Comment sécuriser votre activité grâce à une bonne gestion du risque fournisseur

Retard de production, faillite, crise sanitaire, non-respect des clauses contractuelles… la maîtrise des risques fournisseurs est un enjeu crucial pour l’entreprise.

Elle permet de poursuivre son activité et d’éviter les ruptures dans la chaîne d’approvisionnement, de préserver son image et de respecter les réglementations.

Pour assurer une gestion du risque fournisseur saine et efficace, il convient avant tout d’anticiper (identifier les risques susceptibles d’impacter l’activité, définir des actions précises, etc.).

Découvrez quels sont les principaux risques fournisseurs et quelle stratégie mettre en place pour les contrer ou réduire leurs effets.

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Qu’est-ce que la gestion du risque fournisseur ?

Gestion du risque fournisseur : définition

La gestion des risques fournisseurs englobe toutes les mesures et les actions mises en place par une entreprise pour identifier et prévenir les risques de dysfonctionnement ou de dégradation de ses relations avec les fournisseurs. Menaces qui impactent directement sa productivité, sa stabilité et son évolution.

ℹ️ Quelques mots sur la notion de « risque fournisseur » : selon l’AFNOR (Association française de normalisation), le « risque fournisseur » désigne :

La probabilité pour un donneur d’ordre de voir son activité économique se dégrader, voire s’interrompre, à la suite d’un dysfonctionnement dans ses relations avec ses fournisseurs et prestataires ou d’un comportement non souhaité de la part de l’un d’entre eux.

Quels sont les différents types de risques fournisseurs ?

Les risques fournisseurs varient selon les entreprises et organisations, l’activité ou encore la nature des achats.

Ils peuvent être :

• internes (une action du fournisseur impacte la relation, par exemple un retard de livraison) ;
• externes (des aléas indépendants du fournisseur impactent son activité et indirectement celle de l’entreprise, par exemple une crise sanitaire).

On en distingue plusieurs types :

• les risques techniques ou industriels : mauvaise gestion des stocks, retard de livraison, irrégularité dans la qualité des pièces, etc. ;
• les risques contractuels et légaux : fraude, mise en cause juridique du fournisseur, défaut de conformité d’une facture, etc. ;
• les risques réglementaires : impact négatif sur la RSE (responsabilité sociétale des entreprises), non-respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), etc. ;
• les risques opérationnels : défaut de qualité d’un bien ou d’un service, retard de production, etc. ;
• les risques stratégiques et financiers : santé économique des fournisseurs, erreur de commande, retards de paiement, etc. ;
• les risques politico-économiques : évolution des prix, des marchés et des politiques du pays du fournisseur, etc.

Pourquoi est-il important de gérer les risques liés aux fournisseurs ?

Les risques fournisseurs peuvent impacter la productivité et l’évolution de l’entreprise. Il est donc crucial de savoir les gérer et les maîtriser.

Une entreprise qui comprend les risques auxquels elle est exposée est en mesure de mettre en place des actions ou des solutions pour réduire les conséquences de ces incidents. Elle gagne en réactivité et en efficacité. Elle agit aussi pour préserver son image et son activité et pour assurer sa stabilité.

La gestion des menaces qui pèsent sur la chaîne d’approvisionnement a par ailleurs pour objectif de renforcer la compétitivité de l'entreprise et de maintenir son positionnement (voire de progresser) sur le marché.

Comment évaluer le risque fournisseur ?

Les étapes clés

Pour assurer une bonne gestion des risques fournisseurs, il convient :

• d’identifier dans leur ensemble les risques auxquels l’entreprise est exposée ;
• de distinguer les fournisseurs qui représentent un risque ;
• de classer ces derniers par :
  • catégorie de risques (financier, contractuel, technique, etc.) ;
  • criticité (gravité : impact majeur ou mineur, fréquence : probabilité d’occurrence de l’incident, etc.).

Plus la catégorisation des risques fournisseurs est précise, plus il sera aisé pour l’entreprise d’anticiper.

💡 L’évaluation des risques fournisseurs se mesure généralement sur une échelle de 1 à 4 en fonction de la probabilité « P » que le risque se produise et de l’impact « I » sur l’entreprise. La criticité « C » d’un risque se calcule ensuite avec la formule suivante : C = P x I

👉 Les échelles d’évaluation des risques :

• l’échelle de probabilité de 1 à 4 va de très improbable à très probable ;
• l’échelle d’impact de 1 à 4 va de faible à très grave.

Faire une cartographie des risques

Réaliser une cartographie des risques liés à la relation fournisseur permet de :

• disposer d’une vision précise et globale des potentiels incidents ;
• développer des actions sur mesure pour les contrer ou les limiter ;
• détecter les cas critiques afin d’agir en conséquence.

Cette cartographie peut prendre la forme d’un tableau, d’une carte mentale, d’un processus ou encore d’un logigramme. Elle permet à tous les acteurs concernés d’appréhender les notions essentielles et de faciliter leur assimilation.

La cartographie est un outil de gestion des risques, parmi d’autres, qui permet de lister les risques et d’évaluer leur impact. En perpétuelle évolution, elle doit être mise à jour régulièrement pour être efficace.

👉 Voici un exemple de cartographie des risques fournisseurs sur une famille d’achats, tiré du blog d’Epsa Operations & Procurement :

Comment gérer efficacement les risques fournisseurs ?

La mise en place d’une stratégie et d’un plan d’action pour la gestion des risques

La meilleure solution pour gérer efficacement les risques fournisseurs est l’anticipation.

L’idéal est de mettre en place une stratégie de gestion des risques fournisseurs complète qui s’articule autour des axes suivants :

• l’identification des menaces susceptibles de perturber l’activité de l’entreprise, son image, etc.,
• l’analyse ou l’évaluation des risques fournisseurs,
• le plan d’action,
• le suivi,
• le contrôle.

Le plan d’action est une réponse aux risques fournisseurs identifiés. Il repose sur différents outils et moyens, comme :

• un audit des fournisseurs,
• une évaluation du taux de dépendance,
• un contrôle régulier des certifications externes des fournisseurs,
• une diversification des fournisseurs,
• une actualisation des clauses contractuelles,
• une veille technologique, juridique, etc.

Dès lors que le plan d’action est défini, il est fondamental d’opérer un suivi pour en contrôler les retombées et de créer des alertes pour avancer sereinement.

💡Bon à savoir : il existe trois stratégies de gestion des risques (le choix dépend du niveau de criticité du risque) :

• l’acceptation, quand le risque est faible ;
• le contrôle, quand l’impact du risque est conséquent ;
• le transfert quand le risque est faible et son impact important.

Les bonnes pratiques à adopter

Un certain nombre de bonnes pratiques facilitent et simplifient la gestion des risques fournisseurs.

Par exemple :

1. Diversifier les fournisseurs et identifier une réserve de fournisseurs qui peuvent être sollicités en cas d’incident ou de défaillance des premiers.
   
   
2. Élaborer une base de données sur tous les fournisseurs qui travaillent avec l’entreprise pour identifier et anticiper les risques et la mettre à jour régulièrement.
   
   
3. Organiser une veille des fournisseurs et un suivi de leurs performances : vous pouvez vous servir de différents outils, comme le score de solvabilité qui permet d’anticiper les risques liés à la solvabilité des fournisseurs.
   
   
4. Établir un suivi des délais de paiement définis par la loi pour éviter les risques légaux.
   
   
5. Recourir à un outil spécialisé. On pense par exemple à Quadient Comptes Fournisseurs, logiciel de traitement de la facturation fournisseur. Grâce à l’automatisation des systèmes d’approbation, vous optimisez les contrôles et réduisez donc les risques liés aux créances ou encore à la fraude. Le tout en gagnant énormément de temps dans l’exécution de vos processus.
   
   
6. Définir des actions pour assurer la continuité des activités en cas de risque fournisseur avéré.

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Gestion du risque fournisseur : on résume !

Pour protéger l’activité d’une entreprise et notamment sa supply chain, il est indispensable de mettre en place une gestion du risque fournisseur efficace afin d’identifier et de prévenir les risques d’une dégradation dans la relation avec les fournisseurs.

Ainsi, des analyses prédictives, une hiérarchisation des menaces et des mesures adaptées s’imposent pour maîtriser les risques.

En agissant de manière proactive, l’entreprise est mieux armée pour avancer et poursuivre son activité.