Experts-comptables : désactivez le mode guerrier et vivez une période fiscale apaisée

Ça y est, on y est : la période fiscale 2022 a commencé.

Vous vous y voyez déjà : les journées à rallonge qui se terminent à 21 h, les heures trop nombreuses passées à essayer de joindre les clients au téléphone, les dizaines (centaines ?) de relances par email pour récupérer les justificatifs… bref, ce moment de l’année est souvent synonyme de cadence infernale et de stress dans votre activité, sur fond d’enjeux essentiels à concilier.

Et si tout ça n’était pas une fatalité ? Avec une bonne dose de digital et quelques bonnes pratiques, vous pouvez faire de la période fiscale un moment presque comme les autres. Découvrez nos meilleurs conseils ainsi qu’un livre blanc complet sur comment se digitaliser quand on est un cabinet d’expertise comptable.

Cette année, promis, ce sera différent !

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Petit rappel : qu’est-ce que la période fiscale ?

La période fiscale, qui s’étend de janvier à mi-mai, correspond au moment où les entreprises doivent faire le bilan comptable de l’exercice écoulé. Elles doivent également transmettre un certain nombre de déclarations fiscales, comme :

• la contribution sur la valeur ajoutée des entreprises,
• l’impôt sur les sociétés,
• la déclaration sociale nominative,
• la déclaration de TVA, etc.

ℹ️ Si les échéances varient selon le régime fiscal auquel appartient l’entreprise, il faut néanmoins respecter le délai de transmission de la liasse fiscale dans les 3 mois suivant la clôture des comptes, et dans les 4 mois pour celles ayant clôturé au 31/12.

📆 Pour consulter la durée et les échéances de la période fiscale 2022, référez-vous au calendrier officiel sur le site du Gouvernement.

Les enjeux de la période fiscale

La période fiscale est le moment le plus important de l’année pour les cabinets d’expertise comptable (et parfois le plus stressant). Pourquoi ?

Les comptes à rebours des différentes échéances fiscales des clients se superposent et s’enchaînent, et il faut traiter une montagne de justificatifs et de dossiers en un laps de temps très court. Il en va de la mission de l’expert-comptable de tout finir en temps et en heure !

Voici un résumé des différents enjeux qui se jouent pendant cette période-là.

• Avoir une idée claire de chaque échéance pour les respecter. L’enjeu principal étant le respect des échéances, il est nécessaire d’avoir une vision macro des différentes dates butoirs. Connaître les jours précis vous permettra de vous organiser en faisant un rétroplanning des différentes tâches à accomplir pour les respecter (nous verrons ça un peu plus loin).
  
  
• Récupérer les pièces et informations comptables. Le nerf de la guerre ! Saviez-vous que 48 % du temps des cabinets était consacré à la recherche de pièces comptables et à leur traitement ? (maintenant, oui). Il faut dire qu’avec certains clients, il est compliqué de tout récupérer en temps et en heure. Il faut parfois les relancer à de maintes reprises pour obtenir tous les justificatifs.
  
  
• Assurer le suivi de chaque dossier. Il est possible que votre cabinet travaille pour des dizaines, voire des centaines de clients. Il n’est pas toujours évident de se rappeler l’état d’avancement de chaque dossier quand on en gère plusieurs. C’est pourtant essentiel pour maîtriser les échéances.
  
  
• Être à disposition de ses clients pour les guider et les conseiller. Malgré la charge de travail supplémentaire inhérente à la période fiscale, il est important de rester disponible pour répondre aux questions des clients, souvent nombreuses à ce moment-là. De plus, c’est un moment clé où la·le dirigeant·e doit prendre un nombre important de décisions qui requièrent votre expertise (faut-il verser des primes ou des dividendes, faut-il embaucher, quels investissements opérer, etc.).
  
  
• Se préparer à assurer cette période en travail à distance. Cet autre enjeu, et non des moindres, a fait son apparition depuis 2020. Que ce soit par contrainte ou désormais par choix, les entreprises et cabinets travaillent de plus en plus à distance. Ce qui peut parfois compliquer les choses si elles sont peu digitalisées.

Vivre une période fiscale 2022 sereine (nos conseils pour y arriver)

Ne nous prenez pas pour des fous, on vous promet qu’on a encore toute notre raison, et qu’il est possible, et surtout souhaitable, de gérer une période fiscale sans courir partout en permanence.

Si certains seront nostalgiques de cette période de « rush » pleine de magie (sait-on jamais 😉), la plupart préféreront tout de même avoir l’esprit tranquille et continuer une vie normale. Voici comment.

Conseil n° 1 : digitaliser sa comptabilité pour mieux anticiper

Si ce n’est toujours pas fait, il n’est jamais trop tard pour votre cabinet d’opérer sa transition digitale. En quoi consiste la digitalisation de la comptabilité ? Voici quelques cas d’application :

• la récupération automatique des factures des boîtes de réception emails et des espaces client des fournisseurs ;
• l’automatisation du rapprochement bancaire ;
• la reconnaissance optique des caractères qui permet d’extraire les informations d’une facture ou d’une note de frais et de les intégrer directement à la comptabilité,
• un tableau de bord pour garder un œil sur la situation financière de chacun de vos clients,
• l’automatisation de la saisie des écritures comptables et leur accessibilité en temps réel.

Oui, ça peut faire peur au début d’envisager de changer tous ses processus et d’adopter de nouveaux outils. Mais on vous promet : le jeu en vaut vraiment la chandelle.

Cette image ci-dessous illustre parfaitement l’utilité de la digitalisation lors de la période fiscale et ses nombreux effets positifs sur le temps passé à collecter les pièces et à relancer les clients, sur le temps passé à saisir les données, etc.

Si ces quelques chiffres vous ont convaincu·e de sauter le pas, mais que vous ne savez pas comment faire, nous avons de quoi vous donner un sacré coup de pouce.

Avec le logiciel d’expertise comptable iPaidThat, nous vous avons concocté un livre blanc gratuit sur le sujet : « Le guide ultime de la digitalisation de la profession comptable ». Parfait si vous faites vos premiers pas en digital ou si vous avez besoin d’optimiser vos processus.

Au menu :

• les explications sur la digitalisation de la fonction comptable et ses bénéfices sur votre profession,
• les 4 étapes pour se digitaliser simplement,
• comment le digital révolutionne la relation avec vos clients et vous fait passer d’expert-comptable à expert.

Grâce au digital, vous anticipez mieux la période fiscale en déléguant les tâches répétitives à l’automatisation. Tout se fait au fur et à mesure, ce qui reste le meilleur moyen d’anticiper.

Alors 2022 sera l’année de la digitalisation comptable, ou ne sera pas !

Conseil n° 2 : capitaliser sur le travail des années précédentes

Regarder vers l’avenir, c’est bien, mais les périodes fiscales des années précédentes ont aussi beaucoup à vous apprendre, et particulièrement ce qui vous a posé problème :

• Des clients vous ont-ils fourni en retard les éléments nécessaires ? Vous saurez qu’il faudra être particulièrement vigilant sur leurs dossiers cette année.
• Vous avez rencontré des obstacles dans les processus ? Mettez tout à plat et revoyez-les (et oui, digitalisez-les c’est encore mieux).

Bref, faites le point dès le mois de mai et réalisez un plan d’action pour faire en sorte que votre prochaine période fiscale se déroule avec plus de fluidité.

Conseil n° 3 : communiquer à l’avance avec ses clients

L’anticipation passe par une communication claire et régulière avec vos clients. Eh oui, ce n’est pas parce que vous travaillez depuis longtemps avec certains d’entre eux qu’ils ont les échéances en tête et pensent à tout vous envoyer en temps et en heure.

S’ils font appel à vous, c’est aussi pour que vous les guidiez et les informiez de ces fameuses dates limites. Un·e chef·fe d’entreprise a beaucoup d’autres choses à penser que ses obligations comptables et a tout intérêt à vous déléguer cette charge mentale.

Charge à vous, donc, de les informer suffisamment en avance. Pour ce faire, vous pouvez par exemple :

• une fois la période fiscale de l’année N terminée, envoyer un calendrier avec toutes les échéances pour l’année N+1 ;
• programmer l’envoi d’emails de rappel automatiques à J-30, puis J-15 si pièces non reçues, puis J-7, etc. ;
• proposer systématiquement un rendez-vous en physique ou par visioconférence pour expliquer tout en amont et recueillir les potentielles questions, interrogations ou difficultés rencontrées pour le client.

Sinon, un logiciel comme iPaidThat Expert-Comptable vous permet de collaborer et d’échanger directement dans son logiciel, par le biais de commentaires. Une communication plus simple et spontanée qui favorise la proximité et la collaboration !

Conseil n° 4 : emprunter les bons réflexes et outils de la gestion de projet

Pour garder la pleine maîtrise des différents délais, les pros de la gestion de projet ont leurs petits secrets ! Voici quelques-unes des différentes pratiques que nous vous conseillons vivement de leur piquer (faites confiance à leur expérience).

Le rétroplanning pour maîtriser les délais

Un rétroplanning est un calendrier qui s’établit en partant de la date de l’échéance. En partant ainsi de la fin, vous placez les différentes tâches à réaliser les unes après les autres, jusqu’à déterminer la date de début adéquate pour respecter la date butoir.

Grâce au rétroplanning, vous :

• limitez les risques de retard,
• réalisez une planification des tâches plus fine,
• pouvez prévoir une marge suffisante,
• vous assurez d’avoir les ressources nécessaires à la bonne tenue de la période fiscale,
• êtes plus sereins lors de cette période parfois mouvementée.

Le tableau Kanban pour suivre ses dossiers

La méthode Kanban consiste à matérialiser les dossiers client par des post-it, et à les déplacer sur le tableau au fur et à mesure de l’avancement. Ainsi, en un coup d’œil vous pouvez voir :

• quels sont les dossiers terminés,
• ceux qui sont en cours,
• et ceux qui n’ont pas encore été commencés.

Le Kanban a l’avantage d’être très facile à mettre en place, et d’être compréhensible par tous. Il encourage également la prise d’initiatives. Par exemple, si un collègue tombe sur un dossier qui prend du temps à avancer pour x ou y raison et prend du retard sur ses autres dossiers, les autres collaborateurs peuvent voir en un coup d’œil quels sont les dossiers qu’ils peuvent prendre à leur charge.

Les logiciels spécialisés

Et si le meilleur moyen de faciliter la transmission des documents et la collaboration avec ses clients était de leur fournir les équipements adéquats ? On n’est parfois jamais mieux servi que par soi-même (et par la technologie !).

Apportez à vos clients une solution innovante de facturation comme Factomos, l’un des logiciels les plus faciles à prendre en main du marché, qui saura vite se faire adopter pour éditer et gérer les factures. De votre côté, vous avez accès à une interface de suivi qui vous offre une visibilité en temps réel de leur activité (TVA, trésorerie, chiffre d’affaires, etc.), vous permet d’importer les factures quand vous le souhaitez et de communiquer en toute facilité.

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On résume la période fiscale

• Elle se déroule de janvier à mi-mai, et correspond au moment de l’année où le bilan et les déclarations fiscales doivent être transmis à l’administration.
• C’est une longue période de « rush » pour les cabinets d’expertise comptable, qui doivent s’assurer que toutes les obligations comptables de leurs clients soient réalisées en bonne et due forme, et transmises en temps et en heure.
• La période fiscale peut se passer beaucoup plus sereinement, en grande partie grâce à la digitalisation de la profession, mais également en favorisant une bonne communication avec ses clients, et en mettant en place des outils pour mieux s’organiser.