Tutoriel Google Drive pour une utilisation plus efficace

Dans la lignée de nos tutoriels sur les logiciels GED, nous vous proposons un tutoriel Google Drive et des astuces Google. Google Drive est l'une des applications de G Suite (anciennement Google Apps) qui permet à ses utilisateurs de stocker, partager, synchroniser et éditer en ligne des documents de toutes natures. Entre la GED, le partage de fichiers et le réseau social, Google Drive est utilisé par des milliers d'entreprises du monde entier comme Jaguar, Land Rover, etc. Bien qu'il soit un des leaders aujourd'hui, il existe quelques alternatives sérieuses aux outils Google, dont bon nombre sont françaises ! Cocorico !

Google Drive, se connecter

Se connecter à Google Drive est relativement simple.
L'icône est disponible depuis la home de Google si vous êtes connecté à votre compte Google.
 

Créer et importer des documents (tableurs, textes, slides, ...)

Créer un document Google

Vous pouvez créer les 7 types de documents suivants dans Google Drive :

• Google Docs : traitement de texte similaire à Word
• Google Sheet : tableur similaire à Excel
• Google Slides : présentations similaires à PowerPoint
• Google Form : formulaires pour collecter des réponses à des questions
• Google Drawings : dessins schématiques
• Google Maps : cartes géographiques
• Google Sites : sites Web, Intranets et Wiki

Pour créer un de ces documents il suffit de cliquer en haut à gauche sur le bouton NOUVEAU :

Importer des documents

Il est tout aussi simple d'importer des documents. Glissez simplement le fichier ou le dossier de votre choix dans le répertoire souhaité :

• Les fichiers XLS, XLSX, ODS, CSV, DOC, DOCX, ODT, PPT, PPTX, ODP peuvent être convertis au formats Google pour être édités.
• Les fichiers suivants peuvent bénéficier d'un aperçu dans Google Drive mais ne peuvent pas être édités directement :
  • Fichiers d'archive (.ZIP, .RAR, tar, gzip)
  • Formats audio (MP3, MPEG, WAV, .ogg)
  • Images (.JPEG, .PNG, .GIF, .BMP)
  • Balisage/Code (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS)
  • Fichiers texte (.TXT)
  • Fichiers vidéo (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV, .ogg)
  • Fichiers Adobe
  • Autodesk AutoCad (.DXF)
  • Illustrator (.AI)
  • Photoshop (.PSD)
  • Portable Document Format (.PDF)
  • PostScript (.EPS, .PS)
  • Scalable Vector Graphics (SVG)
  • Format Tagged Image File (.TIFF) ; meilleure qualité avec les images .TIFF en mode RVB
  • TrueType (.TTF)
  • Fichiers Microsoft
  • Feuille Excel (.XLS et .XLSX)
  • PowerPoint (.PPT et .PPTX)
  • Word (.DOC et .DOCX)
  • XML Paper Specification (.XPS)
• Les autres fichiers ne seront ni convertibles ni visionnables en aperçu

Il est également possible de glisser vos documents directement dans votre dossier Google Drive si vous avez installé l'extension pour Mac ou Windows. Référez-vous à la partie "Activer le mode déconnecté" de cet article.

Organiser ses fichiers et dossiers comme dans DropBox !

La gestion des dossiers et fichiers fonctionne de la même manière que n'importe quel autre gestionnaire de documents. Vous pourrez en effet organiser vos documents dans une arborescence de dossiers. La seule différence concerne les règles de partage qui vous permettent de partager des dossiers entiers ou des fichiers individuels.

Gestion des versions de documents

Historique des révisions des documents Google

Chaque document Google (texte, tableur, dessin, présentation, etc.) dispose d'une fonction vous permettant de revenir à une version précédente de celui-ci. Cette fonction est d'autant plus pratique dans un contexte de co-édition de documents. Si jamais une personne écrase le travaille d'une autre alors vous pourrez revenir en arrière en trois clics. Pour y accéder cliquez sur Fichier > Consulter l'historique des révisions > Restaurer cette version.

Gestion des versions de tous les autres documents

Pour tous les autres documents (PDF, ZIP, etc.) cette fonction n'existe pas. Google Drive conserve cependant chaque ancienne version d'un fichier que vous écrasez avec une version nouvelle. C'est une fonction très pratique si votre fichier est corrompu par exemple. Pour restaurer une ancienne version faites un clic droit sur le fichier puis cliquez sur Gérer les versions.

Cliquez ensuite sur le menu déroulant puis Télécharger afin de récupérer une ancienne version :

Traçabilité des fichiers et cycle de vie des documents

Google Drive vous donne la possibilité de suivre le cycle de vie de vos documents. Pour cela cliquez sur le bouton d'information en haut à droite puis cliquez sur l'onglet Activité. En un coup d'oeil vous parcourerez l'historique des activités liées au fichier en question.

Comment partager un fichier Excel avec Google : la conversion de documents

Convertir un document Excel ou Word en Google Sheet ou Google Doc est très simple. Il suffit de faire un clic droit sur celui-ci puis Ouvrir avec > Google Sheet par exemple. Les conversions dans l'autre sens se passent directement depuis le document Google ouvert : Fichier > Télécharger au format > choisir le format désiré.

Suppression de documents : utilisation de la corbeille

Chaque fois que vous supprimerez des documents, ceux-ci se retrouveront dans la corbeille. La corbeille ne se vide jamais. Veillez-donc à la vider une fois par an pour libérer de l'espace de stockage si nécessaire.

Gestion de l'espace de stockage

Bien que le nombre de documents Google soit illimité, les fichiers non Google (PDF, ZIP, XLS, DOC, etc.) consommeront votre espace de 30Go. Sachez par ailleurs que ces 30Go sont alloués à votre messagerie et vos documents. Cela reste très largement suffisant pour la plupart des utilisateurs de G Suite mais soyez vigilants si vous chargez fréquemment de gros fichiers comme des vidéos ou des photos. Un volet d'information sur la partie de gauche de Drive vous informe de votre consommation :

Rechercher des documents dans Mon Drive Google

C'est bien connu, Google est l'expert de la recherche et il n'a pas déçu les utilisateurs de Google Drive. La recherche est plein texte c'est à dire que Google cherche dans tous les éléments suivants :

• Le nom des documents
• Les extensions
• Le contenu des documents compatibles dont les PDF

Le moteur de recherche vous propose des suggestions lorsque vous écrivez les premiers mots recherchés. Si vous pressez la touche Entrée, Google lance une recherche dans tous les documents.
Enfin, la flèche située à droite de la barre de recherche vous permet d'effectuer une recherche avancée beaucoup plus structurée par type de documents, date, nom, contenu, propriétaire, etc.

Partager des documents Google dans le Cloud

Le partage de documents est le point fort de cette application. Il est possible de partager des documents au sein de votre entreprise comme à l'extérieur.
Faites un clic droit sur un fichier ou un dossier puis sélectionnez Partager :

Vous pourrez ensuite sélectionner un collaborateur et valider le Google partage. L'administrateur de Google Drive ou G Suite a décidé en amont s'il autorise les utilisateurs à partager à une personne à l'extérieur de votre entreprise pour des raisons de sécurité.
Quand un dossier ou un fichier a été partagé avec vous il ne se retrouve pas immédiatement dans votre espace. Il se trouve dans l'onglet Partagés avec moi. Faites un clic droit sur le fichier en question puis Ajouter à mon drive pour accepter le partage.
Enfin, sachez qu'un document placé dans un dossier partagé hérite de ses droits de partage. Attention donc à déposer vos documents dans des dossiers dont vous connaissez les propriétaires.
Partager des documents avec un simple lien permet de supprimer les pièces jointes des emails et d'éviter la création de multiples versions d'un même fichier.

Activer le mode déconnecté pour synchroniser Google Drive

Google Drive nécessite une connexion Web pour interagir avec vos documents via votre navigateur Web. Cependant vous pouvez installer Drive sur votre ordinateur pour synchroniser l'ensemble de vos documents en ligne avec votre ordinateur :

Transférer tous les fichiers d'un collaborateur à un autre

Lors d'un départ d'un collaborateurs vous avez la possibilité de migrer tous ses documents vers son successeur sans même se connecter à son compte. En revanche, cela se passe dans le panneau d'administration. Google propose spontanément cette option lors de la suppression d'un utilisateur (supprimer Google Drive).

Personnaliser l'interface de Google Drive

Pour changer la langue par défaut cliquez sur votre image de profil puis sur Mon compte > Langue et outils de saisie > Langue > Français.
Densité : si vous êtes plus à l'aise avec un affichage plus ou moins dense des fichiers et dossiers GoogleDrive vous permet d'ajuster ce paramètre dans Paramètres (roue crantée) > Densité > Faible / Moyen / Elevée
Enfin vous pouvez ajuster la disposition des icônes en grille ou en liste en cliquant sur le bouton correspondant :

Google Drive est une alternative solide à DropBox : plus qu'un espace de stockage, il vous offre un environnement collaboratif complet avec des dizaines de fonctionnalités très bien conçues.

Google Drive s'intègre très bien avec un environnement Microsoft Office ou autre et offre une grande flexibilité grâce à sa compatibilité (Windows, Google Drive pour Mac, Linux), son accès web et mobile sur Android et iOS. Enfin, quand il est combiné avec Gmail, il permet de réduire considérablement le nombre de pièces jointes grâce aux liens de partage de documents.