Gérez les salaires en toute tranquillité : modèle de fiche de paie Excel et conseils éclairés

Vous gérez une entreprise, un service RH ou la paie de plusieurs salariés ? Alors vous le savez : le bulletin de salaire est obligatoire.

Utiliser un modèle de fiche de paie Excel vous fait gagner du temps. C’est simple, efficace et rapide.

Mais pourquoi en rester là ? En passant par un logiciel de paie, vous professionnalisez le processus. Résultat : moins d’erreurs, des documents toujours conformes et un traitement express. 🕒

Dans cet article, vous trouverez un modèle de bulletin de salaire, un rappel de vos obligations légales ainsi qu’un zoom sur les avantages d’un outil spécialisé.

Et si vous débutez complètement, consultez aussi notre guide complet pour apprendre à remplir une fiche de paie, étape par étape.

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Modèle de fiche de paie sur Excel

Pour commencer, voici votre modèle de fiche de paie Excel prêt à l’emploi.

Vous y trouverez deux onglets distincts :

• un pour les salariés non-cadres ;
• un pour les cadres, prenant en compte leurs spécificités.

Chaque ligne, chaque case, chaque formule a été pensée pour vous aider à comprendre les calculs de paie.

Il ne vous reste plus qu’à compléter le document avec vos propres informations !

Les obligations autour de la fiche de paie

La fiche de paie est-elle obligatoire ?

La fiche de paie reste obligatoire pour tous les salariés. Et ce, peu importe leur contrat de travail : CDI, CDD, temps partiel ou temps plein.

Vous devez remettre ce document :

• chaque mois, à date fixe ;
• au moment du versement du salaire.

Pourquoi est-il si important ? Parce que le salarié s’en sert pour vérifier sa rémunération et justifier ses revenus. Sans ce bulletin, difficile de faire valoir ses droits.

Il existe néanmoins une exception : les stagiaires dont la gratification se situe en dessous du minimum légal. Dans ce cas, aucune fiche de salaire n’est requise.

Comment remettre le bulletin de salaire ?

Il vous faut remettre la fiche de paie en même temps que le versement du salaire, soit :

• en main propre ;
• par courrier ;
• au format numérique.

💡À savoir : vous optez pour la dématérialisation ? La loi impose d’expliquer au salarié comment accéder à son bulletin. Sachez par ailleurs que ce dernier n’est pas tenu d’accepter. Il peut refuser la version numérique à tout moment, avant ou après la première fiche envoyée en ligne. L’employeur dispose alors de trois mois maximum pour revenir au format papier.

Contestation de la fiche de paie : qui peut faire quoi ?

Le salarié peut contester le montant ou la réalité du paiement, même s’il a accepté le bulletin.

L’employeur doit alors prouver qu’il a bien payé, pièces comptables à l’appui. Le salarié dispose de trois ans pour engager une action devant les prud’hommes.

Et l’inverse est aussi vrai ! Si une erreur de versement a eu lieu, l’entreprise a la possibilité de réclamer le trop-perçu dans le même délai.

Durée de conservation du bulletin de salaire

Le salarié est tenu de garder ses fiches de paie sans limite de durée (il faut que cette mention figure sur chaque bulletin).

L’employeur, lui, conserve un double pendant au moins cinq ans, avec possibilité de recourir à une version numérique, à condition d’assurer un niveau de sécurité équivalent au papier.

En cas de dématérialisation, l’accès aux fiches doit rester possible pendant 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié.

💡À savoir : en cas de fermeture du service de stockage des fiches (par l’employeur ou un prestataire), il faut prévenir les utilisateurs au moins trois mois à l’avance, afin de leur laisser le temps de télécharger leurs documents.

Comment établir une fiche de paie ?

N’oubliez aucune mention obligatoire sur le bulletin de salaire

Pour commencer, gardez à l’esprit qu’établir une fiche de salaire en bonne et due forme implique de suivre l’actualité de la paie. Vous restez ainsi au fait des mentions obligatoires, des nouveaux taux applicables, des cotisations et exonérations, etc.

Revenons d’ailleurs sur les mentions obligatoires à faire figurer sur le document en 2025 :

• Identité de l’employeur :
• raison sociale, adresse postale, établissement dont dépend le salarié ;
• numéro de SIRET et code NAF (nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi) ;
• convention collective applicable ou référence au Code du Travail (pour les dispositions relatives aux congés payés et aux délais de préavis d’arrêt de travail) ;
  
  
• Identité du salarié :
• le nom, l’emploi ;
• le positionnement hiérarchique (niveau, coefficient) du salarié ;
  
  
• Références du bulletin de salaire :
• période (mois) et nombre d’heures travaillées (heures normales et majorées pour heures supplémentaires) ;
• date de versement du salaire ;
  
  
• Rémunération :
• montants net et brut de la rémunération ;
• nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations (primes, avantages en nature, frais professionnels, etc.) ;
• nature et montant des autres versements et retenues (comme les frais de transport et tickets restaurants) ;
• taux, montant et assiette de la retenue à la source (depuis 2019) ;
  
  
• Congés :
• dates de congés, nombre de jours acquis, du total pris et du solde restant ;
• montant de l’indemnité de congé sur le mois en question ;
  
  
• Cotisations et exonérations :
• assiette et montant des cotisations de protection sociale réunies au sein de 5 rubriques (santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille et chômage),
• montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales, etc.,
• montant total versé par l’employeur (rémunération, cotisations et contributions) ;
  
  
• Mentions diverses :
• mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail du service public ;
• mention « conserver le bulletin de salaire sans limitation de durée ».

Appuyez-vous sur un logiciel de paie

Les limites d’Excel pour vos bulletins de salaire

Pour commencer, vous appuyer sur le modèle de fiche de paie Excel fourni en début d’article est une bonne idée.

Toutefois, une feuille de calcul comporte son lot d’inconvénients, parmi lesquels :

• la multiplication des saisies chronophages ;
• le risque d’erreurs accru ;
• l’absence d’automatisation dans les mises à jour légales ;
• une collaboration difficile.

Utilisez un logiciel de gestion de la paie

Pourquoi utiliser un logiciel de paie plutôt qu’un modèle de bulletin de salaire sur Excel ?

Voici les principaux avantages à retirer de ce type d’outils :

• l’automatisation des opérations vous permet de vous consacrer pleinement à votre cœur de métier plutôt qu’à des tâches à faible valeur ajoutée ;
• chaque salarié bénéficie d’un meilleur suivi et peut également, dans le cas de certaines solutions, consulter ses fiches de paie en ligne ;
• vous avez la garantie de rester toujours en conformité légale, quant aux cotisations par exemple.

🛠️ Exemples de logiciels de paie :

• Agipaie propose deux offres : un logiciel de paie en ligne ou l’externalisation totale du traitement des salaires. La première se singularise grâce à la gestion des contrats de travail, alors que la seconde met à disposition des employeurs un accompagnement aux contrôles de l’Urssaf. Cette solution ne se contente pas d’automatiser la déclaration, elle vous fait également bénéficier de conseils juridiques et de l’assistance d’experts.
  
  
• Cegid Payroll prend en charge l’intégralité du cycle de paie des PME et ETI, de la collecte des temps de travail à la distribution des bulletins de salaire, et permet par ailleurs d’automatiser l’émission des DSN. Résultat : un traitement de la paie rapide et parfaitement conforme. Flexible et adapté aux besoins évolutifs des entreprises, le logiciel s’intègre à tout l’écosystème RH de Cegid, afin de centraliser et unifier l’ensemble des processus relatifs aux ressources humaines.
  
  
• À destination des TPE et petites associations, l’objectif de Macompta.fr - Paie est clair : rendre l’élaboration des bulletins de salaire accessible à tous. Grâce aux modèles et aux profils pré-paramétrés, vous éditez des fiches de paie parfaitement conformes et gérez vos déclarations sociales, en quelques clics seulement. De plus, le logiciel s’interconnecte avec l’outil de comptabilité de Macompta.fr, afin d’enregistrer directement vos écritures de paie en comptabilité.
  
  
• Très intuitif, PayFit intègre les contraintes liées aux nouvelles dispositions en vigueur et calcule automatiquement les cotisations sociales et charges patronales. L’édition des bulletins de salaire est automatisée. Ces derniers sont ensuite envoyés par email à chaque salarié, qui dispose aussi d’un espace personnel en ligne pour les télécharger et mener d’autres opérations (demande de congés payés par exemple).
  
  
• Sage Business Cloud Paie, proposé par l’éditeur Sage sur le marché depuis 30 ans, inclut toutes les conventions collectives pour adapter les bulletins de paie à l’ensemble des secteurs et métiers. En outre, le logiciel permet de partager le traitement de la paie entre externalisation et internalisation, à la carte : le niveau de service est ajusté en temps réel via l’interface grâce à un curseur, sans modification dans la tarification.

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FAQ – Ce que vous vous demandez encore sur la fiche de paie Excel

1. Peut-on utiliser un modèle de fiche de paie Excel en tant qu’auto-entrepreneur ?

Oui, mais avec prudence.

En tant qu’auto-entrepreneur, vous n’avez pas à produire de fiche de paie pour vous-même. En revanche, si vous embauchez un salarié, même en CDD court, l’émission d’un bulletin de salaire devient obligatoire.

Utilisez alors le modèle Excel fourni plus haut, à condition de respecter scrupuleusement les mentions légales.

2. La fiche de paie doit-elle être traduite si le salarié ne parle pas français ?

Rien ne vous oblige à fournir une traduction officielle.

Cependant, pour éviter tout malentendu et fluidifier la relation de travail, on vous recommande de traduire les éléments clés (fonction, montant net, congés, etc.).

Certains logiciels proposent d’ailleurs l’édition de fiches de paie en plusieurs langues. Pratique si votre entreprise recrute à l’international !

3. Que faire en cas d’erreur sur une fiche de paie déjà envoyée ?

Pas de panique, il est possible d’éditer une fiche de paie rectificative, en précisant la nature de l’erreur ainsi que les éléments corrigés. Le salarié conserve alors les deux versions : l’originale et la rectifiée.

Pensez aussi à régulariser les éventuels écarts de paiement ou de cotisations, pour éviter toute mauvaise surprise lors d’un contrôle URSSAF.