Partage de documents : Google Drive, Dropbox ou Onedrive ?
Votre modèle de partage de documents est encore basé sur des clés USB ou des mémoires de stockage externes. Vous vous êtes toujours dit qu'il n'y avait pas de moyen plus sûr de partager des documents?
Mais combien de fois avez-vous perdu votre clé USB ou, une fois insérée dans votre ordinateur, n'avez-vous plus pu accéder aux fichiers qu'elle contenait ? Si vous êtes à la recherche d'un moyen sûr de partager des documents, lisez ce qui suit.
Appvizer vous montre aujourd'hui pourquoi le partage de documents est important et essentiel dans un environnement de travail collaboratif.
Partager des documents de manière intelligente, c'est aussi les avoir à disposition à tout moment sans avoir à se soucier de leur stockage.
Prêt à découvrir tout ce qu'il y a à savoir sur le partage de données ? Oui ?
C'est parfait. Alors commençons.
Partage de documents : vers le nuage
De nos jours, le partage de documents est une pratique indispensable dans les entreprises, les milieux professionnels et même les établissements d'enseignement. Pour que votre équipe soit performante, il est important que tout le monde ait accès aux mêmes informations. C'est pourquoi les supports de stockage externes sont devenus obsolètes et peu fiables.
La nouvelle frontière du partage de fichiers est constituée par les systèmes basés sur l'informatique en nuage. Les avantages comparatifs de ces systèmes sont indéniables :
1. partage immédiat et avec un plus grand nombre de personnes
Grâce aux systèmes en nuage, plusieurs fichiers peuvent être partagés simultanément en quelques secondes. De plus, plusieurs membres d'une même équipe, une fois qu'ils ont accès au fichier, peuvent travailler ensemble en même temps. De cette manière, vous pouvez être plus productif et gagner beaucoup de temps.
2. réduction des dépenses de ressources
Un autre avantage à ne pas négliger est l' économie de ressources. En partageant des fichiers sur un système en nuage, il n'est plus nécessaire d'imprimer des documents. Vous économisez du papier, de l'encre et de l'électricité. Ce sont des consommations minimes, mais qui ont un impact sur les frais de bureau à la fin du mois. De plus, le choix du cloud pour le partage de documents est un choix respectueux de l'environnement. En fait, en réduisant le niveau des ressources, ne serait-ce que pour imprimer les documents, vous mettez en œuvre une pratique respectueuse de l'environnement qui est toujours la bienvenue.
3. Un niveau élevé de confidentialité
Si vous faites partie d'une entreprise, il est important de garantir la sécurité des données sur lesquelles vous travaillez. Ici aussi, l'informatique dématérialisée se positionne favorablement par rapport à ce facteur.
Les documents papier peuvent être facilement perdus, tout comme les systèmes de stockage externes tels que les clés USB et les disques durs externes. Une brèche dans le réseau de sécurité d'une entreprise n'est absolument pas recommandée.
Avec les systèmes utilisant la technologie "cloud", le niveau de sécurité est l'un des meilleurs. En effet, seuls des utilisateurs sélectionnés peuvent avoir accès aux documents dans le nuage. Le propriétaire du document peut alors sélectionner le niveau de sécurité à appliquer et les personnes avec lesquelles il souhaite partager le document.
Seules les personnes indiquées par la personne qui a créé le document pourront y accéder. En outre, vous pouvez autoriser le partage et l'édition ultérieurs à certains collaborateurs et ne laisser que la possibilité de consulter le fichier en mode lecture. A tout moment, vous recevrez une notification lorsque quelqu'un aura consulté ou modifié l'un de vos documents.
Comment partager des documents en ligne ?
Les outils de partage de documents sont idéaux pour gérer le flux de travail d'une entreprise de manière intelligente, même si vous utilisez simplement votre smartphone ou si les personnes sont physiquement éloignées.
Il existe différents systèmes de partage de documents dans le nuage ou en ligne. Ils sont de plus en plus développés en termes de fonctionnalités, de sorte que vous n'avez que l'embarras du choix. Ils sont presque tous conçus pour fonctionner de la même manière, même si chacun de ces systèmes a ses propres spécificités qui peuvent plus ou moins correspondre à vos besoins.
La plupart de ces systèmes sont gratuits et accessibles à toute personne disposant d'une connexion internet. La seule limitation concerne la capacité de stockage. Il est donc préférable pour votre entreprise d'opter pour une option payante qui peut vous offrir plus d'espace de stockage et des fonctionnalités supplémentaires pour offrir à vos employés une expérience de partage de fichiers optimale.
Dropbox : vos fichiers accessibles partout
Pour accéder à vos fichiers à tout moment, même si vous n'êtes pas au bureau, Dropbox vous offre la possibilité de disposer d'une sorte de dossier virtuel sur Internet auquel vous pouvez toujours accéder. Bien entendu, les personnes qui ont reçu votre autorisation peuvent également accéder au dossier et y ajouter ou modifier des fichiers en fonction de leur niveau d'autorisation.
Sur Dropbox, vous pouvez stocker n'importe quel type de fichier, des documents Word aux fichiers Excel, etc.
Dropbox est un système en ligne. Toutefois, vous pouvez télécharger la version de bureau pour votre PC afin de pouvoir continuer à travailler sur vos fichiers même sans connexion internet.
Dès que la connexion Internet est rétablie, Dropbox met automatiquement à jour les fichiers modifiés, sur la base de la dernière version modifiée. Et si le fichier est partagé avec plusieurs personnes, les modifications seront également effectuées automatiquement sur les autres ordinateurs qui ont accès au fichier.
Google Drive : Travail coordonné sur les documents
Google répond à vos besoins en matière de partage de documents avec son service Google Drive. Comme avec DropBox, vous disposez avec Google Drive d'un espace de stockage en ligne où vous pouvez partager vos documents sans problème.
Cependant, l'avantage supplémentaire de Google Drive est la possibilité de pouvoir travailler ensemble sur un même document : plusieurs employés d'une même équipe peuvent effectuer des modifications simultanément.
Cette option est possible avec Google Docs, c'est-à-dire la version en ligne du logiciel Word de Microsoft Office, car il offre plus ou moins les mêmes fonctionnalités pour la rédaction de documents texte, de feuilles de calcul, de présentations et de questionnaires en ligne.
Les documents ainsi créés peuvent être consultés simultanément par toutes les personnes qui ont reçu l'autorisation d'accéder au fichier.
Onedrive : le nuage de signatures de Windows
Onedrive est le système cloud natif du système Windows. Sur les PC équipés du système Windows, il est déjà préinstallé par défaut. OneDrive offre une version en ligne des programmes Word, Excel et Powerpoint pour travailler et partager facilement des documents. Onedrive est intégré à Microsoft Office 365 et propose un plan gratuit auquel des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées moyennant paiement. Dans la version de base, un espace de 5 Go est disponible.
L'une des caractéristiques intéressantes de OneDrive est la présence d'un coffre-fort personnel, dans lequel vous pouvez protéger tous les types de fichiers grâce à un système de vérification de l'identité. Dans la version de base, vous pouvez placer jusqu'à trois fichiers dans le coffre-fort.
Avec OneDrive, vous avez également la possibilité de numériser sur plusieurs pages des documents papier, des reçus, des tickets et de les transférer directement de votre téléphone portable vers Onedrive. En effet, ce système propose une version mobile pour les smartphones.
Comme il s'agit d'un système par défaut, vous n'aurez pas à l'installer si vous utilisez un système Windows. Tous vos fichiers sur votre PC seront sauvegardés à chaque modification, et la synchronisation sur tous les appareils et pour les autres utilisateurs qui y ont accès est également instantanée et très efficace.
Onedrive conserve également les fichiers que vous avez supprimés pendant 30 jours supplémentaires. Vous pouvez donc les restaurer à tout moment.
Comme Google Drive, Onedrive vous permet également de travailler sans connexion internet et de collaborer avec d'autres utilisateurs simultanément et instantanément.
Le service est déjà disponible sur les systèmes Windows ; pour les systèmes macOS, il faudra l'installer. Mais une fois installée, la version de bureau offre les mêmes fonctionnalités que sur les systèmes Windows.
Votre entreprise est-elle prête à passer à l'étape suivante pour améliorer son système de partage de documents ?
Faites-nous savoir dans les commentaires si le partage de documents fait déjà partie de vos pratiques et si vous avez remarqué la différence en termes de productivité.
Article traduit de l'italien