Encaissements - Définition, exemples et journal
Le mot " reçu " évoque probablement les petits bouts de papier froissés qui restent dans votre poche ou votre sac des jours, voire des mois, après un achat, mais ce n'est pas tout. Les reçus de caisse, en comptabilité et pour les entreprises, ont une toute autre signification et peuvent constituer un élément essentiel du suivi de l'activité. Voyons cela de plus près !
Définition du reçu de caisse
Un reçu de caisse est un accusé de réception imprimé d'un paiement en espèces provenant d'une source externe, comme un client, une banque ou un investisseur. Deux copies sont faites, l'une pour le client et l'autre pour le commerçant. Dans de nombreux cas, des copies numériques sont enregistrées dans une base de données pour que le commerçant puisse garder une trace de toutes les transactions.
En outre, le reçu de caisse, qui représente la transaction, est enregistré dans le bilan. Dans le bilan, la transaction est inscrite au débit.
Une transaction en espèces peut correspondre à trois types de paiement :
- Espèces
- le chèque
- ou crédit de magasin, si vous possédez et gérez un magasin.
Exemples
Vous pouvez être confronté à de nombreux scénarios dans lesquels vous devez gérer des encaissements. Nous allons donc vous présenter quelques exemples pour vous donner une meilleure idée.
Exemple 1
Le premier exemple est le plus connu. Un client entre dans un magasin de vêtements, voit un vêtement qui lui plaît et l'achète. Lorsque le client remet l'argent à la caissière, il reçoit un reçu papier qui, dans le bilan, se traduit par un débit dans le compte de trésorerie et un crédit dans le compte des ventes.
Plutôt simple, non ?
Exemple 2
Prenons un exemple un peu plus compliqué. Prenons le cas d'un fournisseur qui entretient une relation de longue date avec un fabricant. Ce dernier commande une grande quantité de matières premières pour fabriquer un certain produit. Comme nous l'avons déjà dit, il s'agit d'une relation de longue date et le fournisseur sait que le fabricant paiera. Ainsi, lorsque le fournisseur expédie les matières premières au fabricant, il enregistre une transaction, mais pas de reçu. Il s'agit d'une transaction de vente dans le compte de résultat et d'une créance à recevoir dans les 30 jours, ou dans une période donnée, dans le bilan. Le reçu n'est délivré que lorsque le paiement est reçu, normalement lorsque le fabricant reçoit les matières premières. Ce paiement serait alors enregistré comme un crédit de la créance et un débit du compte de trésorerie.
C'est toujours aussi simple, n'est-ce pas ?
Journal des encaissements
Semblable, mais différent, d'un bilan ou d'un compte de résultat, le journal des encaissements sert à enregistrer uniquement les transactions en espèces. Il peut s'avérer très utile pour les entreprises qui ont beaucoup de crédits et de paiements en espèces et qui doivent pouvoir les organiser. Il est particulièrement utile pour faire la distinction entre les encaissements de clients créditeurs, comme dans l'exemple 2, et les transactions au comptant normales, comme dans l'exemple 1.
Les encaissements - plus nombreux qu'on ne le pense
Comme nous l'avons expliqué, les encaissements peuvent jouer un rôle important dans une entreprise. Ils représentent une grande partie de vos transactions et peuvent réellement aider votre entreprise à rester organisée, voire à se conformer aux réglementations locales en matière de comptabilité. Il est extrêmement important de garder une trace de ce qui entre dans votre entreprise.
Alors, dites-nous ce que vous faites pour suivre vos rentrées d'argent ?
Article traduit de l'anglais