[Tuto] Comment déployer la méthode OKR, simplement et efficacement, grâce à la technologie ?

Depuis déjà plusieurs années, le modèle de management classique « top down » est totalement remis en question. Les employés souhaitent être davantage écoutés par leurs managers, impliqués dans les choix et stratégies, et recevoir des feedbacks réguliers. Et, surtout, ils veulent un emploi qui a du sens et contribue clairement au succès et à la raison d’être de l’entreprise.

Aujourd’hui, définir des objectifs en début d’année pour ne les évaluer qu’en fin d’année n’a donc plus aucun sens. La pandémie nous l’a prouvé : les entreprises et leurs employés doivent être capables de s’adapter rapidement aux nouvelles priorités, en présentiel comme en télétravail. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent une méthode de management beaucoup plus agile et moderne : les OKR (Objectives and Key Results), pour des objectifs clairs associés à des résultats clés mesurables.

Cette méthode permet de donner du sens au rôle de chacun à tous les niveaux de l’organisation. Elle consiste à définir ensemble des objectifs individuels, collectifs et transversaux alignés sur la stratégie et la raison d’être de l’entreprise. Les équipes décident ensuite de la façon dont elles vont atteindre ces objectifs pour obtenir les résultats clés et mesurables qui y sont associés.

Méthode OKR, par où commencer ?

Contrairement aux idées reçues, la méthode OKR est une approche managériale adaptée à tous les services de l’entreprise : les managers et leurs équipes traduisent les objectifs stratégiques de l’entreprise en OKR (souvent trimestriels) en listant simplement 3 à 5 objectifs individuels et collectifs auxquels ils associent un maximum de 3 résultats clés mesurables.

Le but est donc que les missions des collaborateurs soient alignées sur celles de l’entreprise, puis de pouvoir les ajuster au fil de l’eau si nécessaire pour rester en phase avec les priorités du business. La démarche doit être agile et les managers doivent adopter une posture de managers-coachs pour guider leurs équipes dans la réalisation de ces objectifs, tout en leur laissant une autonomie totale sur les moyens choisis pour plus de responsabilisation.

Les 6 étapes à suivre pour bien définir un Objectif ou OKR

1. Donner un cadre stratégique aux équipes

Partager les axes stratégiques de l’entreprise avec les collaborateurs est une première étape essentielle pour réussir le déploiement du management par OKR. Ils seront le point de départ et la source d’inspiration des différents services et départements au moment de créer leurs OKR, qu’ils aligneront sur ces stratégies.

Ces objectifs (5 maximum) doivent être de nature transversale ou globale et calés sur le prochain cycle de management (trimestriel, semestriel ou annuel).

2. Définir des Objectifs

Tout d’abord, il faut identifier et décrire l’Objectif. Ce dernier correspond à ce que l’on souhaite réaliser en mobilisant l’organisation, l’équipe ou la personne concernée.

L’Objectif doit donc être aligné sur l’un des axes stratégiques de l’entreprise et atteignable pour éviter que les collaborateurs ne soient démotivés dès le départ. Mais il doit aussi être ambitieux pour booster l’engagement de tous et permettre aux équipes de progresser ensemble.

3. Traduire les Objectifs en résultats clés (Key Results)

Une fois défini, l’Objectif doit être traduit en résultats clés (Key Results), qui serviront ensuite à mesurer l’efficacité des actions menées pour atteindre cet Objectif.

Ces résultats clés doivent bien entendu être chiffrés pour être mesurables. On peut utiliser :

• une date,
• un pourcentage,
• un montant,
• un nombre,
• ou toute autre donnée qui permettra de mesurer ces résultats clés et de constater que l’Objectif a été atteint, ou pas.

Il est conseillé d’avoir un maximum de 3 résultats clés par Objectif. Cela permet de se focaliser sur ce qui est le plus important et de simplifier le suivi de l’ensemble des OKR à chaque niveau.

4. Impliquer les équipes

Il est essentiel d’échanger avec les membres de l’équipe à chaque étape des objectifs, depuis leur définition jusqu’à leur mesure finale, pour s’assurer qu’ils seront les premiers acteurs de la réussite de leurs OKR.

Il ne s’agit pas ici de faire du micro-management mais, au contraire, de donner aux managers et équipes le choix de leur stratégie pour atteindre leurs OKR et les laisser décider eux-mêmes de la manière dont ils souhaitent traduire leurs objectifs en résultats clés.

5. Mettre le management au service du succès des équipes

Une fois le plan OKR défini, il faut l’exécuter et s’adapter aux éventuels imprévus, obstacles ou même nouvelles idées qui ne manqueront pas d’apparaître chemin faisant.

Le management de proximité jouera alors un rôle clé et devra passer d’une posture de « command & control » à celle de manager-coach. Un suivi régulier permet des échanges pertinents et constructifs pour trouver les meilleurs moyens et approches, et réussir les OKR. Chaque manager ou un membre de l’équipe pourra ainsi remonter rapidement les points bloquants pour en discuter avec le management et avancer rapidement.

☝️ Compte tenu du développement important du télétravail, il est essentiel d’avoir un outil digital moderne pour communiquer efficacement à distance et faciliter cette conversation continue entre managers et équipes.

6. Faire le bilan et ajuster les Objectifs

Une fois le cycle de management (trimestriel, semestriel ou annuel) terminé, la démarche OKR se poursuit avec une étape clé qui se déroule en 2 temps et va permettre de préparer le cycle suivant :

1. Le bilan : c’est l’évaluation de l’atteinte des Objectifs via les résultats obtenus correspondant à chacun des Key Result. Il est aussi indispensable d’analyser ce qui a aidé ou freiné la performance, d’identifier ce qui n’a pas fonctionné pour être plus efficace par la suite. Il faudra favoriser une approche très collaborative dans cette analyse et célébrer tous les succès pour valoriser le rôle de chacun.
   
   
2. L’alignement : c’est le moment de mettre à jour les résultats clés (KR) et d’ajuster les objectifs (O) en s’assurant que ces nouveaux OKR sont toujours alignés sur les axes stratégiques de l’entreprise.

Tutoriel : mise en place de la méthode OKR avec la solution Zest

L’utilisation d’une solution web et mobile telle que la suite digitale Zest simplifie le déploiement opérationnel de la méthode OKR.

Il est important que l’application utilisée soit mobile first, donc également accessible depuis une tablette ou un smartphone. Cela permettra d’attribuer également des OKR aux employés de terrain (dans les magasins ou les entrepôts, sans ordinateur ni email professionnels) et de les embarquer dans la stratégie et la raison d’être de l’entreprise.

Dans ce tutoriel, nous allons vous montrer comment utiliser l’outil Zest pour :

• définir des objectifs,
• y attribuer des résultats clés mesurables,
• impliquer les collaborateurs,
• mettre le management au service des équipes,
• évaluer puis réajuster les objectifs.

Imaginons Viviane, responsable RH dans une ETI. Le département RH a décidé que l’un des objectifs du trimestre sera d’améliorer l’engagement des collaborateurs de l’entreprise.

Viviane doit donc définir des actions clés qu’elle mènera avec ses collègues, pour atteindre cet objectif.

Étape 1

Pour créer ses OKR, elle se connecte à son compte Zest sur son ordinateur, ou via l’application mobile sur son smartphone ou sa tablette.

La fonctionnalité OKR se trouve dans le menu à gauche et fait partie du Pilier « Réussir » de la suite digitale Zest. Elle obtient alors une vue globale des OKR en cours (s’il y en a) et de leur état avancement.

Elle clique sur « Créer un OKR » pour commencer.

Ensuite, elle indique le titre de son Objectif (O) : « Augmenter le niveau d’engagement des collaborateurs ». Elle a alors la possibilité d’ajouter, ou pas, une description pour son Objectif. Puis, elle doit choisir une date de début et de fin (temps imparti pour atteindre son Objectif).

Une fois les dates choisies, elle clique sur « Prochaine étape ».

Des « Zest tips » sont disponibles pour guider Viviane et l’aider à créer un Objectif pertinent pour elle et son équipe :

Étape 2

Pour impliquer son équipe, Viviane peut ajouter des contributeurs. Un contributeur est un collaborateur qui contribuera à cet OKR.

Chaque contributeur reçoit une notification lui indiquant qu’un OKR lui a été assigné par Viviane.

Dans Zest, un « contributeur » peut modifier les tâches et la progression de l’OKR qui lui a été assigné. Il ou elle est libre d’accepter ou de refuser de participer à un OKR.

Étape 3

Viviane doit maintenant choisir la visibilité de son OKR, c’est-à-dire sélectionner les personnes qui pourront accéder aux informations et activités relatives à l’OKR.

Trois modes sont disponibles :

• Privé : Viviane et les contributeurs qu’elle a ajoutés à l’OKR sont les seuls à y accéder.
  
  
• Partagé : en plus de Viviane et de ses contributeurs, son manager et les administrateurs de son département peuvent accéder à l’OKR pour en faire le suivi.
  
  
• Public : toute l’entreprise peut accéder à l’OKR créé par Viviane dans le but d’aligner tous les OKR.

Viviane décide de partager son OKR avec les responsables des différents départements, en plus des contributeurs qu’elle a choisis. Elle choisit donc l’option « Partagé » puis clique sur « Prochaine étape ».

Étape 4

Le moment est venu de définir les « Key Results » (KR) ou résultats clés, qui lui permettront par la suite de mesurer si son OKR a été atteint. Des « Zest tips » sont également disponibles pour cette étape.

Viviane définit 3 Key Results et indique les collaborateurs (ou contributeurs) qui en seront responsables. Elle clique ensuite sur « Créer » pour finaliser la création de son OKR.

Son OKR est désormais visible depuis son interface utilisateur et Viviane, ainsi que les contributeurs, peuvent suivre son état d’avancement en temps réel.

Étape 5

L’équipe travaille ensemble sur le suivi et la progression de l’OKR.

L’état d’avancement de l’OKR peut être facilement modifié et des commentaires peuvent être ajoutés. Les experts Zest recommandent de mettre à jour la progression des Objectifs et Key Results 1 fois par mois.

Ces modifications sont ensuite visibles par toutes les personnes ayant accès à l’OKR.

Tout est prêt ! Maintenant, Viviane et son équipe peuvent discuter de l’état d’avancement de leurs OKR lors de points réguliers dans Zest.