Entreprise & numérisation : un tournant décisif

Avez-vous l'intention d'utiliser la numérisation dans votre entreprise?

Avec le développement des technologies de big data et de cloud computing, la numérisation des entreprises est plus qu'une simple tendance : c'est l'un des plus grands défis de l'ère numérique. En même temps, elle est indispensable pour rester compétitif de nos jours. En effet, les entreprises numériques sont en pleine croissance.

Sous quelle forme la numérisation peut-elle être utilisée dans les entreprises ? Quels sont les avantages d'une transformation numérique pour votre organisation ?

Dans cet article, vous découvrirez l' impact de la transformation numérique sur votre entreprise. Nous abordons également les avantages et les inconvénients du développement de processus numériques, ainsi que les défis auxquels vous devez faire face.

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Que signifie la numérisation pour les entreprises ?

Définition de la numérisation

La numérisation est le processus de remplacement des supports d'information physiques (généralement le papier) par des technologies numériques. La dématérialisation des documents comprend plusieurs phases :

1. Numérisation,
2. l'indexation,
3. l'archivage,
4. Gestion des versions,
5. La certification.

Types et défis de la numérisation

La numérisation des documents est souvent la porte ouverte à un monde du travail sans papier. Mais elle s'inscrit également dans une dynamique plus large de transformation numérique.

Elle concerne :

• Les activités,
• les processus,
• la communication,
• les outils,
• le lieu de travail lui-même, à l'ère du flex-office et du home-office, à l'aide du bureau numérique.

Aujourd'hui, les entreprises sont confrontées à de nombreux défis. En fonction de leur degré de maturité numérique, différents aspects de l'entreprise peuvent être numérisés :

• Numérisation de documents généraux:
  • Contrats
  • Commandes
  • Signatures
    
    
• Numérisation de la comptabilité:
  • Factures
  • Fiscalité
    
• Numérisation des documents RH:
  • Contrats
  • Fiches de paie
    
• Numérisation des échanges:
  • Documents commerciaux dans le domaine de la logistique
  • Documents destinés aux autorités

Pourquoi les entreprises devraient-elles se numériser ?

Le monde des affaires évolue plus rapidement et la concurrence est plus forte que jamais. De nombreuses entreprises ont aujourd'hui du mal à rester rentables dans leur activité principale. Dans ce contexte, la numérisation est en mesure d'apporter une solution à des problèmes aigus.

Avantages

• Réduction des coûts:
  • 91% de coûts en moins pour la gestion des documents
  • 2500 feuilles de papier peuvent être économisées chaque année par collaborateur.
    
• Meilleure communication:
  • Les documents peuvent être consultés simultanément par plusieurs collaborateurs à différents endroits.
    
• Augmentation de la productivité:
  • le traitement d'un document est accéléré de 46%.
    
• Sécuritéaccrue :
  • l'accès aux données sensibles peut être mieux contrôlé

En outre, les aspects suivants peuvent également être pris en compte :

• Gain de place grâce à l'archivage numérique ;
• Accès mobile aux données en temps réel ;
• Durabilité écologique grâce à la réduction des déchets de papier et des déplacements.

Inconvénients

• Résistance au changement de la part de vos collaborateurs, ce qui nécessite du temps pour s'adapter et développer un savoir-faire, ce que l'on appelle la gestion du changement.
  
• Un investissement financier:
  • Technique,
  • de maintenance,
  • Hébergement des données,
  • Formation du personnel.
    
• Risque de perte de documents en raison d'une défaillance matérielle, d'un acte de malveillance, d'un virus ou d'une erreur humaine.

Comment les entreprises peuvent-elles réussir la numérisation ?

Maintenant que vous savez en quoi la numérisation peut aider votre entreprise et quels sont les défis auxquels vous devez vous préparer, il est temps de parler d'applications concrètes. Notre sélection de logiciels vous montre comment les solutions numériques peuvent aider votre entreprise dans des situations concrètes.

• Un coffre-fort électronique permet de sécuriser les données et de leur donner une valeur juridique. Cela est particulièrement utile pour le stockage de fichiers, l'intégrité des données et le traitement de données sensibles.
  
• Pour un accès sécurisé et une bonne gestion des droits des utilisateurs, il est très utile d' utiliser un gestionnaire de mots de passe. LastPass peut par exemple être utilisé pour générer des mots de passe complexes. Ils sont stockés dans un coffre-fort numérique accessible via une connexion unique.
  
• Pour la valeur juridique de la signature électronique.
  Le recours à une autorité de certification permet de répondre aux normes de sécurité européennes les plus exigeantes ;
  Des logiciels comme DocuSign proposent la signature électronique et garantissent sa valeur probante.
  
• Pour le partage de documents, la communication et la collaboration :
  Un logiciel de portail pour le partage de documents, comme Intrexx, rend la collaboration plus efficace.
  Un DMS ( système de gestion de documents ) comme DATEV DMS simplifie le stockage, la recherche et la disponibilité de toutes les informations de l'entreprise. Cela est rendu possible par un moteur de recherche puissant et une analyse intelligente des données.

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Vers un monde (presque) sans papier

Avec la numérisation, c'est toute votre organisation qui franchit le pas vers un monde dématérialisé. L'objectif ultime est la gestion entièrement électronique de vos données et processus grâce à l' intelligence artificielle.

Pour réussir la transformation numérique, il est nécessaire de repenser les processus qui y sont liés. Cela concerne les finances, la comptabilité, la gestion du personnel, etc.

Chaque étape de travail doit être réexaminée avant d'être automatisée dans les meilleures conditions possibles. C'est notamment le cas lorsque des solutions numériques sont utilisées.

Et vous ? Où en êtes-vous dans la transition numérique de votre entreprise ?