5 erreurs courantes en matière de gestion de projet et comment les éviter

Pourquoi les projets échouent-ils ? Un projet peut échouer pour un grand nombre de raisons. Chaque projet, qu'il soit grand ou petit, comporte des éléments mobiles qui peuvent faire ou défaire l'ensemble de l'initiative. En général, ce n'est pas une énorme catastrophe qui fait dérailler un projet par ailleurs viable. Dans de nombreux cas, de petits faux pas et des erreurs naïves peuvent obliger les équipes à se démener pour mener à bien une initiative autrefois prometteuse.

Quelles sont donc les principales erreurs commises par les chefs de projet ? De la planification des ressources à la gestion de l'étendue du projet et des risques, les chefs de projet ont beaucoup à prendre en compte lorsqu'il s'agit de planifier et d'exécuter.

Dans cet article, nous vous dévoilons cinq des principales erreurs qui tuent les projets et comment les éviter dès le départ.

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1. Une mauvaise planification des ressources détruit les résultats du projet

Vos ressources sont vitales et, pour la plupart, limitées. La gestion stratégique des ressources n'est pas seulement cruciale pour la santé d'un projet, mais aussi pour celle d'une organisation. Les entreprises sont souvent en concurrence pour les ressources (personnes, argent, équipement, etc.), et les chefs de projet doivent donc faire preuve de stratégie dans leurs efforts d'allocation.

Une mauvaise planification des ressources se produit lorsque les chefs de projet ne parviennent pas à avoir une vue d'ensemble. Voici quelques-uns des problèmes auxquels les équipes peuvent être confrontées en raison d'un processus de planification des ressources inefficace.

• Charges de travail déséquilibrées (par exemple, un membre de l'équipe est à 95 % de ses capacités tandis qu'un autre est à 30 % en raison de la surallocation de cet employé. Cette situation peut également conduire à l'épuisement professionnel et à la rotation du personnel).
• Ressources indisponibles (les délais sont affectés si la disponibilité des ressources n'est pas correctement prise en compte)
• des budgets explosés (le coût des heures supplémentaires, des sous-traitants et d'autres dépenses imprévues peut s'accumuler en raison d'un processus de gestion des ressources inadéquat).

Comment améliorer la planification des ressources ?

Trouvez un outil qui vous permette de planifier les ressources à l'aide de fonctions telles que les diagrammes de Gantt, les calendriers d'équipe, les tableaux de bord, etc. La plupart du temps, une mauvaise gestion des ressources est le symptôme d'un manque de visibilité sur la charge de travail, la disponibilité, etc.

On ne peut pas planifier ce que l'on ne voit pas, alors mettez en lumière les charges de travail et la bande passante de l'équipe avec un outil de gestion de projet axé sur les ressources.

2. L'absence de plan de gestion des risques est une recette pour le désastre

Comme le note le PMI, en ce qui concerne les plans de gestion des risques, seules 27 % des entreprises déclarent en avoir "toujours" un en place. Tout compte fait, c'est assez peu. Surtout si l'on pense aux choses de la vie courante qui tournent souvent mal.

Par exemple, vous pouvez partir plus tôt que d'habitude si vous savez que vous avez un entretien d'embauche important ou une présentation à faire dès le matin. Le risque de retard dans la circulation ou les transports est trop élevé. De même, de nombreuses personnes disposent d'un fonds d'urgence en cas de perte d'emploi ou de maladie. Ils ne s'attendent pas à ce type de perturbation et ne la prévoient pas, mais ils disposent d'un plan pour aller de l'avant au cas où elle se produirait. Il s'agit également d'un exemple de gestion des risques

Il devrait en être de même pour la gestion de projet. Tenez compte de la loi de Murphy et partez du principe que tout ce qui peut mal tourner tournera mal - alors prévoyez-le.

Comment créer un plan de gestion des risques ?

Évaluer les risques du projet dès le départ. Identifiez les risques du projet et élaborez un plan de réponse aux risques. De cette façon, vous pouvez réduire au minimum les bousculades de dernière minute et les changements coûteux. En cas de problème, il existe un protocole documenté sur la manière dont l'équipe va pivoter et changer de cap.

Un outil de gestion de projet doté d'une gestion documentaire robuste, basée sur le cloud, peut héberger cette documentation, créant ainsi une "source unique de vérité" centralisée et un point de référence auquel on peut revenir.

3. Une visibilité limitée du projet crée le chaos

Le manque de visibilité est un facteur qui tue les projets et qui a un impact sur presque tous les aspects d'une initiative.

Une mauvaise visibilité du projet...

• entraîne une mauvaise planification des ressources
• Confusion autour des tâches et des responsabilités
• empêche les chefs de projet de comprendre la productivité des employés
• Peut entraîner un désalignement avec les clients

En gestion de projet, la visibilité fait référence à l'accessibilité de l'information. Les membres de votre équipe savent-ils où trouver les ressources vitales du projet ? En tant que gestionnaire de projet, disposez-vous d'un outil vous permettant de savoir qui travaille sur quoi et à quelle date ?

Ces considérations peuvent sembler mineures, mais une faible visibilité des projets a une incidence sur le flux d'informations, la responsabilisation des membres de l'équipe et peut signifier que les clients sont laissés dans l'ignorance lorsqu'il s'agit de l'état d'avancement du projet.

Comment améliorer la visibilité d'un projet ?

Augmentez la visibilité et améliorez la façon dont vous gérez tous vos projets - de la phase de planification des ressources et des tâches à la phase de retour d'information du client.

Wrike offre aux équipes une vue d'ensemble de la charge de travail et de l'état des tâches, ainsi que des mises à jour en temps réel, afin que vous soyez toujours au courant. Les mises à jour de tâches personnalisées et codées par couleur permettent à votre équipe d'adapter leurs statuts à leurs flux de travail uniques. De plus, les clients externes peuvent être ajoutés aux projets dans Wrike, ce qui permet de raccourcir les cycles de révision (plus de boucles de rétroaction interminables).

4. Le glissement de périmètre peut faire grimper en flèche les délais de votre projet

Le glissement du champ d'application. Ces deux mots suffisent à effrayer n'importe quel chef de projet. En effet, comme son nom l'indique, ce phénomène peut vraiment "s'insinuer" dans une équipe. Le glissement de périmètre est un phénomène par lequel le périmètre d'un projet évolue lentement en fonction des demandes des clients, des processus de retour d'information ou d'autres facteurs.

Il peut se produire lorsque la portée du projet est mal définie ou lorsque les gestionnaires de projet sont désireux de plaire et acceptent des changements qui ne faisaient pas initialement partie de la charte du projet. Selon le PMI, près de 50 % des projets connaissent un phénomène de glissement de périmètre.

Comment éviter le glissement de périmètre :

Tout d'abord, déterminez les causes de ce phénomène dans vos projets. Sautez-vous des étapes au début du cycle de vie du projet qui établissent les limites du champ d'application (comme une charte de projet efficace) ? Votre processus de gestion des clients consiste-t-il simplement à dire "oui" à tout, même si cela dépasse le cadre du projet ?

Étouffez les dérives dans l'œuf en documentant les paramètres du projet dès le début. Faites savoir à votre client ce qui fait (et ne fait pas) partie du projet et engagez-vous avec lui tôt et souvent pour éviter tout décalage entre les objectifs.

5. Les processus et les flux de travail inefficaces sont les ennemis de la productivité

Pensez à votre charge de travail et à tout ce qu'il vous faut pour accomplir votre tâche. Pensez maintenant aux processus inefficaces qui font que votre travail prend deux fois plus de temps. Peut-être votre équipe de projet a-t-elle un processus de réception des demandes qui prête à confusion, ou peut-être est-elle dispersée dans tant d'applications différentes qu'une communication efficace est presque impossible. Peut-être que vous facturez votre temps mais que vous ne pouvez pas intégrer votre outil de suivi du temps préféré à vos autres outils de gestion de projet.

Des flux de travail inefficaces peuvent ralentir l'avancement du projet, détourner l'attention des tâches clés et entraîner les membres de l'équipe dans un travail non facturable qui pourrait être automatisé ou modélisé.

Comment éviter l'inefficacité des flux de travail :

Éliminez les flux de travail inefficaces avec Wrike. Tout, du suivi du temps à la réception des demandes, devient moins chronophage, ce qui laisse plus de temps pour se concentrer sur la réalisation du projet. Donnez la priorité au travail qui compte au lieu d'enregistrer des tâches administratives et de courir après les demandes.

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Évitez l'échec des projets grâce à un outil de gestion de projet flexible et facile à utiliser

Des études ont montré qu'il existe un lien entre les projets performants et l'utilisation d'outils numériques de gestion de projet - et ce n'est pas une surprise. Wrike est un outil de gestion des tâches basé sur le cloud qui permet aux chefs de projet d'exécuter un projet du début à la fin.

L'échec d'un projet est courant, mais il n'est pas inévitable. En utilisant des outils flexibles et intuitifs, votre équipe de projet peut respecter le budget et les délais. À chaque fois.

Article sponsorisé. Les contributeurs sont des experts : ils ne font pas partie de l'équipe éditoriale d'appvizer. Leurs points de vue sont les leurs.