Créez vos feuilles de pointage sur mesure pour vos salariés (+ exemple)

La feuille de pointage est essentielle en entreprise. Elle sert à contrôler et à calculer le nombre d’heures travaillées des salariés. Qu’il se présente sous forme papier ou numérique, ce relevé offre bien plus qu’un suivi du travail effectif.

Il permet entre autres de mesurer l’absentéisme, de déterminer les heures supplémentaires ou d’optimiser la gestion des ressources humaines.

Comment mettre en place un système de pointage efficace ? Quelles sont les données à collecter ? Quels outils peuvent faciliter le pointage ? Notre guide répond à toutes ces questions.

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Qu’est-ce qu’une feuille de pointage salarié ?

Feuille de pointage : définition

La feuille (ou fiche) de pointage salarié est un document papier ou numérique provenant d’un dispositif de pointage des heures. Elle récapitule les heures travaillées d’un salarié, en précisant :

• les heures de prise de poste et de départ ;
• les heures de début et de fin de pause.

👉Ce relevé est indispensable à l’employeur pour :

• calculer les heures de travail mensuelles et annuelles,
• et pour valider les heures supplémentaires, les RTT (réduction du temps de travail)…
• faire le point sur l’absentéisme d’un individu, d’un service ou de l’entreprise, dans l’optique de mieux gérer les équipes.

Quel est le cadre légal d’une feuille de pointage salarié ?

En application de l’article L3171-2 du Code du travail relatif au contrôle de la durée de travail, l’employeur est tenu de justifier et de documenter les temps de travail et de pauses de ses salariés.

Cependant, le Code du travail ne précise aucune disposition légale particulière sur la feuille de pointage en entreprise. Il n’évoque aucun système particulier, ni type de support (papier ou numérique), ni contenu spécifique.

💡La loi stipule uniquement une durée de conservation et les modalités de mise à disposition et d’accès.

Difficile dans ce cas-là, pour un employeur, de mettre en place un dispositif de pointage pratique et efficace sans empiéter sur les libertés individuelles ! Il doit donc trouver une solution adaptée à ses obligations, à l’organisation du travail dans son entreprise et au respect des droits et des libertés.

☝️L’employeur peut alors opter pour une feuille de pointage papier s’il le souhaite, comme pour un système numérique plus élaboré.

🚨Important : l’employeur et l’employé doivent tous les deux être attentifs au contenu des fiches de pointage salarié. Car comme celles-ci collectent différentes données, elles peuvent constituer des preuves juridiques en cas de litiges.

Quelle est la durée de conservation ?

Les feuilles de pointage salarié doivent être gardées par l’employeur pendant 1 an, en tant que document servant à la Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation (source : Service Public). Elles peuvent à tout moment être réclamées lors d’un contrôle de l’inspection du travail ou de l’URSSAF.

Un délégué du personnel ou un salarié peut aussi demander à consulter les fiches de pointage :

• le premier pour s’assurer de la durée de travail des salariés,
• le second dans le cadre de l’exercice de son droit d’accès et de rectification des données informatisées ou numérisées.

👉 Enfin, l’employeur doit être mesure de présenter les feuilles de pointage en cas de litiges :

• sur le paiement des salaires, des heures supplémentaires ou des jours de repos ;
• avec l’administration fiscale sur le règlement des cotisations et des taxes salariales.

Les différents types de feuilles de pointage salarié

Il existe plusieurs méthodes pour réaliser des fiches de pointage salarié :

• via des pointeuses mécaniques, des badgeuses, des pointeuses mobiles ou des pointeuses biométriques ;
• les feuilles Excel ;
• les logiciels accessibles depuis un smartphone ou un ordinateur.

Selon les entreprises et leur secteur d’activité, ces relevés peuvent être quotidiens, hebdomadaires ou mensuels.

💡Bon à savoir : dès lors qu’un système de pointage est mis en place dans l’entreprise, les salariés sont tenus de s’y conformer. Ils ne peuvent pas s’opposer au relevé de leurs heures travaillées. Les employés s’exposent à une sanction disciplinaire pouvant aboutir à un licenciement, en cas de refus, d’oubli ou de fraude.

Quelles sont les informations à inclure sur une feuille de pointage salarié ?

Les mentions obligatoires

Pour remplir son rôle, une fiche de pointage salarié se doit de comporter les champs suivants :

• l’identité du salarié (nom et prénom) ;
• la période (semaine ou mois) et l’année ;
• le jour de travail ;
• l’heure de prise et de fin de poste ;
• l’heure de début et de fin de pause ;
• le récapitulatif des heures travaillées dans la journée ;
• le récapitulatif des heures effectuées dans le mois.

Les mentions supplémentaires

Selon l’organisation de l’entreprise et du temps de travail, la feuille de pointage salarié peut intégrer d’autres données, par exemple :

• un nom d’équipe s’il s’agit d’un travail collectif ;
• les absences, les jours de repos, les jours de congés payés…

Comment créer sa propre feuille de pointage salarié ?

Les logiciels de pointage

En automatisant le suivi des horaires des salariés, les logiciels de pointage permettent aux responsables d'encadrer plus efficacement la production du personnel grâce à une gestion minutieuse du temps de travail.

Pour cela, ces outils fonctionnent généralement avec différents dispositifs tels que :

• les badges RFID,
• l'identification biométrique,
• ou la pointeuse électronique.

Ces dispositifs remplacent la traditionnelle feuille de pointage et évitent les falsifications, tout en offrant une utilisation simple et un gain de temps considérable dans le comptage du temps de travail effectif.

Les logiciels de gestion des temps et des activités

Les solutions GTA (gestion des temps et des activités) englobent de nombreux outils pratiques et performants assurant un suivi et un reporting des temps de travail efficaces. Elles peuvent se déployer sur différents supports (ordinateur, tablette, téléphone…) et peuvent être utilisées par le salarié, le chef d’équipe ou le manager.

Les logiciels GTA permettent une automatisation des tâches (calculs, notification, partage…), qui fait gagner du temps aux salariés, aux équipes RH et aux dirigeants.

👉 Exemples de solutions : 

• Eurécia Suivi des temps, module du SIRH Eurécia, simplifie la gestion des temps de vos collaborateurs. Il suffit à ces derniers de badger ou de remplir leurs feuilles d’heures en ligne, en quelques clics. Vous contrôlez ensuite en temps réel les horaires, pour détecter d’éventuelles anomalies et rester en conformité avec la durée légale du travail, puis validez les feuilles de pointage. Toutes les données sont centralisées au sein du logiciel, de sorte à faciliter les prises de décision et automatiser le calcul de la paie.
  
  
• Factorial est une solution qui facilite le travail des RH en centralisant le temps de travail des salariés. En plus de proposer une pointeuse digitale avec QR code, elle permet de synthétiser le volume horaire travaillé et de créer des plannings optimisés. Les heures travaillées se synchronisent automatiquement avec le portail de chaque employé et des rapports personnalisés sont disponibles. L’interface fluide et moderne promet un réel gain de temps autant pour les employés que les managers !
  

Les modèles et exemples de feuilles de pointage salarié à utiliser

Il existe par ailleurs en ligne une multitude de modèles de fiches de pointage salarié à télécharger et/ou à imprimer. Ces exemples développés sous Excel permettent de mettre en place rapidement un système de pointage et un suivi des heures. Ils peuvent suffire pour les petites entreprises ou les organisations de travail simples.

Cependant, ces modèles sont limités. Les données doivent être saisies manuellement, par le salarié lui-même ou le manager, ce qui demande du temps et ce qui induit des risques d’erreur.

Les formats papier peuvent s’abîmer facilement, se perdre et se détruire, ce qui rend le suivi des heures peu fiable. Ce support engendre par ailleurs des coûts matériels (papier, impression…) et mobilise du temps sans grande valeur ajoutée.

Si vous souhaitez tout de même commencer par une version Excel, voici notre modèle Excel de feuille de pointage mensuel :

Comment utiliser les données de la feuille de pointage salarié pour améliorer la productivité et l’efficacité de son entreprise ?

La fiche de pointage salarié est essentielle pour calculer précisément les heures travaillées et tout ce qui en découle (RTT, primes, heures supplémentaires…). Mais son utilité va au-delà.

En effet, les données collectées sont autant d’éléments qui servent à une meilleure gestion du temps de travail et à une meilleure productivité. Par exemple, connaître en temps réel quels sont les salariés présents et absents permet d’adapter la composition des équipes selon les tâches ou les missions à réaliser. Cela permet aussi de valoriser les compétences des employés et d’évaluer leurs performances.

Mettre en place un système de pointage avec un enregistrement précis des heures d’entrée et de sortie permet aussi de limiter les éventuels conflits et de réduire les erreurs ou les malentendus.

Enfin, noter les heures travaillées et les pauses est un bon moyen de constater des surcharges de travail. L’employeur peut ainsi agir en fonction soit en réorganisant le planning, soit en réalisant des recrutements supplémentaires.

Les feuilles de pointage apportent aussi des bénéfices aux salariés. Elles assurent un calcul juste et transparent des heures travaillées, et donc une rémunération adaptée en conséquence.

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Feuille de pointage salarié : on résume !

Toute entreprise a l’obligation légale de suivre et de gérer le temps de travail de ses salariés. Car en cas de contrôle ou de litige, elle doit justifier les périodes de travail de ses employés. Tenir une feuille de pointage quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle apparaît alors indispensable.

Pour cela, l’employeur est libre de choisir son dispositif et son support : saisie manuelle sur document papier, badgeuse avec contrôle d’accès, logiciel de gestion de temps et des activités… Cette dernière solution est idéale pour s’assurer de la fiabilité du processus, de la protection des données et des tâches automatisées.