5 astuces à connaître pour mieux gérer votre comptabilité

La comptabilité d’entreprise vous permet d’assurer un suivi et une analyse de vos résultats, afin d’appréhender tout souci et de performer sur le long terme. Il n’est pas suffisant d’être simplement sensibilisé aux chiffres, une maîtrise des processus comptables dans son ensemble est indispensable pour une gestion efficace de votre société.

Indy vous présente 5 conseils pour bien gérer la comptabilité de votre entreprise !

1 — S’informer sur la comptabilité

Si votre entreprise est relativement « simple » à gérer, vous pouvez tout à fait envisager de tenir votre comptabilité en toute autonomie, sans faire appel à un comptable !

Avant de vous lancer dans la comptabilité de votre entreprise, il sera tout de même nécessaire de vous informer et de vous former un minimum sur la comptabilité. Bien que cela puisse paraître quelque peu fastidieux, en comprenant les principes fondamentaux de la comptabilité, vous pourrez mieux comprendre les finances de votre entreprise et prendre des décisions plus éclairées.

Ainsi, dès le lancement de votre activité, nous vous conseillons de bien vous renseigner sur vos différentes obligations comptables. Vous devrez notamment vous familiariser avec :

• les pièces justificatives à conserver ;
• vos droits et obligations comptables ;
• les déclarations à effectuer pour le compte de votre entreprise.

Il existe de nombreuses façons de se former à la comptabilité, notamment en suivant des cours en ligne, en lisant des livres sur la comptabilité…

Enfin, puisque les règles peuvent varier en fonction de la situation de votre entreprise, il sera nécessaire de prendre connaissance des principes comptables généraux, mais aussi de ceux applicables à votre profil.

2 — Assurer un suivi régulier de votre comptabilité

La comptabilité étant la clé de voûte de votre entreprise, si vous faites le choix de gérer votre comptabilité seul, la régularité et l’organisation seront de mise.

Vous ne devez en aucun cas relayer le suivi comptable de votre structure au second plan. En effet, il ne s’agit pas uniquement d’obligations fiscales, mais surtout d’un outil d’analyse de vos performances. Une bonne organisation sera indispensable pour suivre en temps réel votre santé financière et garantir le bon fonctionnement de votre entreprise.

Pour éviter tout oubli, les documents comptables obligatoires doivent être enregistrés au fur et à mesure. Cela inclut notamment les factures d’achat ou de vente, les notes de frais, de quittance, les reçus… Vous devrez également tenir à jour vos livres de comptes, surveiller vos factures et paiements, et vérifier régulièrement vos comptes bancaires.

Pour ne pas vous perdre, nous vous invitons à prévoir des mises à jour régulières de vos données comptables. N’hésitez pas à vous planifier des sessions régulières dédiées uniquement à la comptabilité de votre société. De cette façon vous ne pourrez plus y déroger !

3 — Créer un calendrier avec les échéances comptables

Une entreprise a diverses obligations d’ordre comptable, juridique, fiscal… Aussi, nous vous invitons vivement à établir un rétro-planning des échéances comptables afin de n’en rater aucune. Un oubli pourrait effectivement entraîner des pénalités que vous préféreriez éviter !

Aussi, vous pourrez indiquer :

• les échéances au niveau de la TVA (êtes-vous en déclaration mensuelle trimestrielle ou annuelle ?) ;
• la date limite de dépôt de vos comptes et de la liasse fiscale ;
• les dépôts de déclarations diverses (notamment la CVAE, la CFE…) ;
• les éventuelles déclarations d’acomptes à effectuer en cours d’exercice (de TVA, d’IS…) ;
• les tenues des assemblées générales ordinaires pour les sociétés ;
• la date pour effectuer vos fiches de paie…

💡Ces échéances sont pour la plupart indiquées sur votre espace professionnel des impôts. Nous vous invitons à le consulter régulièrement, et à vous tenir informé de toute modification.

4 — Connaître les règles de facturation

Il est également important de bien vous renseigner quant aux règles de facturation. En effet, la facturation ne se limite pas à l’envoi d’une simple de demande de paiement. Il est nécessaire de comprendre et d’appliquer les règles de facturation spécifiques à votre secteur d’activité.

Cela pourra inclure l’ajout d’informations obligatoires sur la facture, l’émission des factures dans les délais impartis et le suivi méticuleux des paiements. Un processus de facturation améliorera la trésorerie, réduira les retards de paiement et renforcera vos relations avec les clients.

Toutes vos factures devront être numérotées selon un système chronologique bien établi. Deux factures ne pourront pas avoir le même numéro. Vous n’aurez pas non plus le droit de supprimer une facture. En effet, cela entraînerait une rupture de votre séquence de facturation.

Vous pourrez éventuellement l’annuler ou la rectifier si vous établissez soit :

• une facture de remplacement en mentionnant l’annulation de la première pièce justificative ;
• une note d’avoir dans le cas où vous accordiez une réduction sur le montant initial.

Nous vous conseillons de bien regrouper l’ensemble de vos factures et reçus, et de les conserver dans des classeurs prévus à cet effet. Vous pouvez également les numériser et les conserver sur votre ordinateur. Si vous procédez ainsi, nous vous invitons à bien effectuer des duplicatas (ces derniers peuvent être utiles en cas de casse de votre ordinateur par exemple).

☝️ Légalement, vous êtes tenu de conserver vos pièces justificatives et vos documents comptables pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice au cours duquel ils ont été produits.

5. Se tourner vers un logiciel de comptabilité en ligne

Pour finir, il existe aujourd’hui une multitude d’outils intelligents visant à simplifier le quotidien des entreprises et notamment des indépendants. Un logiciel de comptabilité vous facilitera grandement la vie, puisqu’il vous permettra une gestion automatisée des éléments susmentionnés ! Bien que pour la plupart payants, ces derniers sont en règle générale proposés à des prix relativement avantageux. C’est le cas du logiciel Indy par exemple.

Un logiciel de comptabilité vous évitera de commettre des erreurs, qui pourraient éventuellement vous coûter cher.

Avec ces derniers, vous pourrez notamment :

• avoir des rappels de vos différentes échéances comptables ;
• réaliser facilement vos déclarations fiscales (notamment votre bilan comptable votre liasse fiscale…) ;
• avoir un suivi de vos factures ;
• bénéficier du remplissage automatique des documents comptables et des déclarations afin d’être toujours à jour dans votre comptabilité.

C’est aussi ce que propose Indy, solution comptable en ligne complète et intuitive, visant à vous faciliter la vie.

Grâce à un logiciel, vous pourrez également :

• éditer vos factures ainsi que des devis ;
• vous occuper de télétransmettre une grande partie de vos déclarations comptables.

Une application facilitera la gestion de votre entreprise, et vous permettra un gain de temps précieux en vous simplifiant les tâches du quotidien.

Vous l’aurez compris, si vous faites le choix d’assurer la gestion comptable de votre entreprise de votre côté, il sera nécessaire d’être particulièrement minutieux et de dédier plusieurs heures par semaine à votre comptabilité. Nous vous recommandons effectivement d’assurer un suivi régulier de vos opérations. Vous devrez également vous tenir informé sur les règles comptables et les échéances de déclarations.

C’est justement pour pallier ces obligations que des logiciels de comptabilité tels qu’Indy ont vu le jour ! Ces derniers visent à vous accompagner dans la comptabilité. Ils vous permettront notamment d’automatiser votre comptabilité et d’éviter les risques d’erreurs. Ils sont pensés afin de vous faciliter la vie et représentent une alternative très avantageuse aux comptables !