8 règles d’or pour bien gérer sa comptabilité

La comptabilité n’a pas toujours bonne presse auprès des entrepreneurs, elle est parfois vue comme une tâche rébarbative et chronophage qui n’apporte pas grand-chose à l’entreprise. Détrompez-vous ! S’intéresser à la comptabilité est primordial pour tout entrepreneur.

Lorsqu’il s’agit de gérer leur comptabilité, les entrepreneurs ont plusieurs possibilités : la gérer eux-mêmes, sous-traiter en intégralité auprès d’un cabinet d’expertise-comptable physique ou en ligne, se charger d’une partie de la comptabilité en interne et confier une partie à un expert-comptable et, enfin, ils peuvent embaucher un comptable en interne. 

Quel que soit le choix de l’entrepreneur, il doit se poser les bonnes questions. Comment maximiser l’utilité de sa comptabilité ? Comment s’organiser ? Quels outils utiliser ? Parmi les bonnes pratiques pour gérer sa comptabilité, nous vous dévoilons 8 règles d’or. 

1. Formez-vous à la comptabilité 

La comptabilité vous permet d’avoir une vision exhaustive de vos finances, d’anticiper les besoins de trésorerie, de faire vos prévisions budgétaires et surtout de respecter les obligations comptables, fiscales, sociales et légales qui vous incombent.

Quelles obligations comptables avez-vous ? 

Vos obligations comptables dépendent de votre régime d’imposition :

• régime réel normal d’imposition,
• régime réel simplifié d’imposition, 
• régime de la déclaration contrôlée.

Ce régime d’imposition dépend lui-même de votre chiffre d’affaires et votre activité. Plus votre chiffre d’affaires est élevé, plus vos obligations comptables sont importantes. Par exemple, si vous êtes soumis au régime réel normal d’imposition vous devez tenir une comptabilité d’engagement, basée sur vos créances et vos dettes alors que la comptabilité de trésorerie se base sur vos recettes encaissées et vos dépenses payées. 

Pourquoi une formation est-elle essentielle ? 

Se former à la comptabilité vous permet de connaître et de respecter l’ensemble de vos obligations comptables. Cela vous fait gagner du temps dans la gestion de votre entreprise et vous permet de mieux comprendre vos flux de trésorerie. 

En vous formant à la comptabilité, vous gagnez en visibilité. De nombreuses ressources sont à votre disposition pour vous former, en ligne avec des MOOCs ou des sites comme compta-facile ou en présentiel avec des formations proposées par des organismes publics ou privés.  

2. Choisissez le logiciel de comptabilité qui vous correspond

Le choix du logiciel pour gérer votre comptabilité est prépondérant, il ne s’agit pas de choisir le « meilleur » logiciel de comptabilité, mais de choisir celui qui correspond à votre entreprise. Faites votre choix en fonction de 2 critères : 

Votre secteur activité

Il existe des logiciels de comptabilité spécialisés dans certains domaines d’activités (restauration, commerce…). Ces logiciels vous proposent des modules complémentaires. Par exemple, pour un restaurant, le logiciel de comptabilité proposera un module pour gérer les stocks et les achats.

La taille de votre entreprise

Selon la taille de votre entreprise, le type de logiciel et le coût n’auront rien à voir. Si vous êtes une TPE, il vous faut opter pour un logiciel simple avec les fonctionnalités de bases : édition de devis/factures et déclaration de TVA. Si vous êtes une PME, il vous faut un logiciel plus complet qui intègre l’ensemble du processus comptable. Enfin, si vous êtes une grande entreprise, le logiciel de comptabilité se transformera en ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré en français) qui vous permettra de gérer l’ensemble de votre entreprise et pas seulement l’aspect comptable. 

Prenez votre temps pour faire ce choix, n’hésitez pas à comparer, tester et vous renseigner auprès de votre réseau. 

3. Soyez organisé•e 

Vous devez traiter votre comptabilité au quotidien. N’attendez pas le dernier moment pour effectuer vos déclarations mensuelles, trimestrielles et annuelles. N’attendez pas non plus le dernier moment pour transmettre les documents à votre comptable si vous externalisez votre comptabilité. Pour cela, faites un échéancier de l’ensemble des tâches comptables à réaliser au cours de l’année pour ne pas être pris au dépourvu quelques jours avant une échéance importante. 

Vous devez également classer consciencieusement l’ensemble de vos documents comptables (devis, factures, notes de frais, preuves de virement, fiches de paie…) pour les retrouver rapidement si besoin et avoir une bonne visibilité de l’information comptable. 

4. Faites une veille sur les évolutions comptables

La comptabilité est sujette aux évolutions légales. Il est important pour tous les entrepreneurs de suivre ces changements pour bien gérer leur comptabilité. Tout d’abord, cela vous permettra de respecter la loi et les nouvelles obligations comptables, mais cela vous permet aussi d’être à l’affût d’opportunités d’optimisations comptables et fiscales comme les nouvelles aides pour les entrepreneurs ou des exonérations d’impôts.   

Pour faire votre veille, vous avez différentes possibilités. Commencez par suivre l’actualité, les grandes évolutions légales sont relayées par les médias. Vous pouvez également suivre les médias spécialisés de votre secteur d’activité qui agrègeront l’ensemble dont vous avez besoin. Enfin, vous pouvez également suivre les médias spécialisés en comptabilité ou les blogs d’expert-comptable. 

Si vous avez un expert-comptable, sachez qu’il a un devoir d’information et de conseil (source : Code de déontologie des professionnels de l’expertise-comptable), c’est-à-dire que si une évolution légale concerne votre activité, il doit vous en informer.

5. Optez pour une comptabilité sincère et honnête

Cette règle peut prêter à rire, mais ne vous laissez pas tenter. Ne passez pas des dépenses personnelles sur le compte de votre entreprise. N’essayez pas non plus de détourner la TVA ou de recourir pour le travail au noir. 

D’une part, vous vous exposez à des sanctions de la part de l’administration fiscale qui peuvent aller jusqu’à l’emprisonnement et une amende pour les cas les plus graves. Ces sanctions mettront en danger votre activité et sa pérennité. D’autre part, une comptabilité honnête facilitera le travail de votre expert-comptable qui n’aura pas à rechercher une justification à une dépense suspecte. Votre expert-comptable passera donc moins de temps sur votre dossier ce qui se ressentira sur vos honoraires, il sera également plus disponible pour des prestations de conseil. 

6. Automatisez votre comptabilité

Profitez des évolutions technologiques pour gagner du temps sur votre comptabilité. Le temps du cahier et du crayon pour gérer sa comptabilité est révolu. Vous pouvez gérer de nombreux aspects de votre activité en ligne en les connectant avec votre logiciel de comptabilité : 

• Note de frais en ligne
• Banque en ligne
• Gestion de votre paie en ligne
• Assurance maladie en ligne

L’automatisation de votre comptabilité vous permet de gagner en fiabilité et d’éliminer les tâches chronophages où vous apportez une faible plus-value. La dématérialisation de l’ensemble de ces éléments vous permet de stocker facilement l’ensemble de vos documents et justificatifs en ligne. N’attendez plus et gagnez du temps dès maintenant.

7. Faites de votre comptabilité un outil de pilotage

Une comptabilité propre et rigoureuse a pour avantage de vous donner de nombreux chiffres intéressants sur la santé financière de votre entreprise. Allez plus loin, ne voyez plus votre comptabilité comme une obligation comptable, mais comme une opportunité pour votre entreprise. Votre comptabilité peut vous aider à obtenir des éléments cruciaux :

Les KPI de votre entreprise

Chiffre d’affaires, bénéfice, marge, EBE (excédent brut d’exploitation), charges personnelles et dépenses marketing ; cette liste non exhaustive vous montre les nombreuses informations que peut vous donner votre comptabilité. Votre comptabilité doit vous aider à avoir une « approche scientifique de votre activité ». 

Prévisionnel financier

Votre comptabilité agrège l’ensemble des informations nécessaires pour faire un prévisionnel financier. Ce dernier est utile pour votre entreprise, mais également pour vos investisseurs si vous en avez ou votre banque.

Besoins de trésorerie

Quels postes de dépense doivent être diminués ? Avez-vous des besoins de trésorerie à court terme ou à long terme ? Toutes ces informations se trouvent dans votre comptabilité. Utilisez les éléments en votre possession pour maîtriser le nerf de la guerre de tout entrepreneur : ses finances. 

8. Faites appel à un expert-comptable

Sachez qu’avoir un expert-comptable n’est pas obligatoire. Aucune loi n’oblige les entreprises à en avoir un, quelle que soit leur taille. Vous pouvez tout à fait internaliser votre comptabilité. Cependant, la mission de l’expert-comptable va plus loin que la seule tenue de votre comptabilité. C’est un partenaire privilégié qui pourra être très utile pour voir votre entreprise grandir sereinement. Les apports d’un expert-comptable sont nombreux :

Il vous fait gagner du temps

L’expert-comptable et les comptables qui composent son cabinet d’expertise-comptable sont des spécialistes de la discipline. Externaliser votre comptabilité vous permet de gagner un temps précieux. En tant que spécialistes, ils seront plus efficaces sur le traitement de la comptabilité et vous apporteront de la sérénité dans la gestion de votre entreprise.

Il vous accompagne dans les moments clés de votre activité

L’expert-comptable possède des compétences pluridisciplinaires, il est un soutien important lors de périodes clés de votre activité : création d’une société, reprise, liquidation ou rachat. Que ce soit sur le plan comptable, juridique, social ou fiscal, l’expert-comptable peut vous conseiller ou vous orienter vers un spécialiste.

Il améliore votre crédibilité auprès de vos interlocuteurs

L’expert-comptable est le « garant » de votre comptabilité. À ce titre, il vous apporte de la crédibilité quand vous faites une demande de financement auprès votre banque ou auprès d’investisseurs. C’est lui qui établit les éléments légaux nécessaires : bilan comptable et prévisionnel financier. 

En conclusion, soyez rigoureux, soyez curieux des évolutions légales et profitez des innovations pour automatiser votre comptabilité. Changez votre regard sur votre comptabilité et utilisez-la pour gagner en visibilité et en sérénité dans la gestion de votre société.