Votre service RH a un incroyable talent : exploitez-le au mieux grâce aux processus !

La fonction ressources humaines est devenue de plus en plus décisive ces dernières années, les missions qui l’incombent davantage complexes et stratégiques.

D’où l’intérêt de ne pas vous noyer sous ce flot de responsabilités et de procéder MÉ-THO-DI-QUE-MENT. Votre objectif ultime ? Mener au mieux vos activités tout en chouchoutant vos collaborateurs. Le tout en vous alignant avec les objectifs de l’entreprise, of course.

Pour y parvenir, une seule solution : formaliser et structurer l’ensemble de vos processus RH.

Alors, comment faire pour que ces processus se transforment en vecteur de valeur pour votre organisation ? Focus sur la définition, la méthode à suivre ainsi qu’un exemple de schéma de processus RH.

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Mais c’est quoi au juste des processus RH ?

Les processus RH : définition

Les processus RH se définissent comme :

• la stratégie RH,
• ainsi que l’ensemble des actions et leurs interactions entre elles,
  nécessaires aux ressources humaines pour parvenir à leurs objectifs.

Le but :

• soutenir l’ambition et le développement de l’entreprise,
• valoriser son capital humain en étant à l’écoute des salariés.

☝️ En ce sens, les processus RH font écho aux différentes étapes du parcours collaborateur, chacune nécessitant un mode opératoire propre :

• le recrutement,
• l’onboarding,
• le développement,
• la rétention,
• l’offboarding.

Quels sont les différents processus RH ?

Il existe différents types de processus RH, tous liés à des missions particulières. Bien évidemment, on retrouve les grandes thématiques relatives au parcours collaborateur évoqué ci-dessus (recrutement, onboarding, offboarding, etc.).

Mais au regard de la complexité des missions associées aux ressources humaines, il convient d’entrer dans un certain niveau de détail pour répondre parfaitement à chaque enjeu.

Par exemple, pour la phase de développement, on peut citer les processus :

• de demande de congés,
• de gestion des notes de frais,
• de demande de télétravail,
• de gestion des dossiers salariés,
• de demande de déplacement professionnel,
• de déclaration des temps de travail, etc.

☝️ Évidemment, chaque société doit composer avec ses propres spécificités. Si certains process restent communs à toutes (recrutement par exemple), d’autres dépendent de l’organisation mise en place. Typiquement, une entreprise fonctionnant en flex office sera tenue d’instaurer des règles de façon à conduire les roulements dans les locaux, s’assurer que chaque collaborateur dispose d’un bureau, etc.

Focus sur les processus critiques

Certains processus RH sont considérés comme plus critiques que d’autres au regard des défis qui en découlent. Les ressources humaines doivent donc se montrer particulièrement attentive à leur bon fonctionnement :

💡 Voici quelques exemples :

• Le développement des compétences : alors que l’on prend de plus en plus conscience de la force du capital humain pour une entreprise, la gestion des compétences est devenue un enjeu majeur. Accompagner et être à l’écoute de vos collaborateurs favorise leur engagement, et pallie en parallèle au manque de certains savoir-faire en interne. Pratique dans un contexte de recrutement tendu !
  
  
• Le recrutement : le recrutement, justement, nous y voilà. Vous n’êtes pas sans savoir que le monde professionnel est aujourd’hui confronté à une pénurie de talents dans divers secteurs. Travailler sur votre processus de recrutement, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour ne pas vous retrouver bon dernier de la course.
  
  
• La gestion de la paie : gérer la paie implique de composer avec de nombreuses contraintes : conformité légale, sécurité des données, etc. En parallèle, elle s’avère parfois critique dans la valorisation de la marque employeur : une mauvaise administration, des retards de paiement… et la réputation de l’entreprise s’en trouve ternie.

Pourquoi les processus RH sont-ils importants ?

Les opportunités découlant de processus RH bien définis sont nombreuses.

En effet, avec le temps, les organisations ont compris le rôle décisif que jouent les ressources humaines. À une époque où on réalise à quel point la pénurie de talents ou la baisse de motivation des salariés mettent à mal les performances et la productivité globales, les RH œuvrent pour :

• attirer les meilleurs profils, notamment par la mise en place d’un environnement de travail optimal et compétitif,
• les développer,
• les fidéliser sur le long terme.

En parallèle, le pôle ressources humaines doit refléter les ambitions de la société, suivre le même cap. Autrement dit, il se situe à un carrefour décisif :

• qui doit tenir compte des desideratas des collaborateurs,
• tout en honorant la culture d’entreprise et les objectifs business qui émanent de la Direction.

D’où l’importance de formaliser des processus servant à relever tous ces défis 💪.

La méthode à suivre pour mettre en place des processus RH performants

Étape 1 : listez toutes vos activités RH

Pour organiser au mieux vos opérations, commencez par identifier toutes les actions qui dépendent de vous, par grandes thématiques, sans vous soucier de leurs relations entre elles et des responsabilités.

Par exemple, pour le processus de recrutement, on retrouve :

• l’identification des besoins de recrutement,
• la rédaction de l’offre d’emploi,
• leur diffusion sur les différents canaux à votre disposition (jobboards, site internet, LinkedIn, etc.),
• la réception et le traitement des candidatures,
• la réalisation des entretiens d’embauche,
• la communication avec les candidats,
• la sélection de la nouvelle recrue.

Étape 2 : consultez vos salariés

Les salariés restent les mieux placés pour mettre le doigt sur les problématiques rencontrées au quotidien.

C’est pourquoi on vous recommande de créer des processus RH en collaboration avec le terrain. Ainsi, vous garantissez la pertinence de votre stratégie, mais aussi une meilleure adoption et appropriation des règles par l’ensemble des équipes.

Pourquoi, par exemple, ne pas mettre en place des groupes de réflexion, ou faire parvenir des questionnaires destinés à recueillir le feedback des collaborateurs ?

💡 Connaissez-vous la méthode du Design Thinking ? Il s’agit d’un procédé innovant permettant de déployer des projets en partant du besoin réel d’un persona, en l’occurrence ici des différents profils rencontrés dans votre entreprise : manager, salarié·e junior, salarié·e senior, etc.

Étape 3 : formalisez chaque processus

Vous avez maintenant une meilleure idée de toutes les activités qui relèvent de votre fonction.

Désormais, ordonnez-les entre elles de sorte à :

• assurer la fluidité totale des opérations (votre temps est précieux et il ne faut pas que vos processus se transforment en usine à gaz !) ;
• répondre à la vision de l’entreprise (approche top-down) ;
• considérer les retours des collaborateurs préalablement recueillis (approche bottom-up).

Étape 4 : attribuez les responsabilités à chaque collaborateur

Plusieurs acteurs interviennent dans les processus RH, à commencer par les salariés eux-mêmes. À l’aide d’une bonne organisation, chacun est en mesure de connaître son degré de responsabilité quant à telle ou telle action.

👉Par exemple, dans le cadre d’un processus de demande de télétravail, vous pouvez décider que chaque collaborateur procède en toute autonomie, à l’aide d’un logiciel dédié. La validation passe ensuite par son N+1. Dans ce cas, inutile de faire intervenir la Direction, qui a clairement d’autres chats à fouetter. En revanche, cette dernière aura cadré au préalable, avec les managers, les règles à faire respecter (combien de jours par semaine autorisés, etc.).

💡Bien évidemment, cette répartition des rôles est intimement liée à la culture d’entreprise et managériale mise en place. En effet, une société fonctionnant sur un modèle horizontal laissera davantage de responsabilités aux salariés que celles qui s’appuient sur une structure plus pyramidale.

Étape 5 : suivez vos processus à la loupe

Une fois vos processus RH bien établis, votre travail ne s’arrête pas là.

Il convient de les évaluer constamment dans l’objectif de déceler d’éventuels axes d’amélioration.

En somme, rien n’est figé et il vous faut sans cesse faire évoluer vos process pour vous adapter à la réalité du terrain ainsi qu’aux aléas de l’entreprise.

Quid de la cartographie des processus RH

Dès que l’on évoque le sujet des processus, qu’importe leur nature, la question de la cartographie arrive rapidement sur le tapis.

Cartographier des processus signifie les formaliser à l’aide de schémas clairs et visuels afin :

• de centraliser toutes les informations au sein d’un seul et même document ;
• d’améliorer la communication autour de ces processus ;
• de faire ressortir clairement les étapes qui les composent et les interactions entre elles ;
• d’en faciliter la compréhension, en particulier pour les nouvelles recrues qui viennent de rejoindre l’entreprise ;
• d’identifier en un coup d’œil les points bloquants.

💡 Pour vous aider dans cette tâche, on vous suggère d’utiliser des outils de mind mapping, ou cartes mentales.

Exemple de processus RH

Pour illustrer au mieux nos propos, voici un exemple de processus RH cartographié, plus précisément d’un processus destiné à combler un poste vacant :

👉 Grâce à cet exemple, vous comprendrez parfaitement l’intérêt de schématiser vos processus, pour les rendre plus clairs et lisibles.

En effet, vous êtes toujours confronté au quotidien à différentes options. Ici, un chargé de recrutement vous soumet une offre d’emploi en vue de combler un manque dans son service. Vous avez la possibilité de l’approuver ou de la refuser. Et si vous l’approuvez, alors vous pouvez vous charger vous-même du recrutement, ou bien décider de passer par les services d’un intervenant externe.

L’automatisation des processus : la solution ?

L’automatisation des processus, et donc la digitalisation qui va avec, devient de plus en plus la norme.

Et pour cause, avec la complexification de la fonction ressources humaines, nombre de RH se retrouvent submergés sous les tâches administratives, au détriment de leur rôle essentiel : l’accompagnement des salariés.

En utilisant des logiciels, en particulier des SIRH, qui exécutent automatiquement des règles prédéfinies par vos soins, vous gagnez un temps précieux pour vous concentrer davantage sur votre cœur de métier et sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

🛠️ Voici quelques exemples :

• Foederis est un logiciel complet se présentant à la fois comme un SIRH et un TMS (Talent Management System). Grâce à sa flexibilité et à sa richesse fonctionnelle, il convient à tous les types d’entreprises et de secteurs. Plus concrètement, vous choisissez parmi les 12 modules ceux dont vous avez besoin pour standardiser vos différents processus : recrutement, onboarding, offboarding, gestion de la formation et des compétences, etc. En parallèle, de par son orientation « gestion des talents », vous disposez d’outils pour placer le collaborateur au centre de votre stratégie, et lui offrir une expérience optimale tout au long de son parcours.
  
  
• SIRH très riche en fonctionnalités et 100 % modulable, HRMAPS vous accompagne dans votre gestion administrative et votre gestion des talents. Il couvre ainsi tout le cycle de vie du collaborateur, de son recrutement jusqu’à son départ de l’entreprise. Grâce à ce logiciel, automatisez toutes vos tâches administratives et focalisez-vous sur l’essentiel : aider les salariés à grandir dans l’entreprise.
  
  
• Destinées aux entreprises de toutes tailles, les solutions de UKG ont vocation à digitaliser les processus RH, de la gestion des temps et des effectifs à la gestion des tâches administratives. Pour fluidifier les échanges entre équipes RH, managers opérationnels et collaborateurs, UKG intègre des outils de HR Service Delivery et de Workforce Management au système d’information RH. Cela permet d’automatiser les flux de travail tout en permettant aux collaborateurs d’obtenir des réponses à leurs questions en libre-service. À la clé : un gain de temps, notamment pour les RH et les opérations, ainsi qu’une amélioration globale de l’expérience collaborateur.

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Que retenir ?

Les processus RH garantissent l’efficacité du service ressources humaines et concourent à augmenter sa valeur. Co-construits avec les collaborateurs, mais aussi avec la Direction, ils reflètent la culture et les objectifs de la société.

Mais pour exploiter au mieux le potentiel de ces processus et en simplifier la compréhension par les équipes, il est opportun de les cartographier. En parallèle, reposez-vous sur des logiciels qui automatisent les tâches peu stratégiques. De cette manière, vous restez focalisé sur le plus gros capital de l’entreprise : son capital humain.