Comment optimiser votre processus de facturation fournisseurs à l’heure de la dématérialisation ?

Nombre d’enjeux business découlent de la relation que vous entretenez avec vos fournisseurs. Il convient donc de les payer en temps et en heure. Sans compter que déroger à cette obligation vous expose à des sanctions financières qui pourraient mettre à mal votre trésorerie.

Dans ce contexte, comment se fait le traitement des factures fournisseurs ? La dématérialisation constitue-t-elle une voie vers plus de simplicité et d’efficacité dans votre processus ? Et surtout, de quelle manière vous préparer dès à présent à la généralisation de la facture électronique exigée par la loi au 1er juillet 2024 ?

Cet article reprend tous les points à connaître sur la facturation fournisseurs.

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Quelle est la procédure de paiement des factures fournisseurs ? Les 5 étapes clés

Pour commencer, c’est quoi une facture fournisseur ?

Elle se définit comme le document adressé par votre fournisseur, et qui reprend tous les éléments relatifs à une commande, pour règlement :

• identité des deux parties,
• date de la vente,
• désignation et décompte des produits et services avec les tarifs associés, etc.

Le traitement de cette pièce comptable nécessite l’instauration d’un processus bien rodé. Il reste généralement le même d’une entreprise à l’autre.

Voyons plus en détail les grandes étapes qui le composent 👉.

Étape 1 : la réception des factures

Pour commencer, il vous faut réceptionner les factures de vos fournisseurs.

Les canaux de transmission sont divers :

• facture papier reçue par voie postale,
• facture numérisée réceptionnée par mail,
• facture transmise via l’échange de données informatisé (EDI), etc.

☝️ Notez que les documents PDF ou papier, de par l’absence de sécurité électronique, requièrent une piste d’audit fiable.

💡 À savoir : la réglementation évolue ! Comme nous le verrons en détail plus tard, la facture électronique commencera à s’imposer dès 2024 pour les activités B2B, et avec elle de nouveaux formats :

• structurés (UBL, UNCEFACT),
• mixtes (le fameux Factur-x par exemple), etc.

Étape 2 : l’enregistrement des factures en comptabilité

Ensuite, les factures doivent être enregistrées en comptabilité, même avant validation, afin de conserver une trace de tous les flux financiers.

Les comptes concernés sont :

• 601 — Achats stockés de matières premières,
• 602 — Achats stockés — Autres approvisionnements,
• 606 — Achats non stockés de matière et fournitures,
• 607 — Achats de marchandises.

☝️Il convient également de :

• débiter le montant de la TVA du compte 44 566 (TVA sur autres biens et services) ;
• créditer le montant toutes taxes comprises du compte fournisseurs 401.

Étape 3 : le contrôle des factures

Contrôlez minutieusement l’ensemble des factures, pour vous assurer que les montants exigés sont corrects.

Pour cela, on vous conseille de rapprocher les pièces avec les bons de commande émis, ou encore avec la marchandise réelle entrée en stock.

Étape 4 : le paiement des factures

Vient ensuite le moment de mettre la main au porte-monnaie, dans les délais appropriés.

Pour gagner en simplicité, les entreprises choisissent souvent d’opérer de façon périodique, en regroupant le règlement de plusieurs factures fournisseurs, avant arrivée à échéance bien sûr.

💡 En règle générale, les délais de paiement s’élèvent à 30 jours après réception de la pièce. Cependant, ils peuvent se prolonger, jusqu’à 60 jours maximum à compter de la date d’émission. Par contre, si vous allez au-delà, vous vous exposez à des pénalités de retard.

Étape 5 : le classement et l’archivage des factures

Pour terminer, classez et archivez vos factures fournisseurs.

Côté classement, il est possible d’appliquer plusieurs logiques :

• par ordre chronologique (date d’émission ou date d’échéance),
• par fournisseur et date,
• par numéro de facture.

L’archivage, en revanche, s’effectue toujours conformément aux obligations légales, c’est-à-dire pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.

Toutefois, Service-Public.fr stipule que « lorsque ces documents sont reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant 6 ans à compter de la date de la dernière opération. ».

Facturation électronique obligatoire en 2024 : quels changements pour la facturation fournisseurs ?

Impossible d’évoquer la question de la facturation fournisseur sans aborder ce sujet.

Et pour cause, dès 2024, le recours à la facture électronique totale, ou e-invoicing, se généralisera pour toutes les activités BtoB. Cette mesure a notamment vocation à lutter contre la fraude à la TVA.

Plus concrètement, dès le 1er juillet 2024, les grandes entreprises auront pour obligation d’émettre des factures électroniques (2025 pour les ETI et 2 026 pour les TPE, PME et entreprises individuelles).

Mais surtout, à compter du 1er juillet 2024, toutes les organisations seront tenues de réceptionner les e-factures en provenance de leurs fournisseurs.

💡 Pour en apprendre davantage sur cette loi, découvrez notre article dédié à la facturation électronique B2B.

Vous en conviendrez, l’échéance est très proche. Mieux vaut vous préparer dès à présent, pour éviter de vous retrouver sur la touche face à vos concurrents. D’autant plus que la dématérialisation de la facturation comprend bien d’autres avantages…

Nos conseils pour une bonne gestion des factures fournisseurs grâce à la dématérialisation

Au fait, qu’entend-on par dématérialisation ?

Malgré l’approche de 2024, la majorité des entreprises françaises continue à gérer ses factures fournisseurs « à l’ancienne », souvent par manque de connaissance sur le principe même de la dématérialisation et sur les outils associés.

Pour rappel, dématérialiser ne signifie pas scanner !

La dématérialisation induit l’absence totale de papier et de traitement manuel tout au long de la procédure, de l’émission de la facture jusqu’à son archivage.

Conseil n° 1 : gagnez du temps et réalisez des économies

Aujourd’hui encore, la gestion traditionnelle de la facturation fournisseurs, ainsi que toutes les manipulations qu’elle implique, prend du temps. L’opération mobilise beaucoup de ressources qui pourraient être allouées à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

En optant pour la dématérialisation, vous gagnez du temps (et donc de l’argent) : le coût de traitement moyen de la facture est divisé par trois lors du passage du papier au numérique (15 € contre 5 € environ).

Par ailleurs, la fluidification du processus vous aide à respecter plus facilement les délais de paiement, et donc à éviter de payer les pénalités de retard et autres indemnités pour frais de recouvrement.

☝️ Enfin, n’oublions pas l’archivage papier des factures. Autant d’espace perdu (pour rien), et les murs de vos locaux ne sont pas extensibles !

Conseil 2 : réduisez le risque d’erreurs

Grâce à l’utilisation d’une solution de dématérialisation, vous automatisez au maximum la procédure.

Par exemple, ces outils récupèrent directement les informations (prix, quantités, montant de la TVA, etc.) afin d’éviter les saisies manuelles, et les erreurs qui vont avec. Ils repèrent également les doublons.

Par ailleurs, les coquilles proviennent parfois des fournisseurs eux-mêmes.

🛠 Avec un logiciel de dématérialisation, vous veillez à la conformité des documents, au niveau des mentions obligatoires par exemple. En effet, la technologie déployée par ces plateformes est capable de détecter les factures non conformes puis de notifier le fournisseur pour correction avant transmission. Autant de temps perdu à faire des allers-retours évité !

Conseil 3 : sécurisez vos opérations

Ne nous voilons pas la face : la facture papier est vulnérable.

Elle peut facilement être perdue, détériorée, volée, sans compter l’envoi par la Poste, pas toujours fiable à 100 %. Problème évité grâce à la dématérialisation !

Notons également que ce dispositif vous préserve de certaines cyberattaques. Par le rapprochement réalisé entre les factures et les informations du référentiel fournisseurs, vous évitez de vous faire berner par les pirates informatiques qui envisageraient de se faire passer pour votre fournisseur.

[Bonus] Les autres conseils à suivre

Vous l’aurez compris, passer à la dématérialisation des factures est le tout premier conseil qu’on vous recommande de suivre.

Néanmoins, d’autres bonnes pratiques contribuent à une gestion efficiente de votre facturation fournisseurs.

Trouvez le juste délai de paiement

Nous l’avons vu, évitez à tout prix d’honorer vos factures fournisseurs en retard, au risque de subir des pénalités de recouvrement.

En revanche, mieux vaut ne pas payer… trop tôt !

En effet, tout ceci a une incidence sur votre Besoin en Fonds de Roulement. : plus vous bénéficiez de délais de règlement long, plus vous disposez de temps pour obtenir le paiement de vos créances clients.

Entretenez de bonnes relations avec vos fournisseurs

Une bonne relation avec vos fournisseurs promet des négociations facilitées :

• pour le rallongement des délais de paiement au besoin,
• ou tout simplement pour obtenir des réductions et autres avantages sur vos commandes.

Et c’est tout le processus de facturation qui s’en trouvera simplifié !

Pour entretenir cette confiance, pas de mystère : restez réglo et transparent de votre côté.

On vous conseille aussi de prendre le temps de sélectionner les bons partenaires. Avec un travail de sourcing approfondi, vous identifiez ceux qui correspondent à vos besoins et limitez les risques.

Enfin, tout au long de la collaboration, mettez l’accent sur la communication et instaurez un partenariat vraiment gagnant-gagnant.

☝️ La dématérialisation compte aussi parmi ses avantages l’optimisation des relations fournisseurs.

Les outils pour un meilleur traitement et suivi des factures fournisseurs

Comment choisir votre logiciel de dématérialisation pour un meilleur traitement de la facturation fournisseurs ?

Il existe une multitude de solutions sur le marché. C’est pourquoi il vous faut observer certains critères avant d’arrêter votre choix.

Bien entendu, commencez par vérifier si la solution proposée est conforme avec l’e-invoicing.

En parallèle, étudiez ces autres facteurs :

• la richesse fonctionnelle. Certaines plateformes vont plus loin que la seule dématérialisation, en proposant par exemple l’archivage des documents, ou encore une gestion complète du cycle fournisseur (procure to pay), avec sourcing ;
• l’intégration avec vos autres outils, en particulier vos logiciels de comptabilité ;
• la simplicité d’utilisation, pour favoriser son adoption par des équipes parfois réticentes au changement ;
• le niveau d’accompagnement offert par l’éditeur, là aussi de sorte à faciliter la prise en main et le passage à la dématérialisation.

🛠️ Nous pouvons citer par exemple : 

• Compleo Invoice Platform, une solution de gestion documentaire transversale et évolutive qui dématérialise vos processus de facturation fournisseurs. Grâce à elle, vous réceptionnez vos factures depuis divers canaux et gérez l’ensemble de leur cycle de vie au sein de la plateforme. Compleo Invoice Platform simplifie aussi le 3-way matching, vous faisant ainsi économiser beaucoup de temps sur la vérification de toutes les informations visibles dans une interface unique. Et pour gagner encore plus en efficacité, il est possible de mettre en place des workflows de validation.
  
  
• Quadient Comptes Fournisseurs, la solution spécialisée dans le traitement des factures fournisseurs. Grâce à une gestion 100 % numérique de la facturation, à la traçabilité et à la conservation des documents, vous disposez de toutes les informations nécessaires à l’audit, pour respecter la réglementation à venir. Mais Quadient Comptes Fournisseurs, c’est aussi la garantie de gagner un temps précieux et donc de réaliser des économies : avec son système de capture avancée, l’approbation standardisée, ou encore la synchronisation avec votre ERP et votre logiciel de comptabilité, vous évitez les manipulations chronophages sources d’erreurs.
  
  
• Regate, une solution de gestion financière complète qui dématérialise vos factures fournisseurs via de nombreux canaux de collecte (import dans la plateforme, transfert par email, photo via l’application mobile, ou encore par récupération automatique sur les portails des fournisseurs). Tout est pensé pour vous faire gagner du temps : vous pouvez créer vos propres circuits d’approbation, vous pouvez effectuer vos paiements directement depuis la plateforme et les imputations comptables sont générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité.

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La facturation fournisseur en bref

Vous savez désormais quelles sont les règles de facturation fournisseur.

Il s’agit d’un poste beaucoup plus stratégique que certaines entreprises ne le croient.

Certes, on pense aux enjeux liés à la réglementation. Mais ça n’est pas tout : déployer un processus de facturation fournisseurs bien rodé promet :

• la réalisation d’économies,
• la sécurisation des opérations,
• l’amélioration des relations fournisseurs,
• un gain de temps notable.

Mais l’optimisation de cette procédure passe nécessairement par l’adoption de logiciels intelligents et dotés d’un haut degré d’automatisation.

Si ça n’est pas déjà fait, on vous conseille alors de franchir le cap de la dématérialisation, pour faire de la facturation fournisseur un puissant vecteur de valeur pour votre organisation.