5 Avantages de la numérisation de documents
Les progrès technologiques ont permis de remplacer les documents papier par des documents électroniques, une pratique de plus en plus répandue car elle présente de nombreux avantages pour tous les types d'entreprises. Découvrez 5 des principales raisons pour lesquelles vous devriez numériser vos documents et vos processus.
5 avantages de la numérisation des documents
La numérisation des documents papier entraîne également une dématérialisation des processus de travail. La notion d'intelligence économique et d'avantage concurrentiel prend alors tout son sens : les collaborateurs gagnent en réactivité et en productivité.
1. gain de place
La numérisation des documents offre un avantage logistique considérable. Les dizaines, voire les centaines de mètres carrés nécessaires au stockage des documents papier et des factures fournisseurs peuvent être supprimés.
Le stockage électronique permet de gagner de la place :
- CD
- clés USB,
- serveurs, etc.
2. L'accessibilité des données
L'un des plus grands avantages de la dématérialisation des entreprises est la possibilité de partager instantanément des fichiers avec le monde entier grâce à Internet.
Cela permet aux équipes de travail de mener des activités coordonnées, même si elles sont séparées par de grandes distances. Les documents de travail, les documents comptables et les factures peuvent être consultés en ligne.
Cela permet aux clients, aux fournisseurs et aux comptables d' économiser beaucoup de frais de déplacement et de coûts connexes.
En outre, le travail à domicile ou à distance offre un certain confort au personnel. La réactivité de l'entreprise est démultipliée et chacun gagne un temps considérable.
3. Suivi et recherche de documents
L' intelligence des systèmes de gestion documentaire augmente la productivité des employés. Toutes les informations sont accessibles en temps réel : c'est l'un des nombreux avantages de la dématérialisation.
La transmission de l'information n'est plus un problème : les employés ne perdent plus de temps à chercher les données dont ils ont besoin. Ils savent où trouver l'information : un logiciel de numérisation de documents offre la possibilité de stocker et de classer les documents en fonction de différentes catégories et de leurs propres paramètres de classification.
La recherche devient fluide et intuitive.
Le système permet également de réduire le temps de traitement d'un dossier entre les services marketing et commercial, par exemple.
La dématérialisation accélère un ensemble d'activités coordonnées qui permet la traçabilité des documents : un historique permet de savoir qui a effectué quelle action à quel moment.
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4. Des fichiers numériques à valeur juridique
La numérisation des documents comptables facilite le traitement de la comptabilité à distance. Une solution complète permet de conserver les documents numérisés sous forme de fichiers numériques pour stocker la comptabilité.
Cependant, certains outils professionnels sont nécessaires :
-
un coffre-fort numérique pour protéger les données en leur donnant une valeur juridique,
-
une solution permettant de signer électroniquement les documents, tout en authentifiant l'identité du signataire.
Les avantages de la dématérialisation sont nombreux : gain de temps et de productivité, gain de place grâce au stockage dématérialisé et traitement plus rapide.
5. Centralisation de l'information
La perte de documents, leur classement et leur recherche à tout moment est un problème majeur pour les entreprises.
Une solution permettant la sauvegarde automatique des documents et la classification des informations permet d'éviter la perte de documents et de données importantes.
Une formation de qualité permettra également à l'ensemble de l'organisation d'adopter les bonnes pratiques en interne.
Comment mettre en place la numérisation des documents dans les entreprises ?
Pour entrer dans l'ère numérique, votre entreprise devra probablement se réorganiser. Vous devrez vous équiper de logiciels ou d'outils numériques.
L'utilisation d'un nouveau logiciel implique également de l'argent et souvent de nouvelles compétences ou ressources. Cependant, le retour sur investissement en vaut la peine, cet outil vous permettra de :
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de centraliser votre base de données,
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de créer des copies de sauvegarde des documents,
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d'assurer la diffusion des contenus,
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d'automatiser les tâches administratives,
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et surtout de gagner en compétitivité en augmentant la productivité.
Article traduit de l'espagnol