Qu'est-ce que la gestion des comptes clients ? Comment l'améliorer ?
La gestion des comptes clients est un élément essentiel de la gestion d'une entreprise. Négliger cet aspect entraînera un manque de liquidités qui, à son tour, pourrait avoir de graves conséquences.
Dans certains cas, les clients ne paient pas immédiatement et leurs créances se transforment en fameux "comptes clients", des données comptables qui font partie de l'actif de votre entreprise. Mais ce n'est pas avec des données comptables que l'on peut s'assurer d'avoir les liquidités nécessaires pour payer ses factures !
Dans cet article, vous apprendrez à convertir et à gérer vos comptes clients afin d'assurer la bonne santé financière de votre entreprise.
Qu'est-ce que les comptes clients ?
Les comptesclients comprennent les encours qui ont été facturés, mais qui n'ont pas encore été payés, et qui accompagnent la livraison de biens ou de services. En d'autres termes, il s'agit d'une écriture dans la comptabilité d 'une entreprise suite à une vente et indiquant que le produit ou le service a été rendu au client, mais que ce dernier dispose d'un délai pour payer l'entreprise.
Une fois le paiement reçu, le compte de trésorerie augmente et le compte à recevoir diminue. Certains crédits clients peuvent être classés comme actifs à long terme si l'on s'attend à ce que le paiement ne soit pas reçu plus d'un an après l'achat.
Dans la pratique, lorsqu'une entreprise accepte de faire crédit à ses clients, elle leur offre généralement 30 jours avant de leur facturer le montant total de la facture ainsi que des intérêts ou des frais administratifs.
Pourquoi la gestion des comptes clients est-elle importante ?
La gestion des comptes clients est une fonction essentielle de toute entreprise. Elle a un impact considérable sur la situation financière, les flux de trésorerie, les relations avec les clients, etc. de votre entreprise. Une bonne gestion des comptes clients réduira le temps et les efforts de votre équipe.
La base de toute gestion est l'obtention d'informations de qualité. Ainsi, si votre entreprise souhaite accorder du crédit à ses clients, il est essentiel de mettre en place un bon système de suivi des comptes afin d'établir un âge chronologique des comptes à recevoir.
En d'autres termes, le rapport de gestion des comptes clients doit vous permettre d'identifier en tout temps les éléments suivants :
- les créances classées par client
- Factures classées par client
- Délai depuis l'émission de la facture
- Rappel automatique lorsque le compte d'un client est expiré
Afin de maintenir la rigueur et d'éviter la perte de contrôle sur les montants à recevoir de vos clients, assurez-vous que vos transactions sont comptabilisées sur une base régulière. Une bonne façon d'y voir clair.
Le processus de gestion des comptes clients
La gestion des comptes clients combine différents processus, notamment
- l'octroi de crédit et la facturation : Assurez-vous que le client est en mesure de payer le coût de vos produits ou services avant d'accepter de nouveaux clients. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la base de données des clients pour décider si vous demandez un paiement anticipé ou un autre mode de crédit.
- Relations avec les clients : La gestion des comptes débiteurs exige une bonne compréhension et une capacité à maintenir le lien avec les clients (si vous n'y prêtez pas attention, vous risquez d'ennuyer votre client). N'oubliez pas de répondre à toutes les questions et de résoudre les problèmes des clients dès que possible.
- Analyse des tendances en matière de paiement : Découvrir les nouvelles méthodes de paiement permet à votre entreprise de maintenir la relation et de conserver le client à long terme. Moment à part dans le parcours du client, le paiement tend à être de plus en plus dématérialisé et manuel, avec le moins de frictions possible. Discret donc, mais aussi facile d'accès et sécurisé ...
- Recouvrement et rapprochement des paiements reçus ou en retard : Il est important de vérifier la date d'expiration du paiement et d'envoyer le rappel de paiement. Il n'est pas difficile d'avoir une communication cohérente avec les clients.
Comment améliorer la gestion des comptes clients
Multiplier les options de paiement
En multipliant les solutions de paiement pour vos clients, vous augmentez vos chances de les voir régler leurs factures rapidement. Espèces, cartes de crédit, chèques et, de plus en plus dans le monde des affaires, paiement électronique, doivent être autant de possibilités de paiement que vous offrez à vos clients.
Récompensez les bons payeurs... par une petite réduction !
Afin d'encourager votre client à vous payer le plus rapidement possible, il est judicieux d'offrir un escompte de quelques pourcentages de la vente en cas de paiement intégral dans un bref délai. Ce léger manque à gagner auquel vous souscrivez sera facilement compensé par la réduction du délai de paiement.
Rappelez aux clients retardataires
Beaucoup d'entrepreneurs (surtout les plus jeunes, qui ont tendance à sacraliser un peu leurs clients !) hésitent à recourir aux relances. C'est une erreur ! Une relance propre et professionnelle sera respectée par vos clients. Prendre son téléphone lorsque la date limite de paiement est atteinte (privilégiez toujours les rappels verbaux !) fait partie du service à la clientèle et du nécessaire maintien du dialogue avec lui. Déterminez les causes de ce retard de paiement et adaptez vos décisions en conséquence.
Prévoyez une politique de recouvrement
Ce n'est pas une partie de plaisir, mais c'est nécessaire. Ne lésinez pas sur les moyens qui mettent en péril la santé de votre entreprise. Pour être payé à temps, n'hésitez pas à mettre en place un système de facturation des pénalités de retard et même à envisager le pire des scénarios en envisageant des recours juridiques.
Proposer le paiement électronique
Il est bien connu que l'utilisation de la technologie offre souvent l'avantage de gagner du temps. Par exemple, offrir l'option du paiement électronique à vos clients est très populaire dans le monde des affaires. Cette solution très avantageuse permet un transfert quasi instantané des sommes du compte de votre client vers celui de votre entreprise. Vous éviterez ainsi les retards et constaterez l'effet favorable sur vos liquidités.
Demander le dépôt d'un client
Dans plusieurs secteurs où le produit ou le service à livrer nécessite une longue période de travail, un acompte est demandé au client pour couvrir une partie du travail qui sera effectué avant la prochaine facturation. Cette pratique est très avantageuse, mais le fait de percevoir des sommes avant la livraison présente son lot de risques. Par exemple, si le service n'est pas fourni, le montant reçu représente une dette envers votre client qui ne peut être annulée que lors de l'établissement d'une facture. Assurez-vous que votre comptabilité interne vous permettra d'assurer un bon suivi des sommes perçues à l'avance par vos clients.
Ce qu'il faut retenir
L'expérience montre que la gestion du poste clients est l'un des éléments du processus de relation client qui mérite d'être analysé et optimisé, depuis la facturation, l'encaissement, l'adaptation du choix du mode de paiement au profil du client jusqu'à l'organisation du traitement des paiements des clients de manière optimisée. Une bonne gestion des comptes clients permet à votre entreprise d'améliorer le lien avec vos clients et de garantir la santé de vos états financiers.
Article traduit de l'anglais