À la recherche d’un formulaire de demande de congés ? Voici un modèle gratuit + nos conseils bonus

Que vous soyez dans la gestion des ressources humaines de votre entreprise et cherchant à standardiser le processus de demande de congés, ou un employé en quête d’un modèle de demande, n’allez pas plus loin, on a la réponse à vos besoins.

Comment s’y prendre ? En un mot : formulaire.

On vous dit tout sur le formulaire de demande de congés, avec notre modèle en prime. 📝

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Téléchargez notre modèle gratuit de formulaire de demande de congés

Voici notre modèle de formulaire de demande de congés, fait avec amour. ❤️ Il vous suffit de compléter le document avec les informations adéquates, et à vous les vacances ! Le document est au format Word (.docx), mais n'hésitez pas à le transformer en PDF si besoin.

Si vous souhaitez mettre en place votre propre formulaire, vous pouvez toujours utiliser le nôtre comme exemple.

Faire une demande de congés : les bonnes pratiques à respecter

Concrètement, faire une demande de congés n’est pas sorcier. Cela étant dit, le passeport pour des vacances (bien méritées) doit respecter certaines règles. Pas de panique, on vous dit tout. 🧑‍🏫

💡Pour rappel, les congés font partie du droit de tous les salariés d’une entreprise ! Chaque personne cumule 2,5 jours de congé par mois, et peut en bénéficier dès l’embauche par anticipation et selon les règles conventionnelles en vigueur.

Les informations à inclure dans une demande de congés

D’une entreprise à l’autre, voire d’un manager à l’autre, le processus de demande de congés peut différer. Dans certains cas, le salarié doit envoyer une lettre recommandée, alors que dans d’autres, il suffit de faire une demande informelle par mail.

Quoi qu’il en soit, si aucune obligation légale n’impose de méthode, on peut vite finir perdu sur bonne démarche à suivre. Et comme si ça n’était pas suffisant, les exemples que vous avez trouvés sur internet ne sont pas les mêmes d’un résultat à l’autre.

Mais alors, que faut-il indiquer ? Si notre modèle ne vous convient pas, on arrive à la rescousse pour vous donner les éléments clés à inclure dans votre demande de congés.

Vos informations personnelles

Il n’est évidemment pas question d’indiquer les informations privées du salarié ici, mais voici quelques exemples de ce que vous pouvez inclure dans votre demande de congés :

• nom et prénom,
• poste et service.

En bref, il s’agit d’identifier le salarié au sein de l’entreprise d’un seul coup d’œil. De cette manière, il est plus simple pour la personne en charge de répondre à la demande : elle sait dans quel service de l’entreprise la personne se trouve et si sa demande colle avec le calendrier.

Les informations relatives aux congés

Une fois le salarié clairement identifié, il est temps d’indiquer les informations relatives aux congés :

• les dates correspondant au premier et dernier jour de congé,
• le nombre de jours total,
• le type de congés et la raison (maladie, congés payés, RTT, paternité et maternité, mariage, décès…)

Il existe d’innombrables cas pour lesquels on peut faire une demande de congés, il est donc important de préciser la nature de la requête, d’autant plus que certaines absences nécessitent un justificatif (comme la maladie, par exemple).

Une partie supplémentaire pour la réponse du responsable

Comme mentionné précédemment, chaque entreprise a un processus de demande de congés bien différent. Ce qui est sûr, c’est qu’un formulaire simplifie non seulement la demande, mais aussi la réponse.

Alors pourquoi ne pas l’inclure dans votre formulaire ?

Le responsable peut répondre rapidement depuis le même document, en indiquant son approbation, ou non. Il peut même justifier de sa réponse et, pourquoi pas, proposer des dates alternatives au salarié (prenez exemple sur notre modèle 😉).

💡Si l’employeur peut refuser une demande de congés, ce refus ne peut être abusif et doit tout de même respecter les politiques conventionnelles qui s’appliquent. Il est alors d’autant plus important de donner la possibilité au responsable de justifier sa réponse s’il refuse d’accorder les congés au salarié.

Utiliser un logiciel pour formuler sa demande

Il n’est pas abusé de dire qu’un logiciel existe pour presque tous les problèmes que l’on peut rencontrer dans notre vie professionnelle.

Et évidemment, notre problématique de demande de congés ne déroge pas à la règle.

La première option qui s’offre à vous est de vous diriger vers des logiciels de gestion des congés et des absences, destinés aux RH et parfaitement adaptés à la tâche. Par exemple, avec Eurécia Congés & Absences, vous gagnez jusqu’à 50 % de temps sur le processus : 

• le collaborateur consulte son solde de congés et pose ses jours en quelques clics et en toute autonomie, directement depuis l’interface du logiciel,
• son manager ou son responsable RH est immédiatement notifié afin de valider ou non cette demande,
• le personnel encadrant dispose d’une vue d’ensemble du planning de ses équipes.

Votre seconde option est de porter votre attention sur les logiciels de dématérialisation de formulaires. C'est la force notamment de Kizeo Forms. Avec ses modèles et sa démarche intuitive, l'outil simplifie le processus : 

• les demandes de congés se font directement depuis l’application (mobile ou tablette),
• le suivi est clair et rapide,
• le formulaire est prérempli d’après les informations du compte du salarié, et une fois les dates ajoutées et le document signé, les managers et RH sont immédiatement notifiés.

Mais peu importe votre choix, utiliser un logiciel adapté pour ce processus apporte de nombreux avantages :

• la simplification de la démarche pour les salariés et les RH,
• l’automatisation de tout le processus de demande congés,
• la centralisation des demandes et des réponses pour suivre plus facilement l’avancement général,
• une alternative plus écologique permettant d’économiser du papier. 🌱

Pourquoi passer par un formulaire pour une demande de congés ? 3 avantages principaux

Comme on a pu l’expliquer plus tôt, il n’existe aucun encadrement légal quant à la forme que doit prendre la demande de congés, et les entreprises le font un peu à leur sauce.

D’ailleurs, si vous avez vous-même été salarié dans plusieurs entreprises, vous avez sûrement connu différentes approches et avez vos préférences.

Si on ne peut pas dire quelle méthode est la meilleure (objectivement, on n'aurait pas la prétention de le faire), il n’en reste pas moins qu’un formulaire standardisé fait partie des meilleures. ☝️

• Un formulaire standardisé est indéniablement plus clair. Vous savez où trouver les informations clés en un claquement de doigts, ce qui, in fine, vous permet de prendre une décision plus rapidement. Tout le monde gagne du temps. ⏰
• Avec toutes les informations centralisées, le suivi de la demande est radicalement simplifié. Dans le cas d’un formulaire papier, il vous suffit de jeter un coup d’œil à la feuille pour voir si vous avez déjà répondu (notamment avec notre beau modèle). Dans le cas d’un formulaire via logiciel, tout y est centralisé, il suffit de quelques clics pour savoir où la demande en est (aussi bien pour vous que pour le demandeur). 👁️
• Les salariés n’ont plus à se prendre la tête sur ce qu’il faut dire et la manière dont il faut le faire, il suffit de remplir le formulaire, et le tour est joué. Je vous ai bien dit que ça n’était pas sorcier. 🧙

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Le formulaire de demande de congés, en bref

Finalement, les petits inconvénients peuvent être facilement réglés avec efficacité grâce à un formulaire.

Un document standardisé vous facilite la vie (et votre travail par la même occasion) tout en vous faisant gagner du temps, alors pourquoi s’en priver ? Même en cherchant, il est difficile d’y trouver des points négatifs.

Que ce soit avec notre modèle ou à l’aide d’un logiciel, nul doute que vous savez désormais comment mettre en place cette démarche pour vos demandes de congés au sein de votre entreprise !