[Étude de cas] Comment structurer ses processus de recrutement et réduire son budget de multidiffusion

La numérisation des processus de recrutement est l’un des grands défis des ressources humaines ces dernières années. Les recruteurs sont amenés à consulter des CV toujours plus nombreux et à y dénicher LA perle rare pour l’entreprise.

Cette analyse de profil nécessite du temps alors que les recruteurs doivent jongler avec d’autres tâches chronophages. À cela, viennent s’ajouter la charge mentale qui pèse sur eux au quotidien et la nécessité de sélectionner leur candidat le plus objectivement possible.

Mais heureusement, il existe des solutions comme Taleez qui permettent de centraliser les recrutements et d’en automatiser certaines tâches afin de gagner en temps et en efficacité.

Dans cette étude, Julien Lagrange, content manager chez Taleez, nous fait vivre le retour d’expérience de Thomas Laigo, chargé de recrutement chez Incomm. Découvrons ensemble ce logiciel de gestion et de multidiffusion des recrutements à travers cette success story.

À propos d’Incomm

Depuis plus de 14 ans, Incomm accompagne les entreprises dans leur communication multisupport (digitale et print). Cette agence met sa créativité et son professionnalisme au service de ses 4000 clients, traitant autant avec des artisans ou des PME qu’avec des grands groupes ou des institutions.

Initialement installée près de Bordeaux, Incomm possède aujourd’hui 13 agences dans les plus grandes villes de France ainsi qu’une agence en Belgique.

Ce développement français et européen a également des conséquences sur le recrutement puisque le pôle RH est amené à attirer des talents étrangers.

Arrivé en mai 2019, Thomas Laigo, chargé de recrutement, a bien voulu nous accorder de son temps pour mieux comprendre leurs enjeux et leurs problématiques.

Un marché du recrutement à deux vitesses

Incomm recherche principalement des talents dans deux secteurs d’activités : IT et commerce.

Pour chacun de ces domaines, les critères de sélection diffèrent et s’adaptent à la réalité du marché.

La sélection de profils IT pertinents

Les besoins d’Incomm en design et en développement web nécessitent des profils seniors majoritairement ainsi que des profils juniors ne bénéficiant pas d’une grande expérience professionnelle.

« Pour tous nos recrutements IT, nous ne rencontrons pas de difficulté à trouver des candidats. Incomm a même développé des partenariats avec des écoles spécialisées pour dénicher des perles rares lors de leur formation ! »

Le principal défi pour ces profils est le tri et la sélection des nombreuses candidatures.

L’attractivité pour les profils commerciaux

L’agence cherche également à renforcer son équipe commerciale grâce à des commerciaux terrain permettant de couvrir sa zone de chalandise. Le réseau d’agences souhaite développer son influence à travers toute la France ainsi que l’Europe.

La recherche et la sélection de CV de commerciaux sont plus problématiques. Pour réussir à attirer des profils pertinents, Incomm travaille sur sa marque employeur ainsi que sur une politique inbound recruiting.

L’inbound recruiting est inspiré de l’inbound marketing : au lieu d’aller chercher vos candidats, ce sont eux qui viennent à vous. Le but est donc de déployer un éventail d’outils (blog, livre blanc, newsletter, site carrière…) et d’actions (communication, interview employeur…) qui généreront de l’intérêt pour votre entreprise et vos offres d’emploi auprès de vos candidats.

Cela rompt avec la vision traditionnelle du recruteur qui ne fait « que » publier des offres d’emploi.

Dans le cas que nous étudions, Incomm a su développer sa marque employeur grâce à un site carrière attrayant, dynamique et à une communication audacieuse.

Les défis qu’ils ont dû relever

Les trois problématiques auxquelles Incomm a dû faire face sont :

• centraliser les processus et les actions pour améliorer l’efficacité des recrutements,
• coordonner les campagnes de recrutement sur un réseau de 13 agences,
• attirer les bons profils et talents en développant une marque employeur forte et une expérience candidat simple et efficace.

La mise en place d’une solution adaptée à leurs besoins

Pour une gestion centralisée et une multidiffusion automatique des offres d’emploi

Avant de démarrer avec Taleez, Thomas Laigo et l’équipe d’Incomm ne disposaient pas d’une solution de gestion et de diffusion des recrutements. Aucune politique de coordination n’était mise en place au sein des différentes agences ce qui donnait lieu à différentes stratégies.

Les annonces étaient systématiquement diffusées sur Indeed et parfois sur Pôle Emploi. Le sourcing candidat était mené de manière ponctuelle au sein de leur propre réseau et sur Linkedin. Si le nombre de candidatures ne décollait pas, les offres étaient sponsorisées sur Indeed ce qui générait un budget diffusion assez colossal.

« Mon arrivée chez Incomm en tant que responsable du recrutement avait donc pour but de créer et coordonner notre politique de recrutement. Réduire les coûts de diffusion et avoir de meilleurs rendements en somme. Pour réussir ces deux missions, nous devions nous équiper d’un ATS. »

Leurs critères de choix : pourquoi Taleez

Le choix d’Incomm s’est porté sur Taleez après un benchmark des autres solutions existantes. Leurs besoins ont très vite été cernés par notre équipe et nous avons échangé sur leurs usages et les fonctionnalités qui les aideront dans leur quotidien.

5 caractéristiques de Taleez ont retenu leur attention :

• Les fonctionnalités de gestion des recrutements et des candidatures proposées (pipeline personnalisable, commentaires partagés, CVthèque, multidiffusion automatique, statistiques de recrutement…),
• Un site carrière personnalisable pour mettre en avant sa marque employeur,
• La flexibilité de notre solution et ses évolutions techniques adaptées,
• La réactivité de notre support client et le relationnel de toute l’équipe,
• Notre prix compétitif en comparaison avec d’autres solutions du marché.

Incomm a su mettre en avant sa marque employeur grâce à son site carrière, généré par Taleez.

L’abonnement Pro souscrit par Incomm est adapté à leurs besoins notamment concernant la création de workflows (automatisation de tâche) et la possibilité de consulter des statistiques sur leurs recrutements (sourcing, temps de clôture d’un recrutement, temps moyen passé par un candidat dans une étape…).

Comme pour l’ensemble de nos clients, nous avons fait une démonstration de notre outil puis nous avons mis en place un accompagnement personnalisé afin de suivre les évolutions de leurs besoins.

Les bénéfices constatés

L’utilisation de Taleez a changé le quotidien de Thomas et des managers d’Incomm sur plusieurs aspects.

Rééquilibrage des budgets de diffusion des annonces

En ce qui concerne la question budgétaire, Thomas a croisé les taux de retour de CV avec le budget alloué à chaque annonce ou campagne de recrutement. En analysant également les sources des candidatures (Indeed, Pôle Emploi…) grâce à la fonction Analyse de son compte, il a pu déterminer quels canaux étaient performants. Avec ces informations en main, il a recentré la diffusion sur quelques sites d’emploi et a redistribué le montant restant.

En conclusion, Incomm a économisé sur son budget total de diffusion et a augmenté son taux de candidatures reçues.

La diffusion des offres d’emploi est un poste de dépense important pour les recrutements. Taleez négocie des tarifs avantageux avec plus de 70 sites d’emploi.

Création d’une expérience candidat attirante et fluide

Pour créer une expérience candidat personnalisée et simplifiée, Thomas a défini ses propres pipelines de recrutement et ses formulaires de candidatures personnalisées en fonction du profil recherché.

Ainsi, les candidats peuvent postuler plus rapidement et mieux comprendre les attentes et les besoins liés au poste. Pour le recruteur, cela représente des candidatures plus pertinentes et une meilleure relation candidat — recruteur.

Vue recrutement, Thomas Laigo peut visualiser l’avancée, le nombre de candidats et les étapes clés de chacun de ses recrutements.

Réduction du temps de recrutement

Pour finir, l’équipe d’Incomm (responsable de recrutement et managers) a gagné un temps considérable sur ses tâches quotidiennes grâce à la multidiffusion automatique des offres et aux fonctions collaboratives.

« Que ce soit pour consulter un CV, analyser une candidature nous utilisons les fonctionnalités collaboratives de Taleez comme les commentaires, mentionner un collaborateur. Nos processus de recrutement ont gagné en fluidité et en efficacité ! »

Conclusion

La digitalisation des processus de recrutement ne cesse de séduire de plus en plus d’entreprises. Pour cause, les avantages pour les recruteurs sont nombreux : réduction des coûts liés au recrutement, candidatures plus pertinentes, meilleure attribution des tâches, efficacité et implication accrues de la part des collaborateurs, etc.

La crise sanitaire du COVID-19 a démontré l’efficacité de ces solutions de gestion et de diffusion des recrutements grâce à leurs fonctionnalités collaboratives, accessibles en ligne.

Incomm a anticipé cette tendance, en structurant et modernisant ses processus de recrutement grâce à Taleez.

Leurs besoins nécessitaient des fonctionnalités adaptées (multidiffusion automatique, gestion collaborative, commentaires et mentions partagés, statistiques de recrutement…).

Dans un premier temps, l’entreprise a mis en place une politique de recrutement structurée pour ses 13 agences. Cela lui a permis de gagner en efficacité sur la qualité du traitement des candidatures tout en libérant un temps précieux. Temps qui lui a permis d’analyser ses statistiques de recrutement et de détecter les points bloquants (parcours candidat, site d’emploi donnant peu de candidatures…).

Enfin, Incomm a pu réduire son budget de diffusion d’annonce en analysant les taux de candidatures de chaque site d’emploi et en réajustant les montants alloués.

Article sponsorisé. Les contributeurs experts sont des auteurs indépendants de la rédaction d’appvizer. Leurs propos et positions leur sont personnels.