Kilométrage exonéré : qu'est-ce que c'est et quelles sont les dispositions légales applicables ?

La gestion des frais professionnels liés aux déplacements en dehors du bureau, y compris les voyages, les repas et l'hébergement, soulève souvent des doutes quant à savoir s'ils relèvent ou non de la notion de kilométrage exonéré.

Connaître la nature de ces dépenses et leur traitement fiscal vous permet, d'une part, de les suivre et de les contrôler financièrement afin de maintenir l' équilibre économique de votre entreprise. D'autre part, vous pouvez vous conformer à vos obligations vis-à-vis de l' administration fiscale.

Dans cet article, nous présentons une classification des dépenses exonérées de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et détaillons les dispositions fiscales en la matière.

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Quelles sont les dépenses exonérées de l'impôt des personnes physiques : indemnités et voyages

D'une manière générale, toute rémunération versée par une entreprise à ses employés constitue un revenu du travail. Elle fait donc partie de la base imposable et taxable sur laquelle est calculé l' impôt sur le revenu des personnes physiques (IRPF).

Toutefois, l'article 147 du décret-loi royal 8/2015 prévoit une exonération d'impôt dans le cas de certaines considérations et de certains bénéfices qui remplissent certaines conditions et disposent des supports permettant de les justifier.

Ces exonérations comprennent les frais de déplacement, de séjour et de subsistance qui ne dépassent pas les limites que nous examinerons plus loin dans cet article.

Dans le même sens, les frais de déplacement, de séjour et les indemnités pour une période continue de plus de neuf mois seront soumis à l'impôt.

Types de dépenses exonérées de l'impôt sur le revenu des personnes physiques : conditions à remplir

Voyons maintenant comment les dépenses doivent être justifiées pour être exclues de l'assiette des cotisations.

En général, dans les cas où l'exonération ne s'applique pas, les entreprises se réfèrent aux taux établis dans la convention collective et utilisent une feuille de frais ou une note pour détailler le montant à payer.

1. les frais de voyage exonérés : comment les justifier ?

Les frais kilométriques désignent les dépenses engagées par une personne, générées dans le cadre d'un déplacement professionnel, nécessaire à l'accomplissement des tâches et activités de son poste.

En ce sens, l'exonération s'applique lorsque le salarié utilise les transports publics :

• utilise les transports publics, ce qui doit être justifié par des factures ou d'autres documents équivalents (billets d'avion, de train, de bus, etc.) ;
• sinon, jusqu'à 0,19 euros par kilomètre parcouru.

🙋‍♀️ Les frais de voyage exonérés peuvent inclure les péages et le stationnement, à condition qu'ils soient dûment justifiés.

2) Frais de repas et de subsistance : comment les justifier ?

Les frais de repas et de séjour comprennent les frais de déplacement vers une commune autre que le lieu de travail et de résidence habituels. De même, les frais de subsistance normaux et ceux encourus dans :

• les hôtels et autres établissements de restauration
• les restaurants.

Dans les deux cas, il est nécessaire de disposer des pièces justificatives prouvant :

• le jour et le lieu du voyage,
• la raison ou le motif.

🙋‍♀️ La rémunération des repas, en dehors du cadre des déplacements professionnels, prend la forme d'une rémunération en nature (droit à des tickets-restaurant ou possibilité de manger au restaurant d'entreprise).

Tableau récapitulatif et autres dispositions relatives aux dépenses exonérées

Vous trouverez ci-dessous un résumé des dépenses exonérées d'impôt et des montants applicables, ainsi que d'autres dispositions pertinentes.

Source : Déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques.

La législation prévoit également d'autres règles spéciales pour définir l'exonération de la taxe en ce qui concerne :

• le personnel navigant des compagnies aériennes,
• le personnel détaché à l'étranger
• les lieux de travail mobiles ou itinérants
• les relations de travail particulières de nature dépendante
• le transfert d'emploi,
• les membres de jurys d'assises,
• les membres des bureaux de vote,
• membres d'institutions représentatives.

Dépenses exonérées : mise à jour pour 2020

Suite à la résolution 3972 de 2018 du Tribunal administratif économique (TEAC), il a été établi que puisque c'est l'entreprise qui définit et supervise l'activité de ses employés, c'est elle qui doit présenter les pièces justificatives des dépenses pour les indemnités et les frais de déplacement.

La responsabilité de l'employé est ainsi déplacée, ce qui ne l'empêche pas de continuer à fournir volontairement les pièces justificatives.

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Kilométrage exonéré : bonnes pratiques

Maintenant que vous avez regroupé et défini les dépenses exonérées de l'IRFP, il ne vous reste plus qu'à respecter les bonnes pratiques comptables.

N'oubliez pas que les entreprises ont l' obligation de tenir un registre du montant de toutes les rémunérations versées à leurs salariés. De même, elles doivent les déclarer à chaque période de décompte.

Au travail !