Pourquoi conserver un registre des immobilisations sur le pont ?

Selon ce cher M. Wilson Mizner : "Si vous comptez tous vos actifs, vous ferez toujours des bénéfices". Les actifs sont inscrits au bilan d'une entreprise et sont achetés ou créés pour augmenter la valeur de l'entreprise ou bénéficier à ses activités.

Un actif est généralement considéré comme un élément susceptible de générer des flux de trésorerie, de réduire les dépenses ou d'améliorer les ventes à l'avenir. C'est pourquoi il est essentiel de trouver le bon outil pour assurer le suivi des dossiers, comme un registre des immobilisations, en particulier si votre entreprise est en pleine croissance. Vous pourrez ainsi déterminer et calculer l'amortissement à des fins fiscales.

Pour en savoir plus.

Qu'est-ce qu'une immobilisation ?

Une immobilisation est un outil utilisé par les entreprises pour créer des revenus, accroître la santé financière et la richesse de l'entreprise, et attirer et fidéliser les clients.

Les actifs fixes sont généralement des terrains, des bâtiments, du mobilier, du matériel informatique, etc. Il s'agit d'actifs non courants enregistrés dans le bilan afin de voir comment ils se sont dépréciés au fil du temps.

Qu'est-ce qu'un registre des immobilisations ?

Le registre des immobilisations, ou enregistrement des immobilisations, est un outil comptable qui recense toutes les immobilisations d'une entreprise. Il dresse la liste des multiples actifs détenus par une entreprise et récapitule les frais de comptabilité et d'amortissement. Les informations du registre sont récentes et permettent de suivre les achats d'actifs, leurs cessions ou les changements de politique en matière d'actifs.

Dans ce registre des immobilisations, vous trouverez normalement des détails sur les actifs, tels que

• Ce que c'est (le type d'actif): vous pouvez ajouter des noms de code aux éléments et expliquer brièvement ce qu'ils sont,
• l 'emplacement: l'endroit où l'actif est situé dans les locaux de l'entreprise,
• le prix d'achat: c'est-à-dire
• la date d' achat de l'actif: c'est-à-dire la date à laquelle l'actif appartient officiellement à l'entreprise en tant que création, peut être considérée comme une autre valeur
• la durée de vie de l'actif au sein de l'entreprise,
• la valeur amortie des actifs après une certaine période,
• la valeur attendue à la fin de sa durée de vie utile.

La liste des actifs est conservée pour suivre leur valeur et leur dépréciation sur une période donnée. Elle simplifie également l'identification des biens dans l'entreprise en attribuant un numéro d'identification ou un code différent à chaque bien.

Comment préparer un registre des immobilisations ?

Contrairement aux grandes entreprises qui ont la possibilité d'engager ou d'avoir des équipes d'auditeurs et de comptables pour s'occuper de leurs actifs, il en va différemment pour les petites entreprises.

Les petites et moyennes entreprises suivent généralement leurs actifs par elles-mêmes ou de manière indépendante. Par exemple, elles peuvent demander l'aide de feuilles de calcul Excel pour suivre leur type d'équipement, qu'elles doivent créer elles-mêmes.

Un registre des immobilisations simplifie l'enregistrement des acquisitions, des cessions, des réévaluations, etc. Il calcule immédiatement par mois les charges d'amortissement de l'année, les soldes fiscaux et consiste en un rapport de journal automatisé. Il est également utile de tenir à jour les informations du registre des immobilisations.

Quels sont les différents types de registres des immobilisations ?

Les différents types de registres des immobilisations sont liés à de nombreux facteurs. Ils dépendent de la taille de l'entreprise et de ses activités. Il peut s'agir d'un registre papier, d'un tableur, d'un logiciel, etc.

Par exemple, les petites entreprises disposent généralement d'un registre qui contient les données relatives à tous les actifs et, dans ce cas, il s'agit d'un registre des actifs. Mais il y a toujours des exceptions, car les actifs fixes qui sont également mobiles peuvent être inclus.

Les grandes entreprises, quant à elles, ont tendance à avoir jusqu'à trois types de registres d'actifs différents, tels que les registres informatiques et numériques. Par conséquent, le type de registre aura une incidence sur les données relatives aux immobilisations qui sont stockées.

Quels types de données peut-on trouver dans un registre d'actifs ?

Données trouvées dans un registre d'actifs

• Description d'un bien: il s'agit là encore d'une vue d'ensemble du bien.
• Date d'achat: il s'agit de la date à laquelle l'entreprise a acheté l'actif.
• Coût d'achat: il s'agit du montant que l'entreprise a dépensé pour l'acquisition de l'actif.
• Emplacement des actifs: il s'agit de l'endroit où l'actif est situé dans les locaux de l'entreprise.
• Propriétaire de l'actif: le propriétaire ou l'entité à laquelle appartient l'actif. Il peut s'agir d'une personne ou d'un groupe de personnes.
• L'utilisateur des biens: c'est la personne qui a le droit d'utiliser le bien pour ses tâches.
• Code-barres ou numéro de série des biens: il s'agit de barres parallèles lisibles ou de chiffres et de caractères qui identifient le bien. Il permet aux entreprises de trouver plus facilement les informations relatives à l'actif.
• Couverture d'assurance: la police d'assurance dont bénéficie le bien.

Données pouvant figurer dans un registre des actifs informatiques

Voici ce que l'on peut trouver dans le registre des actifs informatiques :

• Type de bien: il s'agit d'un bien matériel ou d'un bien logiciel. Le matériel est constitué de machines, d'outils, d'équipements, de PC, d'imprimantes et d'accessoires connexes. Les logiciels, quant à eux, sont des programmes informatiques.
• Emplacement de l'actif: sur site, privé, public ou nuage hybride qui utilise une combinaison de serveurs privés et publics.
• Système d'exploitation: logiciel utilisé par l'ordinateur pour exécuter des programmes et remplir ses principales fonctions.
• Date de renouvellement de la licence: date à laquelle la licence doit être renouvelée pour continuer à utiliser le programme. Il est généralement nécessaire de le faire pour obtenir des versions améliorées des services offerts.
• Date de début de la licence: c'est la date à laquelle les utilisateurs ont accès au logiciel.
• L'utilisateur: la personne qui utilise le bien.
• Couverture d'assurance cybernétique: informations sur la protection de l'actif contre une violation des données. L'assurance est très importante lorsqu'elle concerne des numéros de compte, des numéros de carte de crédit.
• Méthode d'amortissement utilisée: elle s'applique généralement au matériel informatique et concerne la diminution de la valeur du bien au fil des ans.

Données à trouver dans un registre des actifs numériques

Il s'agit de tout ce que vous pouvez trouver dans les registres d'actifs précédents, sauf sous forme numérique. Par exemple, vous aurez :

• Couverture d'assurance numérique: il s'agit de la protection du bien.
• Format du bien: si les biens sont au format PNG, JPG ou TIFF.
• Risque de conservation: il s'agit des risques auxquels les biens peuvent être exposés. Ces risques peuvent être, par exemple, culturels, organisationnels et technologiques.
• Type de bien numérique: le bien numérique peut être audio, visuel ou graphique.
• Valeur estimée du bien numérique: il s'agit des biens qui peuvent être utilisés en dehors du cadre de l'entreprise. Les actifs numériques peuvent également se voir attribuer une valeur par l'entreprise.

Avantages des registres des immobilisations

La possession et la tenue d'un registre des immobilisations présentent de nombreux avantages :

• Informations complètes sur l'état des biens, de l'historique à l'emplacement pour la piste d'audit,
• aide à satisfaire et à se conformer aux exigences légales telles que les normes IFRS, GRAP et SOX,
• s'assurer que le bilan indique une valeur exacte de l'actif immobilisé,
• vous donne une référence précise pour vous assurer que le niveau d'assurance est correct afin d'éviter tout trop-perçu,
• simplifie la tâche des auditeurs et le processus d'audit et de vérification en général,
• facilite le calcul de l'amortissement annuel,
• prévenir le vol d'actifs,
• aide à éviter la duplication des actifs,
• l'évaluation de la valeur comptable brute et de la valeur nette des actifs,
• déterminer la valeur de l'entreprise.

Maintenant que vous connaissez les avantages et leur nature, vous garderez votre registre des immobilisations sous contrôle. Sinon, vous risquez de subir les foudres de l'audit des actifs par recoupement. Évitez-le et augmentez la valeur de votre entreprise.