[Étude de cas] Mieux gérer la période fiscale grâce aux outils digitaux collaboratifs

Les technologies des systèmes d’information comptables affectent le rôle des professionnels de la comptabilité. Désormais, il ne s’agit plus seulement de produire une comptabilité, mais d’apporter une véritable valeur ajoutée aux clients, avec des échanges fluides et en temps réel et des contacts réguliers, dans une relation de collaboration mutuelle.

Dans ce contexte, le rôle du collaborateur de cabinet est devenu essentiel pour :

• paramétrer les logiciels ;
• résoudre les problèmes liés à leur utilisation ;
• fournir des informations complémentaires et des analyses aux clients.

Deux membres du Groupe Laflute et Associés, Thomas Donnelly, expert-comptable et commissaire aux comptes, et Cécile Dos Santos, collaboratrice comptable et référente digital, ont participé à un webinar animé par Frank Lascombes, responsable grands comptes chez QuickBooks France. 

Ils partagent leur vision de l’expertise comptable et des rôles respectifs du collaborateur et de l’expert-comptable pour une meilleure expérience client, grâce aux outils collaboratifs en ligne.

Le produit QuickBooks France sera disponible au moins jusqu’au 31 décembre 2023 et le support client sera assuré sur toute l’année 2023. La maintenance du produit cessera ensuite.

Le rôle essentiel du référent digital

Aujourd’hui, le référent digital tient un rôle prépondérant : il garantit la valeur ajoutée du cabinet en jouant le rôle de facilitateur entre client et expert-comptable, en aidant l’adoption, le déploiement et l’utilisation des outils collaboratifs en ligne.

Thomas Donnelly est membre de France Défi, premier groupement français d’experts-comptables. Pour lui, la comptabilité était jusqu’alors marquée par l’inadéquation avec le rythme de l’entreprise :

« Nous avons fait le constat de l’absence de comptabilité en temps réel à une époque où tous les aspects de notre vie quotidienne pouvaient être gérés en temps réel ! En comptabilité, nous étions encore en mois +1 voire en année +1. Nous sommes donc partis à la recherche d’outils pour répondre à la volonté des 4 associés du cabinet d’aller vers la digitalisation. »

Nous avons choisi QuickBooks justement parce que c’est l’outil qui ressemble le moins à de la comptabilité, en termes de présentation pour le client et de méthodes de travail.

Thomas Donnelly

Une fois maîtrisée, la solution QuickBooks sert pourtant bien à faire de la comptabilité ! C’est à la suite du choix de la solution que Cécile Dos Santos est devenue référente digital du Groupe Laflute et Associés. Pour devenir référente digital, elle s’est formée à l’aide des supports et de l’accompagnement proposés par QuickBooks.

Des réunions de formation ont ensuite eu lieu en interne pour permettre à tous les collaborateurs de maîtriser l’outil. Thomas Donnelly précise : « Chez nous, ce sont les collaborateurs déjà en place qui ont gardé leurs dossiers et les ont fait passer sur QuickBooks. »

Comment se passe la collaboration avec les clients aujourd’hui ?

Les solutions collaboratives ont un impact direct sur la relation client… À condition de les accompagner et de les former sur ce nouveau mode de fonctionnement et d’organiser le cabinet en conséquence.

Pour Thomas Donnelly, les premières expériences ont montré qu’un temps d’investissement était nécessaire pour la mise en place de ces outils :

« L’investissement est indispensable autant pour permettre au client de s’adapter que pour l’organisation interne du cabinet. À la place de l’organisation traditionnelle, le dossier sera traité toutes les semaines ou tous les quinze jours, ce qui demande un peu de préparation des deux côtés, client et cabinet. »

Chaque client qui passe sur les nouveaux outils vient se former pendant deux heures voire une demi-journée au cabinet avec le collaborateur qui traite son dossier et avec Cécile Dos Santos pour faciliter la prise en main des outils collaboratifs.

Avec ces nouvelles solutions, la relation de travail évolue car l’outil collaboratif nécessite des mises à jour régulières, le retard exposant les deux parties à des difficultés :

« Un quart d’heure est consacré à chaque petit dossier toutes les semaines. Plus le suivi est régulier, plus le cabinet gagne du temps. Les éléments manquants sont rapidement réclamés aux clients et les retours sont rapides. Il faut vraiment anticiper et s’investir au début sans abandonner, parce que c’est fait pour être traité en temps réel. La méthodologie doit être respectée pour ne pas perdre de temps ensuite. »

💡 Cécile Dos Santos confirme que les clients doivent venir avec une facture d’achat et de vente et leurs codes bancaires pour la présentation de l’outil et des rapports personnalisés.

Comment se passe la restitution des informations aux clients ?

Avec QuickBooks, la relation client change, mais les demandes se transforment également : il y a moins de requêtes sur la comptabilité pure et dure et plus de questionnements stratégiques.

Selon Thomas Donnelly, les outils collaboratifs comme QuickBooks offrent un gain de temps considérable :

« Sur les quelques dossiers que j’ai choisi de conserver dans le but de maîtriser l’outil, la TVA est faite le 5 du mois suivant. Pour inciter les clients et prospects à mettre à jour leur dossier, il suffit de leur donner les quelques informations qui leur permettent de savoir si leur dossier est à jour ou pas. »

Grâce aux solutions collaboratives, les clients appellent le cabinet pour des problématiques à plus forte valeur ajoutée, comme les choix en termes de rémunération. Cette demande de conseil va même plus loin puisque le client à l’aise avec le digital peut avoir beaucoup de projets, réclamer des prévisionnels, des calculs de coûts, etc.

S’il y a beaucoup de lignes dans la banque ou parmi les factures, cela signifie que l’outil n’a pas été mis à jour. Du coup, chacun sait si l’autre a fait son travail de son côté et tout le monde joue le jeu, aussi bien le client que le collaborateur.

Comment s’organiser pendant cette période fiscale ?

La période fiscale est un rendez-vous très particulier pour le client et son expert-comptable… Mais les solutions comptables sont aujourd’hui en mesure de faire vivre cette période dans le calme !

Thomas Donnelly:

« Nous privilégions les plus gros clients et les dossiers les plus complexes avant d’attaquer les clients qui sont sur QuickBooks. Nous avions notre propre checklist en interne avant la création de l’outil de révision préalable de QuickBooks. Désormais, la checklist de révision préalable est traitée en janvier et le dossier devient un dossier de révision comme tous les autres. »

Cécile Dos Santos :

« Les comptes d’attente sont traités tout au long de l’année et nous avons créé une checklist pour les actions à effectuer sur l’outil avant de transférer le fichier des écritures comptables (FEC) dans l’outil de production. Le rapprochement, les soldes des clients et fournisseurs sont validés avant export/import du FEC. À ce stade-là, les bilans sont presque prêts à sortir ! »

Quels sont les défis et les opportunités de demain ?

Pour Thomas Donnelly, expert-comptable associé et commissaire aux comptes, les prochains défis concernent la gestion des flux de factures électroniques.

« Les clients n’attendent plus une comptabilité à l’euro près. Ils nous attendent désormais sur la gestion de la complexité comme le prêt garanti par l’État, les attestations de chiffre d’affaires pour obtenir les aides et toutes les complexités à venir. Le temps réel a grandement facilité la gestion de cette complexité au sein du cabinet. »

La comptabilité, ce sont des flux qui doivent de plus en plus souvent être gérés en temps réel.

Thomas Donnelly

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