Logiciels de Collectivités territoriales : guide d'achat
Qu'est-ce qu'un logiciel pour les collectivités locales en ligne ?
Définition
La dématérialisation des documents a engendré la création de différents outils informatisés, y compris pour les collectivités locales. Il s’agit de solutions programmées pour faciliter la majorité des tâches sous la responsabilité des administrations, comme la gestion des listes électorales. La majorité des services proposés par les collectivités sont pris en compte par ces solutions : finance, votes, attestation de territoire, etc.
Comment ça marche ?
En théorie, un logiciel développé pour les collectivités territoriales permet à celles-ci de répondre à leurs besoins en matière de gestion. Il automatise une grande partie des nombreuses tâches sous leur responsabilité, grâce à des modules intégrés dans le logiciel. Ces modules sont présentés sous forme de fonctionnalités. Ces dernières permettent notamment une gestion électronique de documents, essentielle pour la dématérialisation des activités. Elles prennent en compte toutes les actions réalisées par une collectivité, allant de la comptabilité à la gestion d’espace public en passant par les ressources humaines et la gestion des démarches administratives en ligne.
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel pour les collectivités locales en SaaS ?
Les outils de gestion tels que les logiciels pour les collectivités locales proposent différentes fonctionnalités dont ci-après les plus rencontrées :
Un outil de comptabilité
Les logiciels pour les collectivités répondent avant tout aux besoins des services comptables. Ils prennent en charge l’automatisation des opérations telles que la gestion des recettes et des dépenses. Cela peut se faire rapidement grâce à quelques clics.
La facturation périscolaire
Les logiciels pour les collectivités locales sont également adaptés au service petite enfance. Ils facilitent la gestion de leurs missions, de la gestion des cantines et des crèches aux saisies des différents dossiers tels que les informations sur les données de facturation.
La gestion des paies
Ce genre de logiciel est conçu pour faciliter les tâches sous la responsabilité d’un gestionnaire de paie. Pour ce faire, l’outil automatise différentes actions, notamment le calcul de toutes les paies. Il génère également une historisation des évènements de salaires pour permettre aux responsables de suivre de près le fonctionnement budgétaire de la collectivité.
Qui utilise un logiciel pour les collectivités locales en ligne ?
En général, ces logiciels sont conçus pour le secteur public en quête d’un outil à usage multi collectivités. Ils s’adressent à tous les services appartenant à une collectivité. C’est pourquoi ils sont programmés pour assurer diverses fonctionnalités, que ce soit au sein de la Mairie, d’une administration publique, des communautés ou encore des conseils généraux. Ce genre de solution peut être utilisé par toutes les collectivités souhaitant optimiser la gestion de la relation client au sein de sa communauté.
Pourquoi utiliser un logiciel pour les collectivités locales dans une entreprise ?
Avantages
- Il permet un gain de temps considérable
- Il optimise la communication au sein d’un service
- Il améliore le partage d’information
- Il permet de proposer des services en ligne tout en assurant leur efficacité
- Il facilite l’archivage des documents tout en assurant leur sécurité
Inconvénients
- Les logiciels gratuits pour les collectivités locales nécessitent un paiement pour permettre à l’utilisateur de profiter d’un support et d’une formation.
Comment choisir un logiciel pour les collectivités locales en ligne ?
Les collectivités souhaitant se lancer dans la transformation numérique doivent prendre en compte les critères suivants avant de choisir un logiciel automatisé.
L’ergonomie du logiciel : il est de rigueur que le logiciel choisi puisse être facile à utiliser, tant sur l’exécution des tâches que leur automatisation. Plus il est simple d’utilisation, plus il permet de gagner du temps dans la réalisation des projets et activités diverses.
La performance du logiciel : un logiciel de gestion pour les collectivités locales doit être capable de générer rapidement des analyses de productivité et assurer la comptabilité de l’organisme en temps voulu. De nombreux fournisseurs proposent un essai gratuit pour permettre aux utilisateurs de tester la capacité de leur outil.
La performance des machines utilisées : étant donné que les machines sont indispensables dans la dématérialisation, il est nécessaire de choisir un logiciel compatible avec les appareils utilisés par les collectivités et leur système d’exploitation.
Le coût du logiciel : les logiciels pour les collectivités locales sont disponibles à différents prix. L’idéal est de déterminer les fonctionnalités nécessaires et le budget afin de trouver le logiciel adapté.
Les logiciels pour les collectivités locales professionnels les plus connus
Pour collectivités locales
- OpenMairie
- OpenElec
- Segilog
- Odysee
Pour la petite enfance
Il est primordial pour le secteur public de recourir à des solutions de gestion pour assurer l’efficacité de ses nombreux services. Grâce à un logiciel pour les collectivités locales, les dirigeants et les équipes travaillant ensemble au sein d’un établissement public peuvent facilement proposer des téléservices tels que des démarches en ligne.
