Documents comptables : les tenants et les aboutissants de ce qu'ils sont

Je sais que vous êtes impatient d'en savoir plus sur les documents comptables, n'est-ce pas ? Eh bien, franchement, si vous possédez une entreprise ou si vous envisagez d'en ouvrir une, vous serez un jour confronté à ces documents. Aussi redoutable que cela puisse paraître, nous avons trouvé un moyen d'atténuer cette appréhension et de vous donner les réponses de la manière la plus simple possible.

Sachez qu'Appvizer fera en sorte que vous repartiez en sachant de quoi il s'agit, quels sont les types de documents comptables et combien de temps vous pouvez les conserver.

Bonne lecture !

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Qu'est-ce qu'un document comptable ?

Les documents comptables et les archives documentaires regroupent tous les documents qui jouent un rôle dans la préparation des états financiers d'une entreprise, comme les comptes de résultat et les bilans. Ils comprennent les enregistrements des transactions monétaires, des actifs et des passifs, les grands livres, les journaux, etc.

Ils contiennent également des détails sur les transactions commerciales. Ils contiennent également les détails des transactions commerciales. Lorsque des transactions sont effectuées, ils sont censés enregistrer les informations clés relatives aux transactions, telles que les noms, les montants payés, la date et l'importance des transactions. Chaque document source porte un numéro qui l'identifie dans le système comptable. Cela simplifie la compréhension des enregistrements et aide à déterminer s'il manque des documents ou non, car, une fois enregistrés dans le système, ils sont indexés pour être facilement accessibles et archivés.

En outre, ils sont essentiels pour les auditeurs, qui les utilisent comme preuve que les paiements ont bien eu lieu, et pour les propriétaires des entreprises. Et si vous avez des doutes et que vous en avez les moyens, un comptable peut toujours vous être d'une grande aide.

Quels sont les documents sources de la comptabilité ?

Il y a quelques documents à garder à l'esprit lors de la tenue d'une comptabilité :

• La date de la transaction: il s'agit d'une date qui indique quand une transaction a eu lieu, afin de garantir la sécurité, mais surtout d'indiquer le moment du transfert officiel de propriété.
• Le montant total de la transaction: il s'agit du coût total de la transaction sans les coûts, les frais et les dépenses liés aux transactions.
• Une description de la transaction: une transaction est un accord conclu entre un acheteur et un vendeur pour échanger des biens, des services, etc,
• Une ou plusieurs signatures d'autorisation: la signature indique que tout le monde a accepté les conditions générales.

Quels sont les types de documents sources en comptabilité ?

1. Note de caisse

La note de caisse concerne les ventes et les achats, chers à toute entreprise, et leur sert de document source. Il s'agit du document d'enregistrement de chaque vente et de chaque achat.

En outre, il s'agit du processus d'enregistrement lorsqu' une entreprise achète des marchandises au comptant et reçoit automatiquement une note de caisse de la part du vendeur.

L 'entreprise qui vend les marchandises, quant à elle, remet une note de caisse qui indique les détails de l'achat, tels que la quantité achetée ou vendue, le prix, la remise et la taxe sur les ventes collectée ou déposée.

Ces informations sont ensuite enregistrées dans les livres comptables.

1. Facture

Elles enregistrent les crédits accordés sur les achats et les ventes. Lorsque les articles sont vendus à crédit, des factures de vente sont préparées, avec le détail de ce qui a été acheté, le taux, le montant, etc. Lorsque l' achat est effectué à crédit, le fournisseur prépare la facture.

Par sécurité, elles sont établies en deux exemplaires afin de rappeler à chaque partie ses devoirs et ce qu'il reste à payer et à recevoir. L'original, le plus important, est envoyé à l'acheteur et le second est conservé par l'entreprise réceptrice comme preuve. Elle ne devient officiellement une facture que lorsque le destinataire reçoit l'exemplaire principal.

1. Le reçu

Le reçu est la preuve qu'une transaction a été effectuée et que le destinataire a bien reçu son argent. L'acheteur le conserve pour le montrer en cas de problème et pour garder une trace de ses paiements.

Tout comme la facture, l'original est remis à la personne qui effectue le paiement et l'autre est conservé par la personne qui reçoit ou l'entreprise qui reçoit l'argent.

1. Bulletin de versement

C'est la preuve du montant et de la date à laquelle l'argent a été effectivement déposé à la banque. Lorsque le déposant va déposer l'argent, la banque lui demande de remplir le formulaire en indiquant son nom, la date et le montant qu'il s'apprête à déposer.

Une fois les informations remplies, l'employé de banque vérifie si tout est correct, signe et appose son cachet pour le déposant, ce qui devient l'acte de preuve pour le client.

1. Chèque

Un chèque est un document de la banque qui permet de payer une somme d'argent spécifique à partir du compte d'une personne à la personne dont le nom figure sur le chèque.

Il existe également des chèques au porteur, qui sont des paiements à effectuer à toute personne qui porte et présente le chèque, et qui sont appelés chèques au porteur. Il est alors signé par la personne qui l'émet, signifiant son accord pour payer ce montant ou, très franchement, n'a pas besoin de signature.

Le chèque, si vous traitez avec des clients britanniques, est un ordre précis ordonnant au banquier de payer une certaine somme d'argent. Le bénéficiaire est la personne dont les coordonnées figurent sur l'instrument.

1. Note de débit

Une note de débit indique que l'entreprise a débité l'entreprise bénéficiaire, ce qui signifie qu'elle a augmenté son actif ou ses dépenses tout en diminuant son passif, ses recettes ou ses capitaux propres. Par conséquent, l' entreprise qui passe les écritures est tenue de réduire sa dette envers le fournisseur, en créant une note de débit pour informer ce dernier. Une note de débit peut également être établie par une entreprise à l'intention du fournisseur qui lui doit des dommages-intérêts.

En outre, une note de débit peut même être créée avec la date et le total des transactions, si un trop-perçu devait se produire. Vous indiquerez le nom du compte de la personne à qui l'argent est débité, ainsi que la raison.

1. Note de crédit

Il s'agit d'un document de crédit accordé par une entreprise à un client, un acheteur qui retourne un produit qui ne lui a pas plu, qui a payé trop cher pour quelque chose, etc.

1. Bons d'achat

Les pièces justificatives sont des documents utilisés pour enregistrer les paiements dus aux fournisseurs afin de conserver l'historique des paiements et les preuves. Ces dépenses sont payées aux fournisseurs pour le compte des clients.

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Pendant combien de temps peut-on conserver des documents comptables ?

Bien qu'il n'y ait pas de règle fixe, il est important de conserver les documents comptables pendant au moins 7 ans, ce qui est suffisant en cas de poursuites judiciaires ou de réclamations potentielles. Toutefois, certains experts-comptables recommandent de conserver en permanence les états financiers, les budgets, etc.

L' IRS exige de toutes les entreprises qu'elles conservent des documents comptables adéquats , suffisants pour

- Démontrer et expliquer les transactions de l'entreprise,

- divulguer à tout moment la situation financière actuelle et précise de l'entreprise ; et

- permettre au propriétaire de l'entreprise de s'assurer que les comptes à préparer sont conformes aux exigences du pays, en l'occurrence les normes américaines.

Si une personne ne tient pas ses comptes conformément aux normes, elle s'expose à de lourdes sanctions, voire à une peine de prison.

Maintenant, j'espère que vous quittez ce site et que vous avez relevé le défi que représentent les documents comptables. N'oubliez pas de revenir et de laisser un commentaire !