Qu’est-ce qu’une balance comptable ? Définition, exemples et lecture
Quel est ce document en comptabilité appelé la balance comptable ? Ce document comptable, qui prend la forme d’un tableau, sert de grille de lecture de votre activité sur les plans comptable et financier.
Dans cet article, vous comprendrez sa composition avec les différents comptes comptables du plan comptable général (PCG), ou encore sa différence avec le compte de résultat, et découvrirez comment la lire.
À quoi sert la balance comptable, et comment la construire facilement sans se perdre dans les écritures comptables ? Réponses dans la suite de cet article coécrit avec Raphael Berguig, expert-comptable et commissaire aux comptes chez Nexco.
Qu’est-ce qu’une balance comptable ? Définition
La balance comptable est un document comptable, non obligatoire, qui dresse la liste de la totalité des comptes du grand livre d’une entreprise.
C’est un état intermédiaire entre le grand livre et les états financiers que constituent le bilan comptable et le compte de résultat, présents dans la liasse fiscale.
💡 À savoir : il existe plusieurs types de balances comptables, chacune ayant des caractéristiques spécifiques et répondant à des besoins précis :
- la balance comptable générale,
- la balance comptable auxiliaire,
- la balance comptable âgée.
Découvrons quelles sont les trois balances comptables.
La balance comptable générale
Définition de la balance comptable générale
La balance comptable générale regroupe l’ensemble des comptes d’une entreprise, en suivant l’ordre du plan comptable général (PCG), de la classe 1 à la classe 7.
Pour chaque poste, elle fait apparaître au moins :
- le numéro de compte,
- le libellé du compte,
- le total des débits,
- le total des crédits,
- le solde de chaque compte.
Exemple de balance comptable générale
Le Journal du Net propose un exemple de balance comptable très clair :
La balance comptable auxiliaire
Définition de la balance comptable auxiliaire
La balance comptable auxiliaire, ou balance auxiliaire, ne comprend que les comptes fournisseurs et les comptes clients, à savoir les comptes rattachés respectivement aux comptes 401 et 411 du PCG.
Pour chaque poste, elle mentionne :
- le numéro du compte,
- son libellé,
- son solde à l’ouverture de la période,
- son solde à la clôture de la période,
- le total des débits,
- le total des crédits.
Exemple de balance comptable auxiliaire
La balance comptable âgée
Définition de la balance comptable âgée
La balance comptable âgée s’appuie sur les données de la balance auxiliaire selon leur date d’encours. Autrement dit, elle ventile les dettes et les créances selon l’échéance de leur règlement.
Exemple de balance comptable âgée
Quel est le rôle de la balance comptable ?
La balance comptable n’est pas obligatoire : elle ne vous sera réclamée par aucune autorité administrative. Pour autant, elle s’avère essentielle dans le cadre de votre comptabilité d’entreprise. Véritable outil de gestion et de contrôle, elle vous permet :
- de déterminer le bilan et le compte de résultat, notamment grâce au calcul du résultat de l’exercice,
- de procéder au contrôle de l’ensemble des enregistrements comptables,
- de vérifier l’égalité entre le total des débits et celui des crédits. La balance doit être « équilibrée »,
- de vérifier le calcul de vos déclarations de TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée).
Dans le cadre plus spécifique de la balance âgée, l’intérêt sera :
- d’établir un suivi des créances clients,
- d’anticiper les retards de paiement,
- d’être à jour du paiement fournisseurs.
ℹ️ Dans quel contexte s’en servir ?
La balance générale est souvent faite lors de situations comptables intermédiaires ou à la clôture de l’exercice comptable. Les commissaires aux comptes la sollicitent généralement comme support.
Comment lire et interpréter une balance comptable ?
La balance comptable prend la forme d’un tableau à 5 colonnes, comme vu précédemment, qui dresse un récapitulatif des comptes de l’entreprise sur une période établie.
Elle liste chaque compte avec son solde, résultat de la différence entre le crédit et le débit.
De gauche à droite, voici comment lire le contenu de chaque colonne :
- le numéro du compte comptable,
- le libellé (ou l’intitulé) du compte,
- le montant des mouvements en débit sur ce compte,
- le montant des mouvements en crédit sur ce compte,
- le solde du compte, à savoir la différence entre le débit et le crédit.
💡 Un solde est débiteur si le total des débits est supérieur au total des crédits. À l’inverse, un solde est créditeur si le total des débits est inférieur au total des crédits.
La balance répertorie ainsi la totalité des mouvements concernant l’entreprise, à savoir :
- les achats et les ventes,
- les créances et les dettes.
La balance comptable générale établit le solde de l’ensemble des comptes impactés sur la période considérée. Elle peut recouvrir à la fois :
- les comptes de bilan,
- les comptes de gestion.
Il s’agit, à la lecture de votre balance comptable, de repérer des mouvements significatifs, d’autant plus si vous comparez les soldes des comptes de la période actuelle avec la période précédente.
☝️ Tâchez de repérer d’éventuels écarts et variations et d’en identifier les causes. En effet, ils peuvent :
- provenir d’un oubli,
- révéler une erreur d’écriture,
- illustrer un changement à décrypter, etc.
Cette recherche d’explications apporte des clés de compréhension.
Enfin, assurez-vous à la lecture que le montant total des débits correspond au montant total des crédits, ce qui traduit un bon équilibre des comptes. Grâce à cette dynamique en miroir, vous obtenez un support d’analyse en temps réel de la situation financière et de la vie comptable de votre entreprise.
Comment réaliser une balance comptable ?
Pour établir votre balance comptable, vous devez avoir terminé la saisie de vos opérations. Ces écritures comptables sont à puiser dans votre grand livre comptable. Reportez, dans votre balance comptable, chaque compte selon un ordre croissant par rapport à son numéro : depuis la classe 1 jusqu’à la classe 7.
Notez que vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de comptabilité pour créer votre balance comptable. Quels sont les avantages de ces outils ?
- ils automatisent la production de documents comptables, dont la balance comptable ;
- il vous font gagner du temps tout en limitant les risques d’erreurs grâce à la saisie automatique des opérations sur la base de données préalablement saisies ;
- ils associent automatiquement les écritures de votre compte au bon compte comptable avec la fonctionnalité du rapprochement bancaire.
Ces logiciels SaaS sont mis à jour automatiquement et sans frais par les éditeurs pour que votre comptabilité soit toujours conforme aux dernières obligations légales. Parmi eux, on retrouve notamment :
Ces logiciels de comptabilité en ligne vous assistent dans l’établissement de votre balance comptable, mais aussi tous vos documents comptables. N’hésitez pas à vous renseigner !
La balance comptable, un document essentiel
La balance comptable a beau ne pas être obligatoire, elle est essentielle : pour la gestion financière de votre trésorerie, comme pour équilibrer vos comptes ou établir vos états financiers. Les logiciels de comptabilité la génèrent de manière à vous faciliter son élaboration, son analyse et sa synthèse.