[Tutoriel] Comment partager vos fichiers de manière sécurisée ?

Que ce soit en interne ou en externe, les partages de documents au sein des entreprises sont en forte croissance. Au-delà des problèmes de surcharge de serveurs de fichiers ou d’envoi de fichiers volumineux, les entreprises sont de plus en plus confrontées aux problématiques de maîtrise et de sécurisation de ces flux de données.

Prenons un exemple concret avec Carl qui est manager d’une équipe de commerciaux et Aurore, une cliente. Carl est souvent en déplacement pour son travail. Il reçoit chaque jour de nombreux mails et est amené quotidiennement à partager des fichiers avec ses collaborateurs ou ses clients. Il a besoin d’accéder et de partager ses fichiers depuis tous ses terminaux quel que soit l’endroit où il se trouve. 

Voyons les bonnes pratiques que Carl, ses commerciaux et Aurore doivent suivre à travers ce tutoriel pour partager ses fichiers de manière sécurisée. Pour cette démonstration, nous utiliserons la solution NumSync, outil de stockage, de synchronisation et de partage de fichiers.

Bonne pratique n°1 : héberger ses données de manière sécurisée

Pour respecter les lois RGPD sur la confidentialité des données, Carl utilise un cloud sécurisé français.

Pour échanger des fichiers volumineux avec Aurore, sa cliente qui travaille à domicile, Carl crée un dossier de partage sur la plateforme Numync dans lequel il va stocker les fichiers.  

Interface utilisateur NumSync

Importation des fichiers dans le dossier client

Bonne pratique n° 2 : partager des dossiers cloud en interne

Une fois que les fichiers sont en ligne, Carl souhaite ouvrir l’accès au projet lié avec la cliente Aurore à ses commerciaux. Ils auront des droits de modification dans ce dossier partagé entre utilisateurs. Carl crée donc le partage et les autorise à modifier les fichiers, en ajouter, en supprimer, etc.

Partage du dossier client avec d’autres utilisateurs NumSync

Définition des droits d’accès au dossier client

Bonne pratique n°3 : privilégier le partage via une « data-room » pour gagner du temps

Carl peut sélectionner le répertoire (ou sous-dossier) et choisir de le partager par lien public vers sa cliente. Il crée ainsi une « data-room » dans le cloud privé, ce qui lui permet de maîtriser l’échange des données et recevoir automatiquement les fichiers que Aurore lui partagera, gain de temps assuré ! 

Lorsque Carl sélectionne le partage par lien public, une nouvelle fenêtre s’ouvre, lui proposant différents paramètres. 

Choix du partage par lien public

Bonne pratique n°4 : définir des autorisations 

Partager des fichiers n’implique pas forcément le même mode de collaboration à chaque fois. En cliquant sur l’option de collaboration, Carl peut choisir d’autoriser ou pas sa cliente Aurore à ajouter des fichiers dans le dossier.

En revanche, elle ne pourra, en aucun cas, supprimer des fichiers. Carl reste « maître » de la « data-room ».

Définition des options de collaboration avec la cliente

Bonne pratique n°5 : renforcer la sécurité des partages 

Les échanges avec Aurore comprenant des données sensibles, il est important de renforcer la difficulté d’accès au dossier partagé. C’est pourquoi, dans ce cas précis, Carl choisit de sécuriser le lien avec un mot de passe et définit une durée de validité du lien dans les options de sécurité. 

Définition des options de sécurité

Bonne pratique n°6 : choisir nominativement les personnes externes avec qui partager une « data-room »

Une fois les options de sécurité paramétrées, Carl peut saisir les utilisateurs à qui il souhaite envoyer ce lien. Pour cela, il clique sur « Envoyer ce lien par mail » et ajoute l’adresse mail de sa cliente Aurore. Ainsi, Carl saura que c’est Aurore qui a ouvert le lien lors de la notification d’ouverture qu’il recevra.

Définition des utilisateurs externes avec qui partager le lien public

Bonne pratique n°7 : favoriser la collaboration avec les partenaires externes

 Faciliter le dépôt de fichiers 

Aurore a bien reçu les fichiers envoyés par Carl et peut à présent échanger avec lui des fichiers dans ce même dossier, même si elle-même n’a pas de compte NumSync. Il lui suffit juste de sélectionner ses fichiers et de les uploader dans le dossier.

Aurore n’a ainsi plus besoin d’envoyer de lourds fichiers par mail ou encore de se restreindre quant à la quantité et au poids des fichiers.

Interface utilisateur externe

Importation des fichiers dans le dossier par la cliente

Simplifier la consultation des fichiers sans les télécharger

Aurore n’a pas besoin de télécharger les fichiers images (jpeg, png, mp4, pdf) du dossier partagé pour les consulter. Elle peut les ouvrir directement sur le cloud et visualiser les documents en entier.

Pré-visualisation du contenu du dossier partagé

Laisser la possibilité de télécharger les fichiers selon ses besoins

Aurore peut télécharger, en fonction de ce dont elle a vraiment besoin, tout ou seulement une partie des fichiers contenus dans le dossier partagé par Carl. Elle sélectionne les fichiers qu’elle veut puis clique sur l’icône « Télécharger » dans le menu de droite.

Téléchargement de fichiers

Alerter par mail lors d’un nouveau dépôt de fichier

Aurore peut s’abonner à l’alerte mail. Elle recevra une notification mail lui annonçant l’arrivée de nouveaux fichiers dans le dossier. La liste des fichiers apparaîtra dans le mail.

Peu importe qui les a déposés, elle saura que de nouveaux éléments sont arrivés dans le dossier. Pour activer l’alerte mail, il lui suffit de cliquer sur la petite horloge !

Création d’une alerte par e-mail

Bonne pratique n°8 : rester informé de l’activité des liens partagés

Une fois son dossier partagé avec Aurore, Carl peut suivre son partage. Il reçoit une notification par mail à la suite de l’ouverture du lien par Aurore. Si elle dépose des fichiers, Carl est aussitôt alerté par mail et reçoit la liste des fichiers concernés.

Réception d’une alerte d’accès au dossier partagé

Tous les « événements » externes (accès au lien, dépôts, téléchargements) et internes (renommage, déplacement, suppression, etc.) sont listés et accessibles très facilement dans l’interface web de Carl. 

Historique des actions réalisées sur le dossier partagé

Conclusion

En choisissant une solution comme NumSync, Carl est sûr de sécuriser ses échanges en interne avec ses collaborateurs, comme en externe avec Aurore ou ses autres clients. Ses données entreprises sont toutes regroupées dans un seul cloud. Il peut travailler de manière collaborative tout en respectant les réglementations en vigueur. Il travaille efficacement et il gagne du temps au quotidien.

Le travail collaboratif en mobilité et à distance est optimisé ! Carl et ses commerciaux peuvent synchroniser et accéder à leurs dossiers sur tous leurs terminaux en permanence. Lorsque Carl allume un appareil et qu’il est connecté à internet, la synchronisation est automatique, tous les fichiers se mettent à jour. Lui et son équipe travaillent toujours sur le bon fichier, à la bonne version, stocké au même endroit, dans un cloud français !

Nous vous invitons à parcourir le cas d’usage en image !