Les avantages du « 0 papier » en entreprise
Bientôt obligatoire dans le cadre de plusieurs tâches administratives des entreprises françaises, le « 0 papier » est un processus parfois difficile à mettre en place pour les acteurs de certains secteurs d’activité.
Heureusement, des solutions de digitalisation existent pour les aider à passer cette phase de transition dans les meilleures conditions possibles, tout en leur apportant des avantages complémentaires significatifs par rapport à l’utilisation du papier.
Comment réduire la consommation de papier dans une entreprise ? Quels sont les objectifs de la dématérialisation ?
Zoom sur les solutions de numérisation et leur impact sur la productivité des entreprises.
Le « 0 papier » en entreprise : qu’est-ce que c’est ?
Le zéro papier (aussi connu sous le nom de dématérialisation) vise à remplacer l’ensemble des documents papier d’une entreprise (devis, facture, bons de commande, comptes-rendus, etc.) par des fichiers numériques.
Depuis quelques années, plusieurs systèmes ont été mis en place pour inciter les entreprises à renoncer à l’utilisation du papier au quotidien. C’est le cas notamment de l’apparition de certaines fonctionnalités, comme la signature électronique des documents, le développement du workflow ou l’envoi d’e-mails automatiques, par exemple.
En outre, si le processus « 0 papier » était jusqu’à présent recommandé aux entreprises pour ses multiples avantages, la dématérialisation des factures est en passe de devenir une obligation légale d’ici juillet 2024, et ce, pour l’ensemble des entreprises établies en France (selon le site « Entreprendre » du Service public).
Quels sont les avantages du « 0 papier » en entreprise ?
Le « 0 papier » en entreprise présente plusieurs avantages importants à connaître. En voici quelques-uns parmi les plus rentables.
Le gain de productivité
La digitalisation permet de centraliser l’ensemble des données d’une entreprise au sein d’une seule et même plateforme.
Cette particularité est idéale pour réduire le temps passé par les différentes équipes qui la composent à chercher des informations dans des dossiers papier.
La possibilité de classer les informations en fonction des chantiers, des clients ou des projets, devient donc un atout considérable pour booster l’efficacité des employés d’une société.
Sécurisation des données et des informations
Une solution de digitalisation est aussi très avantageuse dans le cadre de la sécurisation des données et des informations d’une entreprise.
En effet, l’utilisation de ce type d’outil permet de limiter la perte ou la dégradation des données, généralement induites par l’utilisation de papier. Tous les documents essentiels (factures, contrats, etc.) sont ainsi conservés de manière pérenne au sein d’une seule et même application digitale.
Conservation des informations dans le temps
L’utilisation du papier en entreprise peut vite devenir problématique dans la durée, notamment à cause de l’encombrement que l’archivage des dossiers peut engendrer.
En plus d’assurer la conservation dans le temps de toutes les informations importantes sans risque de perte ou de détérioration, la dématérialisation offre la possibilité de libérer un espace considérable au sein des locaux d’une société.
La dimension environnementale et les enjeux RSE
Selon l’ADEME, chaque salarié d’entreprise consomme entre 70 et 85 kg de papier par an (soit un coût estimé entre 10 000 et 25 000 € par an par entreprise). En outre, seulement 20 % du papier utilisé est, ensuite, recyclé. Entre crise climatique et déforestation, l’utilisation d’une solution de digitalisation est un enjeu important pour les différents acteurs de la vie économique.
Aujourd’hui, l’éco-responsabilité et la démarche « 0 papier » sont de plus en plus au cœur de la stratégie RSE des entreprises. En plus d’améliorer les processus en les fluidifiant et en les automatisant, le recours à une solution de digitalisation offre la possibilité aux entreprises de faire un pas vers la transition énergétique, en combinant productivité et écologie sans avoir à faire de compromis en termes d’organisation et de croissance.
Utiliser une solution de digitalisation pour passer au « 0 papier » en entreprise
Vous l’aurez compris, ce processus d’avenir permet à bon nombre d’entreprises d’améliorer leur gestion quotidienne.
Toutefois, pour bénéficier des avantages du « 0 papier » en entreprise, il convient d’utiliser une solution de digitalisation performante et d’en connaître les différents atouts.
C’est ce que nous vous proposons de découvrir dans la dernière partie de cet article.
Collecter des données sur le terrain
Une solution de digitalisation, comme Kizeo Forms, est particulièrement utile pour remplacer les documents papier nécessaires aux interventions sur le terrain. Les équipes peuvent facilement récolter et échanger des données grâce à un outil de digitalisation.
Les informations sont ensuite transmises en temps réel, ce qui optimise l’efficacité des intervenants, tout en limitant le risque de perte d’informations précieuses.
Faire signer des documents numériques
L’utilisation de papier oblige généralement le client à signer un document qui peut facilement être perdu ou détérioré avant de rejoindre les bureaux.
Une solution de digitalisation offre non seulement la possibilité de réduire les déplacements supplémentaires pour faire signer des documents, mais elle permet également de clôturer rapidement des chantiers ou des contrats sans avoir à effectuer d’envois postaux ou à organiser de nouvelles réunions.
Établir des devis, des bons de commande et des factures
De la même manière, une solution de digitalisation est idéale pour rédiger des devis, faire signer des bons de commande ou éditer des factures. Cette alternative au papier permet de gagner un temps précieux en lien avec les démarches commerciales d’une entreprise.
À noter que, comme nous l’avons déjà mentionné dans cet article, l’émission de facture papier sera bientôt interdite. Opter pour une solution de digitalisation dès à présent peut vous permettre de gérer cette transition en toute simplicité et sans risquer de perdre des données précieuses le moment venu.
Gérer les ressources humaines
La dématérialisation des fiches de paie, des notes de frais ou de certains formulaires (demande de congé, demande de télétravail, ou décharge de responsabilité, par exemple) représente une économie de papier et d’organisation significative dans le cadre de la gestion des ressources humaines en entreprise.
Une solution de digitalisation permet de classer efficacement les différents documents électroniques en lien avec chacun des employés de l’entreprise, et ce, sur une seule et même plateforme.
Plus besoin de chercher les informations pendant des heures dans un dossier papier, ce qui représente un gain de temps significatif pour les sociétés !
Améliorer la gestion administrative d’une entreprise
Les entreprises de certains secteurs d’activité (environnement, énergie, BTP, etc.) sont souvent amenées à gérer plusieurs tâches administratives, par exemple l’édition de comptes-rendus, de procès-verbaux ou de formulaires de type Cerfa, par exemple.
Un outil digital comme Kizeo Forms permet de simplifier les tâches administratives, notamment grâce à sa bibliothèque de formulaires à remplir directement via un appareil mobile ou un ordinateur.
Que vous souhaitiez utiliser un modèle déjà conçu ou créer un formulaire entièrement adapté à vos attentes, une solution de digitalisation reste un atout de premier choix pour améliorer la productivité au sein du département administratif d’une entreprise.
Le « 0 papier » est un processus parfois difficile à mettre en place pour les entreprises. Toutefois, grâce à une solution de digitalisation, la transition est simplifiée et peut même s’avérer bénéfique pour la productivité d’une société.
Nous espérons donc que ces quelques informations au sujet des avantages du « 0 papier » en entreprise vous seront utiles et vous aideront à accélérer cette transition.
Né avec la passion de l’interaction humaine, ma carrière a toujours été centrée sur le service à la clientèle. Le globe-trotter en moi a exploré diverses cultures, apportant une dimension internationale à mon expertise. Partout où je suis allé, mon objectif a toujours été le même : placer le client au cœur de chaque action. Mon parcours chez Kizeo a commencé en tant que Chargé de Support, une position qui m’a permis de comprendre les besoins des clients sur le bout des doigts. Avec le temps, mon dévouement pour l’excellence relationnelle m’a propulsé au poste de Directeur du Service Clients. Aujourd’hui, je continue à prôner cette excellence, guidant mon équipe vers le même objectif.