériel spécifique au projet (ex : fournitures, papier, location d'une salle de formation),
- les coûts liés à la communication du projet (graphisme, impression, coûts liés à la diffusion, etc,)
- ), les frais de déplacement, les frais de réunion, etc.
Coûts indirects
(pour le coût des ressources allouées à plusieurs projets, non exclusivement au projet en question, partagées au moyen de clés de répartition) :
Voici un exemple :
Pour répartir le coût du loyer, il faut prendre la durée moyenne d'occupation des locaux en fonction de la taille de chaque projet et la répartir en pourcentage. Si le projet 1 occupe les locaux, 20% du temps, le projet 2, 30% du temps et le projet 3, 50% du temps. Alors 20 % des charges de loyer, d'électricité, d'eau, etc. doivent être attribuées au projet 1 et ainsi de suite.
- Charges diverses : eau, électricité, factures de téléphone, loyers et charges locatives, assurances, entretien des locaux et du matériel,
- les frais de gestion : salaires des services transversaux à l'entreprise ou externalisés (service juridique, service comptable, sécurité),
- les impôts et taxes,
- les frais financiers : emprunts bancaires, intérêts à payer, primes,
- les frais de communication,
Chiffre d'affaires
- ventes de produits,
- frais de service,
- subventions,
- partenariats,
- autofinancement,
Contrôle des coûts
" NB: une méthode de calcul populaire utilisée dans la gestion de projet est la gestion de la valeur acquise (Earned Value Management) ou la courbe en S. Elle permet de mesurer l'avancement d'un projet et d'anticiper les prochaines étapes en comparant les prévisions avec les actions en cours de réalisation et leurs coûts associés"
10 conseils pour créer un budget de projet réussi
Voici 10 conseils pour vous aider à établir un budget de projet réussi :
Conseil n° 1 : ne pas négliger la phase d'analyse des investissements
La phase d'analyse des investissements comprend un calcul du retour sur investissement (ROI) estimé, mais aussi une étude prévisionnelle des flux de trésorerie. Elle permet de valoriser les projets du portefeuille (PPM ou Portfolio Project management, dans le cas où plusieurs projets sont pilotés en parallèle).
Conseil n°2 : diversifier les sources de financement
Un budget de projet peut servir à diversifier les sources de financement (publiques, privées, etc.) des associations qui font face à des demandes de subventions. De plus, il peut servir à rassurer chaque investisseur. Une part d'autofinancement est souvent ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues afin de montrer l'implication de l'entreprise.
Il est impossible de rechercher une marge (non-lucrativité), votre objectif doit simplement être l'équilibre financier. Par ailleurs, un investisseur n'a pas vocation à vous aider à générer des bénéfices, il est là pour vous aider à atteindre un objectif.
Quel que soit le type d'entreprise, la planification d'un projet et la diversification des sources de financement permettent de pallier le désengagement éventuel de l'une d'entre elles.
Conseil n° 3 : valorisez vos contributions en nature
Estimez vos dépenses "valorisées" (prêt de matériel, de salles, bénévolat). Ce point est important pour les associations qui demandent une subvention ou les entreprises qui sollicitent la participation d'un partenaire. Vous devrez souvent traduire le montant demandé en pourcentage du projet total. Si la salle est valorisée, le budget total augmente, mais la part demandée au financeur diminue en pourcentage.
Conseil n° 4 : divisez votre budget
Plutôt que d'établir un budget sur toute la durée du projet, essayez de le faire mensuellement. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble claire du budget de votre projet et de l'adapter en fonction des défis auxquels vous pouvez être confronté (changement de fournisseurs, retards). La marge d'erreur est également moindre.
Vous pouvez par exemple utiliser une feuille Excel avec les grandes phases de votre projet dans les colonnes d'en-tête, les mois sur des lignes séparées et les coûts de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile d'additionner le budget total estimé.
Vous pouvez également procéder à l'élaboration du budget de votre projet en fonction du type de dépenses. À chaque révision du budget, il est important que vous identifiiez rapidement les pertes et les profits.
Conseil 5 : Impliquez vos collègues
En tant que chef de projet, vous êtes responsable des opérations. Cependant, vous n'êtes pas toujours au courant de tous les éléments qui doivent figurer dans les prévisions comptables. Vous n'êtes pas non plus au courant des dépenses et des besoins des autres départements qui contribuent à la phase opérationnelle du projet (marketing, recherche et développement, etc.).
La dimension collaborative est un autre facteur de réussite de la gestion de projet. Vous devez impliquer différents collègues lors de l'élaboration du budget d'un projet afin de fusionner les connaissances pratiques et l'activité de chacun.
Il est fortement déconseillé de déléguer cette tâche à un comptable. L'administration et le terrain doivent marcher main dans la main.
Conseil n° 6 : trouver le bon prix
Il est tout à fait normal de sous-estimer ou de surestimer ses dépenses.
Surévaluation
Contrairement à ce que vous pouvez lire ou entendre, ne gonflez pas les dépenses. Une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les dépenses incertaines est admise, mais d'une manière générale, il est préférable de se rapprocher le plus possible de ses prévisions réelles.
Il est plutôt recommandé de constituer une réserve de trésorerie afin de ne pas avoir à se préoccuper outre mesure d'une panne de matériel ou d'une augmentation des dépenses, par exemple.
Certaines entreprises préfèrent ajouter une ligne "frais de gestion" équivalente à 10% du budget total en bas du tableau.
Sous-estimation
De même, vous ne devez pas sous-estimer vos dépenses. Un budget restreint deviendra rapidement une source de problèmes et de conflits entre plusieurs tâches.
Dans les phases de mise en œuvre du projet, analysez les facteurs de risque pour éviter ce type de situation.
Conseil n° 7 : ne pas sous-estimer les délais
Le temps, c'est de l'argent. Si vous prévoyez de lancer un produit trop tôt, son report peut faire exploser votre budget (prolongation d'une campagne d'e-mailing, annulation et report de la réservation du lieu de l'événement, etc.)
Par ailleurs, si vous demandez à vos employés d'estimer leur future charge de travail, sachez qu'ils auront tendance à être trop optimistes. Vous devez ajouter une marge de sécurité de 20 % au temps qu'ils estiment consacrer à chaque tâche.
Conseil n° 8 : surveillez votre budget
Il s'agit d'un moyen de suivre les dépenses et le temps passé par chaque membre de l'équipe sur chaque tâche. Comparez ensuite les coûts estimés aux coûts réels pour anticiper la suite des événements.
Conseil n° 9 : communiquez avec votre équipe
En tant que bon gestionnaire, vous savez que la réussite d'un projet ne dépend pas seulement d'une bonne gestion de projet. Elle repose également sur les compétences et l'engagement de vos collaborateurs à satisfaire les clients.
Ainsi, la communication interne, notamment autour du budget du projet et de son évolution, permettra de :
- stimuler l' intelligence collective,
- décloisonner les compétences,
- fusionner les talents,
- améliorer les relations au sein de l'équipe,
- harmoniser les charges de travail,
- sécuriser les salariés,
- écarter de nombreux facteurs de risque liés aux ressources humaines (accidents, désengagement, surcharge de travail, etc.).
Conseil 10 : Tenez à jour votre feuille de calcul budgétaire
Ne créez pas la feuille de calcul du budget de votre projet sur Excel et n'utilisez pas de modèles de budget.
Si vous créez votre feuille de calcul de budget de projet sur Excel, vous devez avoir de solides connaissances en comptabilité pour penser à toutes les dépenses et savoir où les classer.
En outre, il n'est pas recommandé d'utiliser des modèles de budget de projet, car chaque projet est unique et vous pouvez avoir affaire à des projets complexes qui ne peuvent pas s'adapter à des modèles préconfigurés.
Que vous utilisiez Excel ou un logiciel plus sophistiqué, gardez une trace des données de vos calculs, afin de pouvoir revenir en arrière et comprendre comment vous êtes arrivé à un résultat spécifique.
Quel logiciel pouvez-vous utiliser pour gérer le budget de votre projet ?
Wrike
Wrike est un logiciel de gestion de projet basé sur le cloud, conçu pour aider les chefs de projet à planifier des projets à l'aide de modèles et à désigner des équipes pour collaborer à ces projets.
Grâce à cet outil entièrement transparent, les chefs de projet peuvent définir des tâches, des sous-tâches, des échéances et des jalons. De plus, ils disposent d'une variété d'outils visuels, tels que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban, qui leur donnent une vue d'ensemble des mises à jour du projet avec un code couleur pour les tâches, les détails de l'affectation et les statuts en temps réel.
Wrike permet également aux chefs de projet de surveiller leur budget tout au long du projet afin de rester au courant de tout écart budgétaire et d'en gérer l'impact.
Grâce à cet outil entièrement transparent, les chefs de projet peuvent définir des tâches, des sous-tâches, des échéances et des jalons. De plus, ils disposent d'une variété d'outils visuels tels que les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban qui leur donnent une vue d'ensemble des mises à jour du projet avec un code couleur pour les tâches, les détails de l'affectation et les statuts en temps réel.
Wrike permet également aux chefs de projet de surveiller leur budget tout au long du projet afin de rester au courant de tout écart budgétaire et d'en gérer l'impact.
Wrike
monday.com
monday.com est un logiciel de gestion du travail basé sur le cloud que les chefs de projet peuvent utiliser pour gérer les budgets des projets.
Grâce à son système de tableaux personnalisables, les chefs de projet peuvent gérer les tâches et les sous-tâches à l'aide d'un outil visuel et intuitif. Une fois les projets identifiés, il est possible d'attribuer à chacun d'entre eux les ressources et le budget nécessaires.
Cet outil de gestion de projet va encore plus loin en proposant des fonctionnalités de gestion du temps (pour respecter les délais de vos projets) et en offrant différentes visualisations de vos tableaux, avec un diagramme de Gantt par exemple.
monday.com
Netsuite
Netsuite est un logiciel de gestion d'entreprise basé sur l'informatique dématérialisée, conçu pour aider les PME à gérer leurs principaux processus commerciaux.
Grâce à cette solution, les chefs de projet peuvent estimer le coût d'un projet et établir des budgets de coûts et de facturation en conséquence.
Cela leur permet également de déterminer si un projet est sur la bonne voie sur le plan financier, de détecter et de résoudre les situations inattendues, telles que l'élargissement du champ d'application, les changements d'étapes et les dépassements de budget.
Grâce à l'outil de calcul des coûts de projet de NetSuite, vous pouvez :
- surveiller les performances du projet
- stimuler la rentabilité
- évaluer les coûts
- obtenir des informations stratégiques
NetSuite
Le budget du projet, un facteur clé de la gestion de projet
Comme vous l'avez compris, il est très important d'accorder le temps et l'attention nécessaires à l'élaboration de votre stratégie de projet. Vous devez tenir compte de plusieurs facteurs, notamment le temps, les ressources financières, les objectifs et les ressources humaines.
Les solutions présentées ci-dessus vous permettront de rationaliser votre organisation, d'améliorer votre gestion et le suivi de vos projets.
A vous de trouver celle(s) qui vous convient le mieux. Faites-nous savoir comment vous gérez le budget de vos projets !
Article traduit de l'anglais