Processus : les fondations de votre projet de digitalisation

« En moyenne, il faut 15 mois aux entreprises françaises pour faire évoluer leurs processus », voici le constat mis en lumière par Teradata dans une récente étude. Les principales raisons de ces latences résident souvent dans l’inertie propre aux grandes entreprises, alimentées par des technologies vieillissantes et des barrières culturelles. 

Alors, comment accélérer les changements et réussir vos projets de digitalisation ? L’un des éléments de réponse est de capitaliser sur ce que l’entreprise maîtrise : son savoir-faire.

1. Faire un premier bilan 

En 2019, l’étude « S’adapter ou disparaître : la nouvelle réalité d’un monde hyper numérisé » menée par Teradata auprès des décideurs IT et métiers, dans les organisations de plus de 1000 employés, a révélé un bilan mondial mitigé sur le niveau de digitalisation des entreprises. En effet, seuls 10 % d’entre elles déclarent avoir entièrement numérisé leurs activités (source).

Pourtant, les entreprises ont conscience de l’impérieuse nécessité de gagner en agilité afin de rester compétitif sur leur marché.

Recueil des besoins et audits 

Peu importe la destination de votre voyage, il faut forcément avoir un point de départ. Les premières pierres de votre empire digital reposent sur l’écoute, l’observation et la retranscription du fonctionnement de l’entreprise.

Mener des interviews avec les collaborateurs, observer la gestion des informations, interroger les clients sur leurs attentes, mandater un prestataire externe pour accompagner la démarche. Il existe de nombreuses méthodes pour prendre du recul sur votre organisation. 

Cartographier l’entreprise

Il est impossible de démarrer la transformation de l’entreprise sans avoir entre les mains une cartographie complète des activités, des acteurs et des données.

S’il y a bien une chose que maîtrisent parfaitement les entreprises, c’est leur savoir-faire. Il est donc essentiel pour les chief digital officer, les chargés de transformation digitale ou tous les acteurs impliqués dans la réussite du projet, d’établir cette cartographie pour proposer les solutions adaptées.

De plus, il faudra également intégrer les outils, les fournisseurs, les clients et tous les intervenants externes. L’objectif sera par la suite de lister les interdépendances et de mesurer l’impact des futurs changements.

2. Lister les priorités et les objectifs

La priorisation est l’une des clés pour réussir votre transformation. Si dans votre bilan, vous avez identifié les principaux points chauds et donc, les premiers jalons à franchir, vous êtes sur la bonne voie. Il faut se rendre à l’évidence, ce n’est pas avec le schéma classique consultant, cahier des charges, SSII, livraison de la solution 12 mois plus tard que votre transformation va opérer. 

Prioriser aujourd’hui pour ne pas refaire demain

Il ne faut pas mettre la charrue avant les bœufs comme dit l’adage. Pour faire adhérer les équipes à vos projets, il faut que vous puissiez obtenir des résultats rapidement.

L’une des grandes erreurs dans les projets de digitalisation est de vouloir à tout prix digitaliser toute l’organisation. Or, nous avons constaté que les « usines à gaz » avaient plutôt tendance à démotiver les troupes.

Concentrez-vous au départ sur des activités récurrentes et jugées chronophages. Fixez-vous des objectifs à court terme qui facilitent le quotidien des opérationnels. 

Ne négligez pas la barrière culturelle

La barrière culturelle est de loin la plus fréquente et la plus difficile à franchir. Il n’y a pas de solutions « prêtes à l’emploi » pour vous aider mises à part la communication et la collaboration. L’accompagnement au changement doit faire partie intégrante de votre plan.

De nombreuses idées ont d’ailleurs vu le jour grâce à ces étapes de concertation, les collaborateurs sont aussi vos clients et leur culture du numérique peut vous aider à trouver des solutions.

Plusieurs sociétés se sont d’ailleurs tournées vers des technologies considérées comme grand public sur les recommandations de leurs salariés. On peut citer l’exemple de Skype longtemps utilisé entre amis ou en famille, et qui avec le temps, a fini par trouver sa place dans les environnements professionnels. 

3. Choisir les bons acteurs pour réussir

Le rôle clé de la digitalisation

Toutes les entreprises n’ont pas la chance de pouvoir faire appel à de grandes sociétés de conseil pour les accompagner. Néanmoins, il est possible d’attribuer de nouvelles missions à l’un de vos collaborateurs ayant une connaissance fine de l’entreprise.

Ces dernières années, un nouveau profil a d’ailleurs fait son apparition : le Chief Digital Officer. Chargé d’établir la stratégie digitale de l’entreprise, il devient un liant entre les métiers, l’IT et les dirigeants, il a une connaissance poussée des innovations technologiques et est le gardien de la réussite des projets.

La direction 

Les dirigeants ont aussi un rôle essentiel à jouer. Ils doivent porter les transformations et donner le cap. À l’inverse des équipes terrain qui ont souvent la tête dans le guidon, la direction doit apporter une vision stratégique et donner de la visibilité sur la future organisation.

La question peut vous paraître anodine, mais pourquoi souhaitez-vous digitaliser les activités de votre entreprise ? Les réponses à cette question doivent être partagées au reste de l’entreprise si vous désirez obtenir l’adhésion de vos collaborateurs. 

Les éditeurs logiciels

Souvent vus comme un simple fournisseur, les éditeurs peuvent également jouer un rôle non négligeable dans la réussite de votre projet. Ce sont des experts dans leur domaine et ils ont l’avantage de bénéficier de multiples expériences grâce à leurs clients.

Il ne faut pas hésiter à les challenger sur les phases d’accompagnement, plus votre fournisseur connaît votre organisation, plus il peut vous apporter des solutions. 

Chez Iterop par exemple, nous avons constaté que 42 % de nos prospects n’avaient pas formalisé leurs processus. Par conséquent, notre position d’éditeur à évoluer et aujourd’hui, nous intervenons en amont de l’intégration.

Pour nous aider à cadrer cette partie accompagnement, nous avons conçu en partenariat avec l’École des Mines d’Albi, la méthode SESAME pour Structure d’Évaluation et Solutions d’Amélioration de la Maturité des Entreprises. Cet outil d’audit aide à diagnostiquer le niveau de maturité d’une entreprise sur la numérisation de ses activités et surtout, offre des recommandations adaptées à ses objectifs. 

💡 Cas client :

Le CE d’Airbus a été l’un des premiers à expérimenter la méthode. À partir de leur situation initiale établie via SESAME, l’équipe achats a pu rapidement mettre en place la roadmap à suivre pour augmenter son niveau de digitalisation. Aujourd’hui, toutes les procédures d’achats sont digitalisées. 

4. Coordonner Métiers et IT

Nommer un pilote à double casquette 

Trouver des profils qui comprennent à la fois les besoins métiers et qui connaissent les solutions technologiques pour les résoudre peut s’avérer difficile. Souvent, les entreprises se tournent vers un expert interne qu’elles forment aux nouvelles technologies.

Ce nouveau pilote du digital est le garant des projets et l’intermédiaire privilégié des opérationnels mais aussi de la direction. 

Co-construire pour innover

Les collaborateurs sont en bout de chaîne et si vous consacrez du temps à élaborer de nouveaux parcours ou à choisir de nouvelles solutions sans prendre en compte leurs habitudes, vos belles innovations technologiques risquent de faire un flop.

Peu importe ce que vous désirez faire, il vous faut tirer profit du savoir-faire des équipes et vous appuyer sur leurs expériences. Reste à trouver un outil de co-construction simple qui vous permet de vous mettre autour d’une table et de créer ensemble, vos futures innovations. 

5. BPM : l’outil de co-construction

Processus papier VS processus automatisés

À l’inverse des ERP souvent jugés trop rigides ou des solutions internes développées par des experts informatiques, les logiciels BPM pour Business Process Management sont de vraies plateformes de construction collaboratives conçues pour passer d’un processus papier à un processus entièrement automatisé.

La norme BPMN (Business Process Model and Notation) 2,0 a d’ailleurs été créée pour qu’un collaborateur non spécialisé en informatique puisse lire et comprendre facilement le schéma d’une activité. C’est grâce à ce langage métier/IT que de nombreuses équipes ont pu collaborer sur de nouveaux circuits au sein de leur entreprise. 

Les bénéfices du BPM

Longtemps cloisonné au domaine de la qualité, le Business Process Management (BPM) gagne peu à peu le cœur des autres équipes.

À court terme, cette approche apporte de la transparence, de la lisibilité et de l’harmonisation. À moyen terme, vous informatisez au fur et à mesure la cartographie papier de vos processus avec les acteurs et les données associées. À long terme, vous facilitez la digitalisation continue de votre savoir-faire et de vos processus.

Évolution rapide et autonomie

La grande angoisse des entreprises est de rester sur le carreau quand les concurrents proposent des services toujours plus innovants à des clients ultra connectés. Avec des solutions BPM basées sur vos processus, vous pouvez faire évoluer vos activités à chaud ou à froid en fonction des analyses de vos équipes, des besoins clients ou encore des exigences réglementaires. Vous n’êtes plus bridés par vos outils, c’est à vous de décider du parcours client par exemple et comment vous souhaitez le digitaliser.

Conclusion

En résumé, la réussite d’un projet de digitalisation repose sur la bonne connaissance des processus de l’entreprise, des étapes de co-construction avec les équipes, l’identification des rôles de chacun et l’anticipation des besoins à venir (votre capacité à intégrer en continu de l’innovation).

Les processus sont les fondations de vos futures innovations, car s’ils sont bien maîtrisés, ils garantissent votre pérennité sur le marché. En définitive, vous serez capable de faire évoluer vos activités non pas en 15 mois, mais en 15 jours.