Entrepreneurs : 9 conseils pour s'organiser efficacement en télétravail

Télétravail : un rêve pour de nombreux salariés, un cauchemar pour d’autres, un enjeu important pour de nombreuses entreprises en contexte de confinement et de post-confinement.

Le télétravail est aussi un enjeu pour de nombreux entrepreneurs qui souhaitent retrouver un équilibre de vie mais aussi gagner en performance dans la gestion de leur temps.

Le constat est simple : les répercussions de la crise sanitaire de la COVID-19 ne sont pas qu’économiques. De nombreuses études scientifiques consacrées aux répercussions de la pandémie sur les entrepreneurs soulignent que la gestion du stress, la surcharge psychologique et l’isolement sont ressentis par plus de 60 % des entrepreneurs comme les principaux risques d’épuisement liés à la situation actuelle.

À ces problématiques, viennent s’ajouter une dégradation de la qualité de leur sommeil et une perte de sens.

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Qu’est-ce que le télétravail ?

D’après l’article N° L1222-9 à 11 du Code du travail,

« le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication. »

Le Code du travail précise en outre que :

« En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés. »

Télétravailler nécessite donc d’organiser sa journée de travail à la maison, ou dans tout autre lieu que les locaux de l’employeur.

Une conclusion s’impose pourtant très vite : rester concentré en travaillant à la maison n’est pas toujours facile pour de multiples raisons :

• présence des enfants,
• difficulté de s’organiser à domicile,
• manque d’espace,
• ou nécessité de concilier les différentes activités de la vie professionnelle, familiale ou personnelle !

Je propose donc de développer dans cet article des bonnes pratiques en 9 conseils destinés aux entrepreneurs pour s’organiser efficacement en télétravail.

Étape 1 : créer une hygiène de travail indispensable à l’efficacité du télétravail

Conseil 1 — développez une attention efficace et performante

Comme je l’ai écrit dans mon livre : « Comment développer une intelligence prodigieuse ? » chez BookBoon éditions :

« L’attention est la capacité de fixer l’esprit sur un objet précis, mais aussi d’y prendre garde.

Étymologiquement, l’attention viendrait de “attendre”, dans le sens de patienter. C’est donc également une capacité qui nous permet de patienter dans l’attente d’un résultat futur.

Le manque d’attention peut avoir dans la vie ou à l’école (ou dans l’entreprise) des conséquences néfastes ».

Je vous conseille également d’être en harmonie avec votre Ikigai.

Pour développer une attention efficace et performante, des conditions sont nécessaires :

Conseil 2 — habillez-vous et gardez le rythme habituel

Habillez-vous et gardez le rythme habituel de vos journées même si garder votre pyjama est tentant. Travailler dans une tenue décontractée démobilise l’attention et la concentration, car l’inconscient est en mode « Détente ».

Ayez si possible un espace de travail dédié. Il est important pour l’efficacité du travail, surtout si vous êtes à la maison, d’avoir un espace propice à la concentration. En effet, le cerveau humain a besoin pour être efficient de focalisation, c’est-à-dire de n’avoir qu’une seule chose à faire à la fois.

Des études de l’Université d’Utah ont démontré sans ambiguïté que le cerveau de l’être humain n’est pas multitâche. Le résultat de ces études ne peut être plus clair :

aux différentes expériences, l’efficacité des participants se considérant comme excellents en « multitâche » diminuait d’au moins 40 % par rapport aux autres et leur niveau de stress augmentait considérablement !

La vérité : le multitâche est un mythe ! Les personnes qui se considèrent comme très multitâches auront tendance à être impulsives, à la recherche de sensations fortes et trop confiantes en leur capacité à jongler avec plusieurs tâches en même temps pour obtenir de bons résultats !

Conseil 3 — imposez-vous des horaires de travail

Imposez-vous des horaires de travail pour votre journée de travail à distance, comme si vous étiez réellement au bureau. Vous voilà libéré des contraintes liées aux déplacements entre votre domicile et votre bureau. La gestion de votre emploi du temps est donc plus flexible, mais la nature ayant horreur du vide, vous risquez de tomber dans l’agitation.

L’agitation est un système de défense passif qui consiste à remplir son emploi du temps de plein de choses qui ne sont pas en lien avec le travail à fournir et les objectifs (ici professionnels). C’est donc un bon moyen de vous autosaboter et de limiter votre productivité.

Dans la gestion de vos horaires de travail, pensez également à prévoir des pauses. Prendre régulièrement quelques minutes pour vous aérer, faire un peu de marche en plein air ou simplement pour vous détendre en prenant de la distance vous permettra d’être plus productif.

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Étape 2 : organiser votre travail et vos activités professionnelles

Conseil 4 - utilisez des to-do list et des outils

Utilisez des to-do list et des outils pour gérer vos projets professionnels dans le temps.

Vous connaissez certainement la métaphore des gros cailloux. Cette allégorie est souvent utilisée dans les formations sur la gestion du temps. Elle nous apprend que nous devons placer en priorité les tâches les plus importantes et celles qui apportent le plus de valeur ajoutée à notre travail, car sinon, il n’y aura plus de place pour elles ensuite.

Conseil 5 — pensez à tenir votre agenda à jour

Pensez également à tenir votre agenda à jour ! Prenez l’habitude d’y noter également les temps de pause, les temps de trajet en fonction des distances à parcourir, des espaces pour gérer les imprévus ou les urgences. J’accompagne de nombreux clients qui n’utilisent leur agenda que pour noter les réunions importantes ou les rendez-vous clients, c’est une grosse erreur, car nous passons au moins 25 % de notre temps à gérer des choses non planifiées. Et cela se prévoit dans l’agenda !

Conseil 6 — gardez le contact avec vos collègues

Gardez le contact avec vos collègues et pensez à faire régulièrement des points avec vos équipes. L’être humain est un animal social. Nous avons besoin de contact et de relation sociale. C’est probablement l’un des points les plus importants en télétravail.

Conseil 7 — pensez formation

Pensez formation. Travailler seul à la maison ou à plusieurs au bureau sont des choses très différentes. Vous aurez probablement besoin d’acquérir de nouvelles compétences ou de nouvelles soft skills pour vous adapter. Adopter le réflexe formation professionnelle continue est un bon moyen de rester dans la course, même quand on est patron !

Conseil 8 — organisez-vous aussi avec votre famille

Organisez-vous aussi avec votre famille ! Travailler à la maison, avec le conjoint et les enfants à domicile demande de l’organisation et souvent de la négociation. Chacun doit pouvoir avoir un espace propre en journée, qui facilite la cohabitation, surtout si votre conjoint télétravaille également. Pensez à planifier les repas, les pauses, les appels téléphoniques et les téléconférences afin que chacun puisse être au calme et bénéficier d’une concentration maximale durant son temps de travail.

Conseil 9 — déconnectez

Le droit à la déconnexion, ce n’est pas que pour les salariés ! Si vous êtes entrepreneur, pensez aussi à prendre du temps pour faire du sport, pratiquer votre loisir favori, rencontrer des amis ou simplement vous détendre dans la nature.