Gestion d'entreprise : Excel et Word c'est terminé, utilisez des outils dédiés plus performants !

Nous le savons (malheureusement) tous, Excel et Word sont omniprésents dans la gestion des entreprises françaises et mondiales ! Près de 70 % des organisations utilisent ces 2 logiciels pour la gestion administrative, commerciale, RH de leur entreprise. Ces outils de gestion d’entreprise datant des années 80, bien que flexibles et toujours aussi présents dans les entreprises, connaissent de fortes limites.

Nous allons voir dans cet article pourquoi utiliser des outils dédiés peut rendre votre entreprise plus productive et plus performante.

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Pourquoi Word et Excel ne conviennent plus :

Les 2 phrases que vous avez forcément entendues ou dites : « Pour mes besoins, cela convient » ou « Je suis trop petit ». Pour beaucoup d’entreprises, Word et Excel sont 2 outils indispensables.

Et pour de bonnes raisons :

• Une grande flexibilité permettant de s’adapter à de nombreux secteurs d’activité.
• De la simplicité et rapidité pour des tâches précises (édition d’un devis, tableau prévisionnel simple avec règles de calcul).
• L’automatisation de certaines actions chronophages.

Mais pourquoi se poser la question d’arrêter Excel et Word pour gérer son entreprise ? Vu les points cités ci-dessus, l’interrogation est légitime ! Cela va dépendre de votre organisation, de votre manière de fonctionner au quotidien, mais les limites vont se préciser au fil de votre croissance.

Les limites de ces outils

Word, Excel : Où est la valeur ajoutée !?

Parlons d’anticipation, c’est la 1ère limite ! En effet, vous avez vos fichiers Excel avec vos clients, chiffres, prévisionnels, vos beaux tableaux… Mais qu’est-ce que vous en faites ? Qu’est-ce qu’ils vous apportent dans la gestion et stratégie à part une information à un moment T ? La valeur ajoutée est nulle ! Après de nombreuses heures à trier, exploiter, fusionner des cellules, les fichiers ne vous permettent pas de prendre des décisions à long terme. Ce sont des données informatives.

Prenons un exemple concret : un commercial va faire son bilan mensuel. Il doit reprendre les sociétés avec qui il est en contact dans 1 fichier Excel, voire ce qu’il a facturé via un autre fichier et sa facture sur Word, faire le lien. Tout rentrer dans 1 fichier Excel, créer des règles de calcul, faire les tableaux et espérer ne pas avoir fait d’erreur dans la saisie…

On remarque bien que la majorité du temps est passé sur la saisie, le traitement des données. Ensuite il doit faire toute l’analyse. Vous-même ou vos commerciaux passez plus de temps sur ces tâches que sur votre métier : trouvez de nouvelles sources de revenu !

L’erreur est humaine !

Nous faisons plus d’erreurs que nous n’osons l’admettre. Il n’est pas possible de les éradiquer, mais vous pouvez les réduire drastiquement en évitant Excel et Word dans la gestion de votre entreprise.

Les erreurs de calcul, de cellules sont fréquentes ! Elles peuvent vite vous faire perdre de l’argent, voire mener à une faillite due à une mauvaise gestion, prévision. Lorsque vous faites des tableaux de prévisionnel, une erreur arrive rapidement. Elle peut fausser vos prévisions et ainsi vous faire prendre de mauvaises décisions.

On en parle moins, mais la fraude et la mauvaise conduite de certaines personnes peuvent aussi venir altérer vos documents. Cela s’est déjà vu dans des entreprises. Des employés mal intentionnés ont délibérément modifié des fichiers ou pire, les ont supprimé. Sans traçabilité, impossible de savoir qui est derrière tout cela. Et surtout aucun backup des données possible à part la dernière sauvegarde de votre fichier.

La centralisation et le partage d’information : un levier essentiel de développement pour votre entreprise

Gérer son entreprise à partir de documents Excel et Word est extrêmement risqué, chronophage et long ! De plus, comment suivre l’évolution de votre relation client ?

Où se trouvent aujourd’hui les informations sur votre portefeuille client ? Une des erreurs de gestion les plus communes est que chacun conserve les informations de ses clients, que chacun soit responsable de ses données. Cette organisation se met souvent en place de façon naturelle, en particulier lorsque chacun s’occupe d’un secteur (géographique ou d’activité).

Mais que se passe-t-il lorsqu’un collaborateur est en congés ? Lorsqu’il évolue dans un autre poste, au sein de l’entreprise ou ailleurs ? Quand chacun conserve ses données, ces dernières ne sont pas partagées, et ont des organisations, des ordonnancements différents.

Dès lors, toute évolution de l’organisation de l’entreprise se heurte à un frein extrêmement important, chacun ayant « sa » façon de travailler et de s’organiser. S’il faut faire un remplacement, ponctuel ou dans la durée, le « remplacé » a intérêt à être là pour faire passer les dossiers.

De plus, travailler sur un dossier commun sans faire d’erreur relève de l’exploit : on se transfère les mails, mais il suffit d’en rater un pour ne plus être « synchro » avec le client.

Et c’est ici parler uniquement du service commercial, mais quid du reste : le client a-t-il un dossier en cours auprès du SAV ? Nous doit-il de l’argent, ou au contraire a-t-il un avoir en attente ?

Et en cas de malveillance, c’est tout un pan de l’historique de la société qui peut disparaître. Resteront les factures, mais ce sur quoi aura été construite la relation client sera simplement perdu.

Sans parler d’une éventuelle cession de l’entreprise, où la structuration des informations clientèle jouera un rôle non négligeable dans sa valorisation...

Migrer vers un outil simple & français ?

On ne va pas se mentir. Au début de l’aventure entrepreneuriale, nous sommes aussi passés par le « Word, Excel ».

Comme nous l’avons vu ci-dessus, ce sont 2 outils qui peuvent vous servir sur des points précis. Mais pas sur la gestion de votre entreprise au quotidien. L’obsolescence programmée de cette méthode se fera vite sentir.

L’utilisation d’un outil CRM + ERP français & en ligne vous permettra d’accompagner la croissance de votre entreprise de manière fiable, sécurisée et scalable. Vous avez certainement vos habitudes, mais le temps et l’énergie que vous perdez dans l’utilisation d’Excel et Word pour gérer votre entreprise est préjudiciable.

C’est pour cette raison que nous avons développé Axonaut ! Alliez la puissance d’un CRM + ERP à la technologie moderne et évolutive. Chaque entrepreneur doit pouvoir accéder à tout moment à l’ensemble des données de son entreprise.

Les avantages d’un CRM + ERP SaaS

Tout d’abord, posons quelques bases :

• Un CRM (Customer Relationship Management) ou Gestion de la Relation Client a pour but de mieux centraliser et gérer la relation entre votre entité et vos prospects/clients. Cela se traduit généralement par une suite d’outils permettant d’échanger, de capter, traiter, analyser les données de vos clients. La finalité est de mieux connaître vos clients afin de proposer une offre et des services adaptés.
• Un ERP (Enterprise Ressource Planning) ou Progiciel de Gestion Intégré se définit plus par le Back Office. C’est à dire des outils qui vous permettent de suivre la gestion de votre entreprise : facturation, stock, ressources humaines, gestion de projet.

Installation et mise en place simple & rapide

Une des premières craintes des entreprises qui souhaitent se doter d’un logiciel en ligne, c’est la migration des données, la mise en place, formation… Contrairement à des outils physiques, vous n’avez pas besoin de consultants, de serveurs.

En 1 clic, vous pouvez tester gratuitement une solution. Les ressources humaines mobilisées sont donc moindres. Cela vous permet une meilleure projection. De plus, la majorité propose des formations, webinars, assistance téléphonique.

Modèle SaaS : Liberté & Sécurité

Les logiciels physiques ne vous permettent pas :

• de jouir de votre logiciel et de vos données n’importe où et n’importe quand,
• d’obtenir les mises à jour et évolutions.

À l’ère du digital, la mobilité est primordiale. L’accès à vos données doit donc se faire simplement, rapidement. Grâce à un logiciel CRM + ERP en ligne, vous retrouvez toutes les informations concernant vos prospects/clients : le mail, le téléphone, les échanges… Avant un RDV, vous pourrez voir sur votre smartphone/tablette, les derniers échanges avec votre client par exemple.

Un outil en ligne vous permettra aussi de bénéficier intégralement et instantanément des dernières nouveautés de ce dernier. Plus de mises à jour intempestives et interminables. De plus, la sécurité de vos données est assurée par de multiples sauvegardes.

Centralisation et partage de l’information

L’utilisation d’un outil en SaaS permettra à l’ensemble de votre équipe d’accéder aux informations souhaitées. Cela vous permettra d’augmenter la qualité de la communication interne, des échanges.

De plus, la double saisie, redondante, sera de l’histoire ancienne. Toutes les sources d’erreurs quotidiennes entre services, personnes provenant de mauvaises et anciennes informations seront grandement réduites.

Concernant le partage de l’information, il sera facilité. Chaque employé aura un espace utilisateur (vous pouvez même choisir les droits auxquels il aura accès) et détiendra l’information complète et mise à jour. Vous obtiendrez aussi la fonctionnalité de « Traçabilité ». À tout moment, vous pouvez voir qui a fait quoi (création, modification, suppression de l’information)

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Conclusion

Toutes ces limites de l’utilisation d’Excel et Word, nous les rencontrons au quotidien avec nos clients. Leurs remontées nous permettent de comprendre les besoins des entrepreneurs afin de proposer un outil simple et complet.

Nous conseillons donc aux entreprises de migrer vers des solutions CRM + ERP en ligne. Les outils disponibles sur le marché vous permettront de gagner du temps sur la gestion quotidienne de votre entreprise.

Le but étant de vous concentrer sur l’essentiel : votre métier, votre business, votre chiffre d’affaires !