Comment faire un devis sur Excel sans vous prendre la tête ? Suivez le guide [+ modèles]

Pour une entreprise ou un autoentrepreneur, la réalisation d’un devis n’est pas une tâche à prendre à la légère, puisqu’elle annonce les prémices d’une vente.

Ce document participe donc à tisser des relations commerciales saines et transparentes. De surcroît, il devient obligatoire dans certains cas. Voici autant de raisons de l’élaborer avec rigueur !

Pour faire les choses proprement, Excel semble l’outil tout trouvé.

Vous vous demandez alors comment faire un devis sur Excel en bonne et due forme ? On vous explique tout dans cet article, avec en prime des modèles gratuits à télécharger !

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Le devis est-il obligatoire ?

Commençons par la base : avez-vous réellement besoin d’établir des devis ? En d’autres termes, sont-ils obligatoires ?

Détaillant les prestations, les coûts et les conditions d’un projet ou d’une commande, le devis sert à vous mettre d’accord avec votre prospect avant la réalisation de travaux ou la fourniture de services.

Il reste donc chaudement recommandé, en particulier en cas de missions spécifiques et complexes.

Par ailleurs, la loi l’impose dans certains cas, pour des prestations :

• de travaux et de dépannage dans les secteurs du bâtiment et de l’équipement de maison,
• de déménagement,
• d’optique médicale,
• d’appareillage auditif,
• de chirurgie esthétique,
• de location de voiture,
• d’opération funéraire.

Le montant des sommes en jeu entre aussi dans l’équation. En effet, le devis est obligatoire dans le cadre :

• de service à la personne, si le prix est supérieur ou égal à 100 € TTC par mois ;
• de chirurgie dentaire ou de pédicure-podologie, avec un coût élevé.

Comment faire un devis ? Exemple sur Excel

Comme on vient de le voir, il y a de fortes chances d’être obligé de vous confronter à cet exercice à un moment ou à un autre.

Pour commencer, on vous conseille de passer par Excel afin d’élaborer un modèle. Il suffira ensuite de créer une copie, puis de la remplir avec les informations nécessaires.

Voyons les différentes étapes à suivre 👉.

Complétez l’en-tête du devis

Dès lors qu’il est signé par les deux partis, le devis peut revêtir une valeur contractuelle.

Autrement dit, le professionnel s’engage à réaliser en temps et en heure les prestations décrites, et le client à régler les sommes dues.

C’est pourquoi on doit y retrouver un tas de mentions obligatoires… à commencer par celles figurant dans l’en-tête du document.

Commencez donc à renseigner, en haut de votre devis :

• sa date de rédaction,
• les informations relatives à l’entreprise, à savoir :
  • son nom ou sa raison sociale,
  • son adresse,
  • son numéro d’immatriculation (n° SIRET),
  • si applicable, son numéro d’inscription à la Chambre des Métiers et de l’Artisanat,
• le nom et l’adresse du prospect ou client.

Détaillez les produits, prestations et tarifs associés

Juste en dessous de l’en-tête, décrivez ce que vous allez concrètement vendre à votre client (c’est le cœur du sujet !).

On vous recommande d’élaborer un tableau en 5 colonnes, correspondant à :

1. la description des prestations ou des produits vendus,
2. la quantité (pour un produit) ou le volume (pour des heures de main-d’œuvre) associé,
3. le prix unitaire hors taxes (HT),
4. le taux de TVA applicable,
5. le montant TTC pour chaque produit ou prestation.

Mentionnez ensuite sous ce tableau :

• le montant total HT,
• le montant de la TVA,
• le montant total TTC.

N’oubliez pas les autres mentions obligatoires !

Enfin, en bas de votre document, sous votre tableau, faites figurer les éléments suivants :

• les frais de déplacement, si applicables,
• la durée de validité du devis (généralement exprimée en jours ou en mois),
• la date et le lieu de réalisation de la prestation,
• les conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat,
• la mention « Lu et accepté » ou « Bon pour accord »,
• la signature des deux partis.

💡 À savoir : il est possible d’ajouter en annexes vos Conditions Générales de Vente, ou CGV.

Par ailleurs, vous pouvez facturer votre devis à votre client. Dans ce cas, veillez à l’indiquer sur le document et à préciser le montant.

Quid du devis de l’autoentrepreneur ?

Si vous êtes autoentrepreneur, il y a de fortes chances que vous disposiez d’une franchise de TVA (accessible sous certaines conditions de revenu).

Dans ce cas, réalisez votre devis de la manière décrite précédemment… à la différence que vous :

• ne faites pas apparaître la colonne TVA dans votre tableau, dans la mesure où vos produits et prestations n’y sont pas soumis ;
• ajoutez la mention : « TVA non applicable selon l’article 293B du Code Général des Impôts ».

Votre modèle de devis sur Excel gratuit !

Vous savez désormais comment faire un devis sur Excel, et il n’y a rien de sorcier.

Toutefois, pour vous simplifier la tâche, on met à votre disposition un devis gratuit sous formats Excel et PDF, à télécharger puis à compléter avec vos propres informations.

Et si vous vous demandez comment faire un devis pour le bâtiment sur Excel, avec toutes les spécificités que ce secteur implique, on a aussi un modèle pour ça !

🎁 Bonus : découvrez dans notre article dédié encore d’autres modèles de devis !

Avantages et inconvénients d’Excel

Les avantages…

La plupart des auto-entrepreneurs et petites sociétés commencent à réaliser leurs premiers devis sur Excel.

Il faut dire que l’outil est déjà déployé dans la plupart des organisations. Pratique pour celles et ceux qui cherchent comment faire un devis « gratuit ».

Autres avantages d’Excel :

• 👍 Simplicité d’utilisation et de prise en main. D’ailleurs, vous trouverez sur la toile une multitude de modèles prêts à l’emploi ainsi que des tutoriels pour vous aider.
  
  
• 👍 Personnalisation. Créez un document adapté à vos besoins et à l’image de votre entreprise, en modifiant la mise en page, les couleurs, les polices, etc.
  
  
• 👍 Un certain degré d’automatisation. Les formules d’Excel permettent de calculer automatiquement les montants, les remises, les taxes et les totaux.

… et les inconvénients

Mais attention, le tableur présente vite des limites !

• 👎 Augmentation du risque d’erreur. Excel nécessite de nombreuses opérations manuelles… et des coquilles peuvent vite glisser !
  ⚠️ En cas d’oubli de mention légale, il est possible d’écoper d’une amende s’élevant jusqu’à 1500 euros.
  
  
• 👎 Perte de temps. Par exemple, l’outil ne propose pas d’automatisation pour des processus tels que l’envoi des devis aux clients ou leur conversion en factures. De plus, lorsque les tarifs ou les informations produits changent, il faut mettre à jour manuellement les données.
  
  
• 👎 Manque de collaboration. Avec le tableur, difficile de collaborer sur les documents, ce qui engendre parfois de la perte d’information.

Pourquoi utiliser un logiciel pour créer vos devis ?

On l’a vu, Excel comprend son lot de bénéfices… mais aussi d’inconvénients !

Dès que vous avez de nombreux devis à réaliser, ou qu’ils sont complexes (comme dans le secteur du bâtiment), mieux vaut utiliser un logiciel dédié : les logiciels de devis et facturation.

Plus concrètement, ces solutions offrent de nombreux atouts :

• automatisation des opérations :
  • remplissage des champs (à partir d’un catalogue de produits et de prestations, d’un fichier clients, etc.) ;
  • calcul des prix et de la TVA ;
  • transformation des devis en facture en un clic, etc. ;
• fonctionnalités spécifiques utiles aux entreprises pour simplifier leur gestion :
  • modèles de devis personnalisables ;
  • tracking de l’ouverture des documents afin de faciliter le suivi commercial ;
  • envoi des devis par mail ou via des plateformes en ligne ;
  • signature électronique ;
  • gestion des remises et des promotions, etc. ;
• centralisation des données relatives aux clients, aux marchandises et aux services vendus ;
• intégration du logiciel avec des CRM ;
• personnalisation des documents, pour réaliser des devis au rendu esthétique et professionnel, etc.

Bref, autant de bénéfices grâce auxquels les professionnels :

• gagnent du temps ;
• évitent les erreurs ;
• améliorent leur image de marque auprès de leur clientèle.

🛠️ Exemple de logiciel :

Axonaut, solution de gestion d’entreprise complète à destination des indépendants, TPE et PME, inclut des fonctionnalités pour réaliser simplement des devis à l’allure parfaitement professionnelle. Créez vos documents avec très peu de manipulations, grâce au préremplissage des éléments récurrents (vos coordonnées par exemple). Suivez également vos devis et soyez averti dès qu’ils sont lus, afin d’organiser votre relance commerciale. Enfin, la signature électronique vous permet de tout gérer en ligne. De quoi accélérer votre cycle de vente et offrir une expérience optimale à vos clients !

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On résume !

Si vous vous demandez comment faire un devis en tant que débutant, Excel est la réponse toute trouvée. Grâce au bon modèle ainsi qu’aux précieux conseils de cet article, vous élaborerez assurément des documents à la fois professionnels et conformes aux obligations légales.

Parfait non ?

Oui mais il y a un hic : Excel a ses limites (manipulations chronophages, risques d’erreurs, etc.), d’autant plus si vous êtes amené à créer un nombre important de devis.

C’est pourquoi beaucoup d’entreprises se tournent rapidement vers un logiciel de devis et facturation. Ainsi, elles ne perdent plus de temps avec ces tâches administratives à faible valeur ajoutée, et se concentrent sur ce qui compte vraiment : leur expertise et la relation client.