5 raisons de passer à un Work OS pour vous préparer au future of work !

En tant que manager d’une équipe ou dirigeant·e d’une entreprise, vous avez certainement déjà entendu parler de nombreux outils de gestion de projet. Ces solutions peuvent s’avérer très utiles : elles vous aident à organiser vos tâches, à gérer efficacement vos priorités, et à vous assurer que tous les membres de votre équipe sont bien en phase. Cependant, alors que les environnements de travail hybrides deviennent la nouvelle norme, un simple logiciel de gestion de projet peut rapidement se heurter à des limites.

Un Work OS (ou Work Operating System en anglais), est le type de logiciel qu’il faut absolument connaître en 2021. Il s’agit d’une plateforme ouverte qui permet aux managers de créer tous les outils dont ils ont besoin pour gérer l’ensemble des processus, des projets et des flux de travail de leur organisation.

Une telle plateforme centralise les données de différents outils utilisés dans leur organisation, leur offrant une totale transparence, même au sein des plus grandes structures. En tant que solution low-code, elle permet à tout un chacun dans l’entreprise de mettre en place le système de travail dont il a besoin.

Aussi flexible qu’un tableur et aussi puissant qu’un système d’exploitation, le Work OS est résolument l’outil de gestion de projet du futur.

N° 1 : un Work OS s’adapte à toutes les équipes

Les outils de gestion de projet servent parfaitement à réaliser le travail pour lequel ils sont conçus : ils vous permettent d’organiser votre liste de tâches dans un système facilement accessible. Cependant, ils présentent de sérieuses limites. Par exemple, tout en étant relativement personnalisables, ils ne peuvent sans doute pas s’adapter à n’importe quelle solution.

Si un logiciel de gestion de projet peut créer une liste de tâches à réaliser dans une journée, les responsables ne peuvent pas l’utiliser de manière transverse. En effet, l’outil présente les tâches plus ou moins de la même manière, qu’il soit utilisé par les équipes IT, les développeurs, les commerciaux ou les RH. Or, chacun de ces services fonctionne différemment et a besoin d’une plateforme capable de répondre à ses besoins spécifiques.

N° 2 : un seul endroit pour gérer vos clients et vos tâches

Étant donné que les logiciels de gestion de projet contiennent souvent des informations sensibles, il n’est pas toujours possible d’en fournir un accès aux clients. Qu’il s’agisse :

• de négociations commerciales en cours avec d’autres entreprises,
• de campagnes marketing à venir
• ou de recrutements potentiels,

les entreprises ne peuvent pas prendre le risque de laisser leurs informations accessibles aux regards indiscrets.

Un système Work OS, lui, tient compte des problématiques des entreprises. D’ailleurs, s’il est utilisable immédiatement par les petites et les moyennes entreprises, un Work OS a également la capacité de soutenir les organisations plus robustes.

Grâce à des fonctionnalités spécialement destinées aux grandes entreprises, telles que :

• la propriété de leurs données,
• la gestion des droits utilisateurs,
• et les journaux d’audit granulaires,

un Work OS se conforme parfaitement les normes de sécurité les plus strictes sans pour autant faire de compromis sur l’expérience utilisateur.

Ainsi, les consultants ont la possibilité de donner un accès invité à des clients, qui peuvent alors se connecter pour :

• examiner une proposition commerciale,
• vérifier l’état d’avancement d’un projet,
• ou fournir un feedback,

sans jamais avoir accès à aucune autre donnée sensible.

En outre, les consultants n’ont pas à se soucier du téléchargement de feuilles de calcul, de documents ou de rapports, car toutes les informations sont facilement accessibles sur la plateforme partagée, sans le risque de se perdre dans de longs échanges d’emails.

N° 3 : des tableaux de bord créés sur mesure pour plus d’efficacité

Qu’il s’agisse du suivi des dépenses, de l’avancée globale d’un projet ou de la charge de travail, toutes ces analyses peuvent être réalisées sur une même plateforme. Sur un Work OS, vous pouvez relier plusieurs tableaux à un seul et même tableau de bord et présenter vos données dans un seul endroit.

Par exemple, vous pouvez facilement visualiser le montant qui a été dépensé en campagnes de marketing au cours de la première moitié du deuxième trimestre. Vous pouvez simultanément voir quel représentant commercial a conclu le plus grand nombre d’affaires le mois précédent, ou lequel a la capacité de prendre plus de travail.

Seul un Work OS peut gérer des rapports approfondis pour permettre ce type de croissance. Vous pouvez même extraire des données d’autres outils, comme Tableau, pour disposer de rapports détaillés sur une plateforme centralisée. Grâce à cette source unique de vérité pour les entreprises, vous n’avez plus à vous soucier des risques d’incohérence lorsque vous présentez des chiffres à votre direction.

N° 4 : toute votre entreprise parée pour les défis à venir !

Les outils de gestion de projet manquent de flexibilité. Vous pouvez certes visualiser votre travail de différentes manières, notamment à l’aide de tableaux Kanban, de diagrammes de Gantt et de vues chronologiques. Les plateformes de gestion de projet vous permettent également de trier les tâches par statut, afin que vous sachiez où se situe chaque élément dans le flux de travail global.

Cependant, elles ne sont tout simplement pas assez personnalisables pour les entreprises en croissance avec l'ambition de se développer.

Les responsables savent en général qu’un logiciel de gestion de projet peut facilement remplacer une feuille de calcul. Toute personne qui a déjà passé une matinée entière à surveiller une feuille de calcul à 17 onglets, en mettant à jour manuellement les tâches de chacun, le sait pertinemment.

Pourtant, si l’entreprise grandit en quelques années et dépasse les capacités du logiciel, le téléchargement de gros volumes de données et la formation d’une équipe à l’utilisation d’un nouveau logiciel peuvent coûter très cher.

Heureusement, un Work OS peut évoluer avec vous. Avec des applications tierces, des intégrations natives, des tableaux de bord à mis à jour automatiquement, des widgets et des colonnes modifiables, les possibilités sont infinies.

En utilisant un Work OS, même les grandes entreprises peuvent fonctionner avec l’agilité d’une petite équipe. Quels que soient la taille de votre entreprise, le nombre d’employés que vous intégrez ou les changements adoptés par votre organisation, un Work OS vous apporte une solution personnalisée.

N° 5 : un Work OS accompagne votre croissance

Que vous cherchiez votre prochain outil de gestion de projet ou que vous comptiez encore sur l’aspect bien pratique de vos feuilles de calcul, vous devriez envisager d’adopter un Work OS. Ce type de logiciel, qui est en train de révolutionner le monde, peut vous faire passer à un niveau supérieur.

Clé de l’efficacité, cette solution gère les processus que vous utilisez actuellement, tout en vous invitant à optimiser chaque flux de travail au sein de votre organisation.

Article traduit de l'anglais, écrit par Naomi Soman.