Report de la réforme sur la facture électronique : comment se préparer dès maintenant ?

Sécurisation des transactions, uniformisation des documents, réduction des coûts administratifs : le passage à la facturation électronique organisé par le Gouvernement promet de renforcer l’efficacité opérationnelle de votre TPE/PME !

Malgré un report de la réforme à 2026, s’informer dès à présent sur les changements à conduire reste essentiel : il convient d’anticiper cette transition digitale afin de préparer l’ensemble de vos collaborateurs et d’être correctement armé face au déploiement de nouveaux processus avec l’aide d’un logiciel adapté.

Le nouveau calendrier de la réforme sur la facturation électronique

Initialement prévue pour entrer en vigueur en 2023, la réforme sur la facturation électronique a subi des ajustements dans son calendrier. Suite à la décision de l’administration fiscale, la mise en œuvre a été repoussée à 2024, puis finalement à 2026.

Le nouveau calendrier de mise en œuvre est donc le suivant :

• À partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• À partir du 1er septembre 2027 pour les PME ainsi que les micro-entreprises.

Ce délai supplémentaire est une bonne nouvelle, puisqu’il permet aux entreprises, notamment aux TPE/PME et aux micro-entreprises, de se mettre à jour bien plus sereinement.

Une fois la réforme appliquée, vous serez dans l’obligation de produire et d’accepter des factures électroniques (« e-invoicing ») aux formats requis par l’administration fiscale comme :

• la Factur-X à la fois visible par l’humain (format PDF/A3) et lisible par la machine (format XML) ;
• le format Cross Industry Invoice (CII) ;
• le format Universal Business Language (UBL).

De même, ces dates sonnent le glas du « e-reporting », qui correspond à la transmission des données relatives à toute transaction BtoC, comme le montant de la TVA par exemple, à l’administration fiscale. À noter que la périodicité de votre e-reporting dépend du régime de TVA auquel vous êtes assujetti.

💡 Les factures papier numérisées, créées sur Excel ou produites d’autres logiciels non conformes ne seront plus valables.

Comment bien vous préparer à la réforme sur la facturation électronique ?

Déployer une approche méthodique

Le report de la réforme sur la facturation électronique permet aux dirigeants de TPE/PME de planifier soigneusement les étapes préalables à son application. L’objectif premier est de minimiser les perturbations opérationnelles en lien avec l’e-invoicing et l’e-reporting.

Réaliser un état des lieux de votre situation actuelle en matière de facturation pour identifier les points de mise en conformité représente le point de départ du changement. Informer et former vos collaborateurs à cette évolution est tout aussi crucial : ce travail doit être fait dès les prémices du changement.

D’autre part, pour les entreprises qui n’ont pas encore digitalisé leurs processus, la transition vers les nouvelles normes de facturation peut impliquer des modifications plus substantielles. Il se peut qu’il soit nécessaire de réexaminer l’intégralité des processus comptables, par exemple, afin de dématérialiser tout un pan de l’activité.

Vous pouvez également identifier des objectifs de mise en conformité sur une trame temporelle définie et réaliser des tests et simulations de facturation en itération avec l’appui d’un accompagnement externe (d’un expert fiscal par exemple).

Choisir un outil de facturation en ligne

En tant que dirigeant de TPE/PME, il est crucial d’utiliser les outils appropriés afin de réussir votre transition vers la facturation électronique.

Dans un premier temps, vous devez adopter un logiciel en ligne capable non seulement d’émettre et de recevoir des factures au bon format, mais également de générer des e-reportings de manière efficace. Idéalement, optez pour une solution complète intégrant la facturation électronique avec d’autres fonctionnalités comme la gestion de la relation client et la pré-comptabilité.

Le choix du logiciel approprié nécessite une analyse approfondie des offres en ligne, incluant une comparaison des rapports entre les services proposés et le coût de l’abonnement en fonction de vos besoins spécifiques. Nous vous recommandons de privilégier un outil en ligne que vous pouvez évaluer grâce à une démonstration guidée ou un essai gratuit afin de vous assurer qu’il « match » parfaitement à vos besoins et à vos processus.

Le logiciel de facturation et de gestion en mode SaaS : l’allié des TPE/PME

Les entreprises éditrices de logiciels de gestion peuvent devenir de vraies actrices dans la conduite du changement vers la digitalisation des processus de facturation aux normes.

Et contrairement à une plateforme se limitant aux opérations de facturation, l’utilisation d’un logiciel CRM et facturation complet et agréé comme la solution de gestion commerciale et financière que propose l’entreprise française Sellsy favorise en supplément la collaboration entre toutes les équipes au sein d’une organisation, offrant une vue d’ensemble de l’activité, le tout en quelques clics seulement.

Les avantages d’une solution de gestion commerciale et financière

• L’automatisation du processus de facturation :
  • transformation automatisée des devis et bons de commande en factures ;
  • élimination d’erreurs humaines et gain de temps précieux ;
  • automatisation de la facturation récurrente pour les abonnements ou prestations à long terme.
• La gestion financière et des paiements :
  • possibilité de paiement en ligne ;
  • envoi de rappels de paiement pour les factures à échéance ;
  • relance rapide en cas d’impayés ;
  • fonctionnalités essentielles pour maintenir la santé financière comme la gestion de trésorerie, l’analyse du besoin en fonds de roulement, marges… ;
  • production d’une pré-comptabilité.
• La centralisation et sécurité des données :
  • sauvegarde automatique dans des centres de données performants ;
  • tests réguliers contre les cyberattaques.

Optez pour une solution logicielle complète et agile

En somme, l’utilisation d’une solution de facturation et de gestion d’entreprise intégrée à un CRM permet un accès facilité au suivi de facturation, aux informations clients, et à la génération de rapports détaillés. Autrement dit, vous bénéficiez d’un logiciel tout-en-un où vos données communiquent directement au sein de la même interface.

Avec un outil en mode SaaS, vous pouvez accéder à vos documents en ligne ou à des données diverses et variées depuis n’importe où, et n’importe quel appareil afin de garder un œil sur votre gestion financière — dont vos paiements — pour anticiper l’avenir.

Si vous n’utilisez pas encore de logiciel pour votre gestion d’entreprise, et n’avez pas digitalisé certains processus, le passage à l’e-facturation et à l’e-reporting obligatoires peut vous permettre d’intégrer ce type d’outil pour favoriser la collaboration interne. L’objectif est de gagner du temps en se consacrant à des tâches productives à plus haute valeur ajoutée.

💡Facturier depuis 2009, Sellsy est membre de la Fédération des tiers de Confiance du Numérique ce qui garantit une conformité totale avec le format Factur-X depuis début 2023. L’entreprise vise également une certification ISO 27001 d’ici 2025 pour assurer la sécurité des données.

Conclusion

Poussés à abandonner les méthodes archaïques de facturation, les dirigeants de TPE/PME ont tout intérêt à anticiper leur passage à l’e-invoicing et l’e-reporting dès à présent pour être prêts d’ici à 2026-2027.

Les objectifs pour la transition réussie vers une gestion automatisée de la facturation peuvent être atteints rapidement en adoptant un logiciel complet de gestion financière et des paiements comme l’outil de facturation proposé par la société Sellsy. En plus de sécuriser la transaction des données, ces outils en ligne participent à alléger la charge administrative en réduisant le temps consacré au contrôle de la facturation.

En complément, l’outil de facturation électronique aux normes s’intègre harmonieusement dans un écosystème qui offre la possibilité de piloter votre entreprise à 360° permettant une gestion optimale de vos activités, avec un gain de temps, d’argent, et une meilleure productivité à la clef.