7 astuces pour motiver vos collaborateurs à pointer

Dans le cadre de l’installation d’un nouveau système de pointage, une étape obligatoire du point de vue de la loi est d’informer aussi bien vos représentants du personnel, que le personnel lui-même. Ce qui nous intéresse ici est plutôt de savoir comment aller au-delà de cette obligation légale, et faire en sorte que tous les collaborateurs acceptent votre nouvelle solution de gestion du temps.

Pour bon nombre de collaborateurs, la pointeuse serait vue comme un outil de contrôle visant uniquement à surveiller les salariés dans la réalisation effective de leurs horaires de travail. Ainsi, elle révèlerait un manque de confiance des employeurs envers leurs collaborateurs et non un levier visant à optimiser l’organisation du travail, la gestion des plannings, à simplifier le calcul des heures supplémentaires et à aménager les temps de travail.

La motivation, la mobilisation et l’engagement des salariés devraient être au cœur des préoccupations des gestionnaires. Tous les collaborateurs sont différents et ils n’ont pas tous les mêmes facteurs de motivation. Il faut donc trouver des manières créatives de les motiver et de les impliquer.

Quelques astuces existent et vous permettent de préparer au mieux l’arrivée d’une pointeuse au sein de votre organisation.

Astuce n° 1 : Présenter votre logiciel de pointage en toute transparence lors d’une réunion d’information

Prévoir une note de service en amont de l’arrivée d’une pointeuse est l’une des premières étapes au bon déploiement de votre nouvel outil de pointage. Très souvent, cette note de service contient des informations sur :

• l’arrivée d’un nouvel outil,
• ainsi que la date de mise en service.

💡 Notre premier conseil est d’ajouter à cette note de service la date d’une réunion où tous les collaborateurs seront conviés pour une présentation en toute transparence du nouvel outil de pointage.

Installer une pointeuse en entreprise est une décision importante qui va apporter son lot de changements. Tout ceci doit être anticipé. Le plus difficile sera de démontrer qu’il ne s’agit pas que d’un moyen de fliquer son personnel et de contrôler les temps de pause. L’objectif est ici de motiver votre décision afin qu’ils ne considèrent pas cette pointeuse comme un moyen de les surveiller.

Soyez transparent et transmettez-leur des informations claires et précises concernant le mode d’utilisation et le recueil de leurs données. Effectuez des démonstrations et présentez-leur les résultats lors de la réunion.

L’arrivée d’une pointeuse appelle aussi à de nouvelles fonctionnalités. Énoncez les nouvelles possibilités pour vos collaborateurs, outre l’enregistrement précis des horaires de travail.

Avec un logiciel de gestion des temps de travail tel que MYTIME, ils pourront, en toute simplicité :

• faire une demande de congés, de télétravail ou d’absence ;
• consulter leur compteur de congés payés et de récupération ;
• obtenir leur planning depuis leur application mobile et être informé en temps réel en cas de changement.

Ils n’auront plus de demandes écrites à fournir, tout se passera désormais dans le logiciel où le salarié pourra consulter en temps réel l’état de sa requête.

Changer les habitudes du personnel peut parfois être compliqué. Cependant, une pointeuse peut également leur offrir de nombreux avantages.

Astuce n° 2 : Utilisez le phénomène de l’effet miroir et évoquez tous les points positifs d’une pointeuse

L’effet miroir expliqué par la théorie des perceptions contradictoires de G. de la Rupelle et M. Kalika consiste à confronter un effet facilitateur à un effet contraignant, afin d’améliorer l’usage de dispositifs de contrôle et de surveillance.

Lors de votre réunion d’information et de présentation du nouvel outil de pointage, anticipez chaque effet contraignant pour vos collaborateurs et les confrontez les à un effet facilitateur, un avantage qu’apportera votre outil de pointage.

À travers ce phénomène de l’effet miroir, évoquez tous les points positifs d’un système de pointage, pour vous comme pour vos collaborateurs.

👉 Le pointage au travail permet à l’employeur d’optimiser sa gestion des plannings, grâce à un suivi facilité des temps de travail.

👉 Le pointage au travail assure aux employés un calcul au plus juste de leurs heures supplémentaires. Fini le risque de perdre le précieux papier et de ne pouvoir justifier des horaires réellement réalisés. Avec une pointeuse comme MYTIME, tout se fait automatiquement. Les collaborateurs disposent de 5 modes de pointage (application, code barre, internet, téléphone et NFC) qui envoient directement les informations aux ressources humaines. Tout est plus simple et plus rapide.

De plus, en installant un tel outil de gestion des temps, vous mettez en place un système équitable. De ce fait, les salariés sérieux qui sont à l’heure chaque jour seront satisfaits de savoir que tout le monde a les mêmes devoirs.

Enfin, insistez sur le fait que c’est pour leur bien-être : c’est bien simple, en l’absence de tout contrôle, les heures supplémentaires effectuées par les salariés n’ont plus de limite. Et si les employeurs ne sont pas vigilants, certains salariés trop impliqués vont parfois jusqu’à mettre leur santé en péril pour prouver leur implication.

Pour le reste, c’est vous qui connaissez vos employés, et vous savez sans doute ce qu’ils reprochent à votre système actuel de gestion du temps (ou à son absence). Utilisez donc ces critiques pour démontrer que le nouveau système se fait dans leur intérêt, et selon leurs besoins. Faites preuve d’un maximum d’écoute envers vos employés et ils seront ravis de voir que leur patron s’occupe de leurs conditions de travail.

Vous l’aurez compris, ce qui importe en fait est de vous assurer que chaque employé ne soit pas seulement informé de la mise en place d’une nouvelle pointeuse, mais perçoive également les avantages que cela lui procurera personnellement.

Astuce n° 3 : Prévoyez une phase de test pour vos collaborateurs

Très souvent, les gestionnaires et le service RH testent l’outil de pointage en avant-première pour déceler les éventuels freins pour les employés. Si le dispositif correspond aux besoins attendus, l’outil est ensuite déployé à l’ensemble des collaborateurs.

💡 Pourquoi ne pas inclure tous les collaborateurs dans vos réflexions, en leur permettant de tester eux aussi le système ? Pourquoi ne pas demander l’avis de votre équipe lorsque vous devez trouver une solution à un problème ?

Vos salariés auront bien souvent des points de vue différents qui viendront bonifier votre réflexion. En plus, cela nourrira leur sentiment d’appartenance et contribuera à donner un sens à leur travail et au pointage.

Proposez-leur de tester eux aussi le système de pointage durant plusieurs jours, car vous souhaitez choisir le meilleur outil en prenant en compte leur avis. Cette phase de test permettra de rassurer vos salariés sur le fonctionnement du système de pointage.

Beaucoup de préoccupations peuvent naître dans l’esprit de vos collaborateurs : « Que se passe-t-il si je suis en retard ou en avance ? » ou encore « Si je reste plus tard le soir, vais-je être payé en heures supplémentaires ? ».

Expliquez précisément à votre personnel ce qu’implique chaque situation. C’est bien sûr, à vous en tant qu’employeur, de déterminer toutes les politiques de pointage de votre entreprise, celles-ci seront facilement ajustables à votre logiciel de pointage.

Astuce n° 4 : Organisez pour vos collaborateurs des sessions de formation au nouvel outil de pointage

Pédagogie et dialogue sont au cœur de la réussite de votre projet de gestion des temps.

Pour cela, vous pouvez organiser des sessions pour présenter votre nouvelle pointeuse et comment l’utiliser.

N’hésitez pas également, à faire des démonstrations du logiciel à vos collaborateurs. De cette façon, ils seront parfaitement autonomes pour faire leurs demandes d’absences et pourront facilement consulter leur temps de travail sur leur espace.

💡 Pour compléter vos sessions de formation, vous pouvez créer des fiches techniques dédiées à l’utilisation du logiciel de pointage. Vos collaborateurs se réfèreront à cette petite fiche technique en cas de besoin.

Astuce n° 5 : Donnez leur accès aux données de pointage

La mise en place d’un logiciel de pointage est utile au bon fonctionnement d’une organisation, et elle l’est aussi pour vos collaborateurs.

Il paraît donc logique qu’ils aient eux aussi un droit de regard sur leur temps de travail. Il est important de leur apporter de la clarté : fini les heures de travail non reconnues. Elles seront soit payées, soit à récupérer.

Vos employés se réjouiront de savoir qu’ils ont un droit de regard sur les informations enregistrées. Ils peuvent donc, au même titre que vous, consulter leur temps de travail, ce qui réduit les chances qu’un conflit débute à ce sujet. L’exploitation des données de pointage ne vous est ainsi pas réservée. Ne laissez pas l’idée d’un patron omniprésent se développer.

💡 Certains logiciels de pointage permettent aux collaborateurs de non seulement voir leurs pointages, mais aussi d’apporter des corrections.

En effet, le passage du système papier à un logiciel de pointage générera quelques erreurs au départ pour vos collaborateurs. Afin de leur éviter toute frustration liée à un oubli de pointage ou une erreur de pointage, permettez-leur d’effectuer des modifications depuis leur espace. Leurs corrections vous sont transmises afin que vous puissiez les valider ou les refuser.

Astuce n° 6 : Transmettez des messages positifs

Transmettez des messages positifs à travers votre nouvel outil de pointage. Par exemple, dans certaines applications, vous pouvez diffuser des messages d’information à vos collaborateurs lors de leur pointage :

• « Passez une bonne journée »,
• « Merci pour votre pointage »,
• « Merci pour votre travail ».

Des messages où vous reconnaissez leur bon travail.

🎂 L’outil de pointage MYTIME diffuse le message « Joyeux anniversaire » à vos collaborateurs dès lors où vous avez renseigné leur date d’anniversaire. Il s’agit de petites actions qui peuvent faire de grandes différences.

Enfin, pourquoi ne pas les récompenser ? C’est une idée qui pourrait motiver vos collaborateurs à pointer en respectant la politique que vous aurez déterminée. Certains outils mettent en lumière les anomalies liées aux pointages effectués en dehors des horaires autorisés. Ces statistiques révéleront qui sont les collaborateurs les plus impliqués à pointer dans le respect de vos politiques. Récompensez leur investissement et leur motivation à travers de chèques-cadeaux par exemple. L’objectif est de créer un univers positif et de bienveillance autour de votre nouvelle organisation.

Astuce n° 7 : Fournissez des outils de travail efficaces et instaurez un climat d’égalité

Fournir un outil de pointage efficace pour vos collaborateurs semble être une évidence. Cependant, les contraintes de coût peuvent vous orienter vers des outils gratuits et moins efficaces.

Prenons en compte que si vos employés n’approuvent pas les outils avec lesquels ils travaillent quotidiennement, cela influencera sur leur motivation. La technologie peut aider à motiver votre personnel.

Suivant le système de pointage pour lequel vous optez, un intérêt pour vos employés peut être le gain de temps. Certains dispositifs de pointage tels que les badgeuses fixes sont simplement mal situés et obligent les collaborateurs à faire de longs détours. Alors que des outils tels que les pointeuses virtuelles proposent plusieurs méthodes de pointages (application mobile, QR code, NFC, internet et téléphone). Plus pratique et plus efficace pour les collaborateurs !

Une fois votre outil de pointage sélectionné selon vos besoins, instaurez un climat d’égalité au sein de votre organisation en appliquant le pointage à la fois aux collaborateurs et à leurs responsables. Vous diffuserez ainsi une impression d’équité et vos employés accepteront davantage votre nouvel outil de pointage, car les « contrôleurs » seront eux aussi « contrôlés ».

En somme, le déploiement d’un logiciel de pointage se prépare et vos salariés doivent être au cœur de chaque étape. Leur implication et leur motivation assureront une mise en place efficace de votre nouvel outil de pointage. En appliquant ces recommandations, vos collaborateurs n’auront aucune excuse pour ne pas pointer. Ils seront efficaces, impliqués et motivés.