Mettre en place un workflow de validation en 5 étapes pour sécuriser son entreprise
Bien gérer les flux opérationnels est essentiel à la performance et à la bonne santé d’une entreprise.
En disposant d’un workflow de validation efficace, celle-ci améliore sa productivité, en réduisant les tâches répétitives, chronophages et présentant peu de valeur ajoutée.
Elle sécurise aussi les différentes étapes d’approbation. Découvrez comment mettre en place un circuit de validation et l’automatiser via des logiciels spécifiques.
Qu’est-ce qu’un workflow de validation ?
Workflow de validation : définition
Aussi appelé circuit de validation, le workflow (littéralement “flux de travail”) désigne la gestion informatisée des processus métier. Ce système permet :
- d’identifier et de gérer les différentes tâches à accomplir entre les acteurs d’un processus ;
- de fixer les délais et les modes de validation ;
- de fournir à tous les acteurs concernés les informations indispensables à la réalisation de sa tâche.
On distingue différents types de workflows en fonction des processus à gérer :
- contrats des salariés,
- factures des fournisseurs,
- lettres de motivation dans le cadre des recrutements,
- demandes de remboursement de frais, etc.
💡Le workflow de validation vise à optimiser les étapes d’approbation et les prises de décisions.
Quel est le but du workflow ?
Le workflow de validation a pour but de digitaliser, d’organiser et d’automatiser les étapes d’approbation en entreprise, qu’elles soient internes ou externes.
En facilitant la modification, la circulation, la classification et la validation des documents, il assure une meilleure fluidité des données entre collaborateurs.
La création d’un workflow de validation implique différentes étapes successives :
- État des lieux des processus
- Décomposition des étapes de validation
- Définition des règles d’approbation
👉Pour simplifier la mise en place et automatiser efficacement vos processus métier, vous pouvez utiliser un outil spécifique. Nous aborderons cet aspect un peu plus loin dans l’article.
Comment l'entreprise bénéficie des workflows de validation ?
Premier avantage : l’amélioration des performances
Les étapes d’approbation demandent l’attention et le temps de nombreux acteurs en entreprise. Entre les allers-retours de mails, les relances et les données manquantes, ces tâches s’avèrent particulièrement dispendieuses.
👉Le workflow permet de gagner du temps dans le processus global, tout en conciliant performance et conformité.
Deuxième avantage : un processus de validation sécurisé
À qui faut-il envoyer le contrat pour le vérifier et le valider ? Est-ce que le document a bien été traité par le service concerné ? Difficile d’y voir clair dans les processus d’approbation sans une gestion et un suivi rigoureux !
Utiliser un workflow de validation permet de définir précisément un process de validation avec des consignes détaillées et accessibles à tous. L’automatisation permet aussi une application systématique et sécurisée du processus, ce qui évite les oublis ou les erreurs.
👉Les documents sont adressés aux bons interlocuteurs pour validation.
Troisième avantage : la centralisation et la traçabilité des informations
Le workflow de validation permet de garder et de centraliser toute l’activité autour d’un document :
- envois,
- modifications,
- signatures,
- notes, etc.
👉Ainsi un collaborateur peut remonter l’historique rapidement et vérifier l’avancement du processus. Il a une vision claire et précise du déroulement ce qui facilite et favorise les échanges.
Comment mettre en place un workflow de validation en 5 étapes ?
1. Faire un audit
Il est essentiel dans un premier temps de définir les processus à automatiser. Ceux-ci peuvent varier d’une entreprise et d’un secteur d’activité à l’autre. En voici quelques-uns :
- congés des collaborateurs,
- feuilles de temps,
- achats,
- tickets restaurant,
- formations des collaborateurs, etc.
💡Important : Il est crucial de distinguer les workflows indispensables des workflows superflus. Mettre en place un workflow superflu aura tendance à ralentir le processus.
Par exemple, si la validation d’un processus n’implique qu’un seul collaborateur ou deux, il n’est pas nécessaire d’organiser un workflow avec plusieurs étapes.
2. Découper chaque processus
Pour créer un workflow, c’est-à-dire un flux opérationnel qui correspond à une succession d’étapes, il convient ensuite de lister toutes les tâches à réaliser pour aboutir à une validation en bonne et due forme.
3. Définir les règles de validation
Délimiter un cadre de validation permet que tous les collaborateurs appliquent les mêmes règles et suivent le même processus. Cela garantit la fiabilité et la conformité du flux.
👉Vous pouvez par exemple empêcher la validation avant une étape donnée (signature du chef de service…).
4. Attribuer / Définir les responsables qui interviennent…
Pour chaque tâche à réaliser ou chaque étape, il convient d’identifier le ou les approbateurs concernés et de définir un niveau de validation, par exemple :
- typologie du contrat,
- seuil de dépense,
- mentions légales,
- planning congé.
5. Automatiser les processus à l’aide d’un outil dédié
Pour qu’un workflow de validation remplisse pleinement ses objectifs d’efficacité et de conformité, il est indispensable de choisir un logiciel adapté à votre activité et à vos besoins.
👉Cet outil vous aide à créer, à gérer ou encore à organiser facilement vos workflows.
Les solutions GED pour simplifier vos flux de validation
Pour automatiser et piloter vos processus métier, il existe de nombreux logiciels de workflow ou de GED (Gestion Électronique des Documents).
Pour choisir votre outil, nous vous conseillons de tenir compte :
- des fonctionnalités proposées et de leur qualité ;
- de la simplicité d’utilisation ;
- des possibilités de personnalisation et d’évolution de l’outil ;
- de la disponibilité et de la qualité du support technique.
🛠️ Exemples de logiciels :
- DocuWare est une suite GED/ECM transverse convenant aux besoins des PME et ETI. Elle permet de dématérialiser l’ensemble des processus métiers de l’entreprise, via des workflows simples à mettre en place et personnalisables : gestion des candidatures pour les RH, traitement des commandes pour le service achat, facturation clients pour le pôle commercial, etc. Le plus ? DocuWare a fait l’acquisition de la startup natif.ai, afin d’exploiter encore davantage la puissance de l’intelligence artificielle dans l’automatisation des workflows.
- Dokmee inclut des fonctionnalités de gestion documentaire poussées, sécurisées et automatisées. Grâce à son interface de workflow graphique et intuitive, vous créez, suivez et personnalisez vos flux documentaires en quelques clics, tout en dématérialisant votre approbation documentaire. Aucun codage n’est requis et une représentation visuelle à code couleur facilite votre navigation. Le plus ? Vous profitez de l’application mobile Dokmee Mobile pour gérer vos workflows de n’importe où.
Le workflow de validation en bref
Le workflow de validation permet non seulement d’automatiser et de faciliter les processus de prise de décision en entreprise. Mais il permet aussi de favoriser les échanges collaboratifs, de garantir la validation et la conformité des documents et de gagner en productivité.