Inventaire des immobilisations : Quelle est la différence essentielle ?
L' inventaire des immobilisations consiste en un recensement des immobilisations présentes dans l'entreprise et des immobilisations enregistrées. Il a pour but de repérer les écarts significatifs et de retracer l' historique des immobilisations. Il s'agit d'une obligation légale qui doit être réalisée une fois par an "à la date de clôture de l'exercice".
Il est très facile de confondre les immobilisations et les stocks. Quelle est donc la différence essentielle entre les immobilisations et les stocks? Découvrez dans cet article ce qu'est l'inventaire des immobilisations, son importance, et la dissemblance entre ces 2 notions.
Qu'est-ce qu'une immobilisation ?
En comptabilité, le terme "immobilisation" désigne les biens destinés à servir durablement l 'activité d' une entreprise. Il existe trois catégories d'immobilisations :
- Les immobilisations financières : elles correspondent aux actifs monétaires d'une entreprise. Il s'agit des titres de participation, des prêts accordés directement par l'entreprise, des dépôts, des garanties ?
- Les immobilisations corporelles : il s'agit de ce que l'entreprise possède et continuera à utiliser après la fin de l'exercice en cours (terrains, bâtiments, parc automobile, machines, etc.)
- Immobilisations incorporelles : il s'agit d'actifs dématérialisés (mais qui ne sont pas monétaires). Il s'agit par exemple de brevets, de licences, de logiciels, de fonds de commerce, etc.
Les dépenses liées aux immobilisations (à l'exception des immobilisations financières) sont amorties en fonction de leur durée d'utilisation prévue (qui doit être supérieure à un an). Elles ne peuvent pas être entièrement déduites du revenu de l'entreprise au moment de leur acquisition.
Qu'est-ce que l'inventaire ?
L' inventaire est l'acte par lequel on identifie tous les biens meubles et immeubles d'un particulier, d'un commerce ou d'une entreprise. L' inventaire est très important lorsque l'activité économique comprend des stocks. Tout au long du cycle d'exploitation, une comptabilité des entrées et sorties de stocks est mise à jour.
Cependant, il est fréquent que l'inventaire annuel révèle une différence entre la comptabilité quotidienne et le comptage manuel des marchandises. Lorsque l'inventaire présente une différence négative par rapport aux résultats affichés dans la gestion des stocks, le déficit est passé en perte d'exploitation.
Quels sont les différents types d'inventaires ?
- Les inventaires patrimoniaux regroupent les inventaires naturalistes accumulés par les sociétés savantes et les musées d'histoire naturelle et contribuent aux inventaires nationaux. La démarche existe dans le patrimoine culturel mais aussi dans le cas des bibliothèques, des archives et des centres de documentation.
- L' inventaire de trésorerie consiste à suivre toutes les opérations inscrites au journal de trésorerie tandis que l'inventaire des immobilisations a lieu à la fin de l'exercice comptable et concerne toutes les immobilisations financières et matérielles.
- Enfin, l' inventaire des stocks comprend les matières premières, les marchandises, les produits finis et les produits en cours de fabrication. Il s'agit de tous les produits que l'on ne peut pas vendre et il doit être effectué au moins une fois par an.
Quelle est l'importance de l'inventaire des immobilisations ?
L' objectif d'un inventaire des immobilisations est de dresser de manière exhaustive et détaillée la situation réelle, mais aussi la situation financière des immobilisations d'une entreprise avec leurs valeurs mobilières, au cours d'un exercice comptable. Si le tableau de bord est un outil qui permet d'indiquer la performance d'une entreprise, l' inventaire est un outil de suivi et de contrôle des actifs de cette dernière.
Il concerne l'ensemble des biens qui sont enregistrés en tant qu' immobilisations matérielles (matériel, installations et agencements, bâtiments et terrains) et en tant qu' immobilisations incorporelles ou financières (titres de participation, immobilisations, etc.).
Quelle est la différence entre les immobilisations et les stocks ?
Une immobilisation est un bien matériel, immatériel ou financier, d'une certaine valeur, que l'entreprise possède et qu'elle a l'intention d'utiliser pendant une période supérieure à un an, tandis que les stocks sont les biens que vous utilisez pour les créer.
L'actif immobilisé correspond aux biens destinés à être utilisés de manière durable pour l'activité de l'entreprise. Les immobilisations sont regroupées en 3 grandes catégories: les immobilisations dématérialisées, les immobilisations corporelles et les immobilisations financières. Ces coûts ne sont pas immédiatement déduits des résultats de l'entreprise et sont réduits en fonction de leur durée d'utilisation. Il s'agit d'un article de présentation des immobilisations et des amortissements, d'autres articles examinent plus en détail chacun de ces points.
Avec l'inventaire, vous déterminez la composition actuelle de vos actifs et de vos dettes. Tous les actifs (et toutes les dettes) d'une entreprise doivent être répertoriés. L'objectif de cette procédure est de déterminer l' inventaire réel. Les commerçants et les entrepreneurs devraient avoir régulièrement déterminé ce qui se trouve dans leurs entrepôts à l'aide de leur système de gestion des marchandises.
Comment réaliser un inventaire des immobilisations ?
La première étape d'un inventaire consiste à identifier physiquement les éléments présents dans l'entreprise "pour ceux qui lui appartiennent" et à les rapprocher du registre des immobilisations transmis par votre cabinet comptable.
Ces éléments sont classés en trois blocs :
- les immobilisations matérielles (bâtiment, machine, mobilier, etc.)
- Les immobilisations incorporelles (fonds de commerce, droit d'entrée, etc.)
- Actifs financiers (garantie, titres de participation, etc.)
Par exemple, au cours de l'année écoulée, vous avez renouvelé votre parc de "4 ordinateurs". L'ancien parc informatique avait été acquis en 2019. A ce jour, le matériel changé est obsolète, et ne peut être revendu. Il sera libéré pour un montant de 0 $ et mis au rebut car détruit.
D'un point de vue comptable, l'entreprise va procéder à la sortie des acquisitions faites en 2019 et à l'entrée des acquisitions de 2021 suivant l'inventaire que vous lui avez communiqué. Sans la transmission du nouvel inventaire 2020, l'entreprise comptera 4 nouveaux ordinateurs à l'actif de l'entreprise sans sortir les 4 anciens. Votre bilan fera donc apparaître un parc de 8 ordinateurs au lieu de 4.
Afin de garantir la bonne information des lecteurs et de respecter le principe de l'image fidèle du bilan, vous devez veiller à effectuer l'inventaire des immobilisations chaque année.
En conclusion, lorsque la nécessité d'un inventaire précis des immobilisations a été établie, que le recours à une société spécialisée ait été enregistré ou non, il est temps de passer à la réalisation de l'inventaire proprement dit. Lors de l'inventaire de ses immobilisations, il est nécessaire de respecter une certaine organisation et de maintenir une rigueur méthodologique. Que l'inventaire soit réalisé en interne ou confié à une entreprise externe, le respect de quelques règles de base est l'une des clés de la réussite du projet d'inventaire des immobilisations.
Article traduit de l'anglais