5 bonnes raisons de choisir un logiciel de dématérialisation GED

Longtemps considérée comme un « nice to have », la GED (gestion électronique de documents) connaît un véritable engouement avec l’accélération de la digitalisation des entreprises suite au Covid et la montée en puissance du télétravail.

En dehors de ces tendances, la GED présente de nombreux avantages pour l’entreprise, mais aussi pour ses salariés. Voici 5 bonnes raisons de vous équiper d’un logiciel de GED/ dématérialisation si votre entreprise n’est pas encore outillée.

Un article signé DocuWare, spécialiste de la GED et de la dématérialisation des processus depuis plus de 30 ans.

1 - Le gain de temps

Les employés passent de 20 à 40 % de leur temps à rechercher manuellement des documents (étude du cabinet Coleman Parkes). Il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document.

Le temps perdu au traitement du papier entraîne une baisse de productivité de 21,3 % (source : IDC). De nombreux employés ont du mal à réaliser leurs tâches quotidiennes en raison de la quantité d’informations qu’ils doivent traiter et des processus papier inefficaces avec lesquels ils travaillent.

👉Le recours à une solution de GED et de dématérialisation telle que DocuWare, permet, d’après des études observées auprès de ses clients, de réduire de 75% le temps passé à chercher un document.

💡Grâce à la recherche full text DocuWare, le document peut être retrouvé en un clic, en rentrant une référence, le nom du fournisseur, un code article, etc.

2 - Des gains financiers

Selon Gartner, les entreprises dépensent 1 à 3 % de leurs revenus dans l’impression de documents. À cela s’ajoutent :

• l’archivage,
• l’envoi,
• et le stockage des documents.

Sans compter, bien sûr, le coût du papier lui-même.

Il convient également de prendre en compte le temps consacré à ces opérations, qui empêchent les employés de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Chaque année en France, on consomme près de 11 millions de tonnes de papier. Chaque français consomme en moyenne 167 kg de papier par an.

💡Selon l’ADEME, un salarié consomme en moyenne 70 à 85 kg de papier par an. La moitié du papier consommé en France chaque année est ainsi utilisée dans le cadre du travail.

La consommation de papier a aussi des répercussions sur le plan économique : une entreprise d’une centaine de salariés dépense chaque année entre 10 000 et 25 000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l’entretien du matériel.

⚖️La réforme sur la facturation électronique obligatoire en 2024 va également permettre de réduire considérablement l’usage du papier en obligeant les entreprises à recevoir et à émettre des factures par voie électronique. 4 millions d’entreprises françaises sont concernées par la réforme. Le gain estimé se monte à 5 euros par facture traitée.

3 - Le respect de la réglementation et des normes en vigueur

La réglementation sur la facturation électronique obligatoire en 2024

Les services Financiers et Comptables des entreprises vont devoir se mettre en conformité avec la loi sur la Facturation électronique obligatoire, et ce, dès 2024, afin de respecter le calendrier suivant :

• 1er juillet 2024, en réception, à l'ensemble des assujettis ;
• 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises ;
• 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire ;
• 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Le recours à une solution de dématérialisation des factures sera alors une des options pour respecter ces échéances. DocuWare, en tant qu’Opérateur de Dématérialisation (OD), propose ce type de services.

💡Les projets de dématérialisation sont longs à mettre en œuvre et impliquent de nombreuses personnes au sein de votre entreprise. La règle d’or : ne pas trop attendre et anticiper au plus tôt cette réforme, qui s’annonce majeure pour les services comptables et financiers.

Le respect des normes ISO et la gestion des non-conformités

Une solution de gestion documentaire et workflow présente également de nombreux avantages pour les services Qualité/QHSE des entreprises, en particulier dans :

• le secteur de l’industrie,
• de l’agro-alimentaire,
• ou de la santé,

… soumis au respect de nombreuses normes, en particulier la réglementation ISO 9001 et ISO 27001.

🛠Une solution de GED permet ainsi de :

• travailler plus efficacement en centralisant vos documents clés,
• optimiser le travail collaboratif avec les workflows,
• gérer le versioning des documents,
• sécuriser vos documents avec une solution certifiée RGPD et coffre-fort électronique (normes NF 552 et NF 203),
• optimiser la gestion des processus qualité et des normes iso en vue de la certification, de la re-certification ou des audits qualité.

Le respect des données personnelles et du RGPD

Les solutions de gestion documentaire telles que DocuWare, certifiées NF552 vous permettent d’être en conformité avec le Règlement sur la Protection des Données Personnelles (RGPD) en centralisant vos documents confidentiels et ceux de vos employés au sein de l’armoire numérique sécurisée, et accessible uniquement aux personnes concernées.

4 - Le renforcement de la sécurité des données

Acquérir un logiciel de gestion documentaire va vous aider à protéger vos documents de la consultation par des personnes non autorisées, du piratage ou du vol de données. La dématérialisation est synonyme de traçabilité et de transparence absolues :

• toutes les actions étant analysées et conservées,
• vous gardez un contrôle total sur les versions des documents,les modifications et les processus associés,
• vous pouvez gérer vos processus de manière dématérialisée et automatisée à l’aide des workflows,
• vos employés travaillent donc de façon plus rapide et transparente.

L’accès aux documents et aux informations relatives aux workflows dans DocuWare repose sur une structure de droits complexe. Ainsi, vous êtes en mesure de choisir quels employés sont autorisés à :

• lire,
• enregistrer,
• traiter,
• exporter,
• modifier,
• ou même supprimer des données.

👉Vous pouvez donc organiser votre travail de façon à assurer la confidentialité et la protection de vos documents et données. Il vous est également possible de vérifier l’intégrité de vos documents importants au sein de workflows à l’aide de signatures électroniques valides juridiquement.

DocuWare Cloud offre un haut niveau de protection pour vos documents contre les logiciels d’extorsion tels que les logiciels de rançon (ransomware) et autres logiciels malveillants. Basé sur l’architecture Microsoft Azure, reconnaissant 99% des virus, tout document contaminé est immédiatement reconnu par DocuWare et ne peut être archivé. En cas d’apparition d’un nouveau virus, ce dernier ne pourrait pas se propager aux autres documents de l'organisation car le malware ne pourra pas accéder au stockage de données correspondant. L'architecture de DocuWare Cloud garantit un niveau de sécurité élevé contre les virus à tout moment.

💡Enfin, DocuWare étant certifié NF203 sur le coffre-fort électronique et NF552 sur le RGPD, cela vous garantit une protection certifiée pour l’archivage de vos données confidentielles.

5 - Un impact environnemental

L’éco-attitude est une attention quotidienne pour limiter son impact écologique, à commencer, en premier lieu, par l’abandon du papier. 1kg de papier consomme 2kg de bois et jusqu’à 60 litres d’eau. Produire une feuille de papier A4 consomme en moyenne 5 litres d’eau. Devant une telle consommation des ressources énergétiques, il apparaît crucial de limiter notre impact environnemental.

Une entreprise d'une centaine de salariés dépense chaque semaine entre 10000 et 25000 euros uniquement pour sa consommation interne de papier et l'entretien du matériel (sources : Ademe)

Au total, les impressions inutiles (oubliées, jetées, perdues) représenteraient un coût de 300 millions d'euros (source : Syndicat National des supports d’Image et d’Information).

☘️ La dématérialisation est souvent présentée comme un avantage d’un point de vue environnemental, car elle permet de réduire la consommation de papier ; les chiffres publics disponibles depuis 2016 / 2017 montrent effectivement cette baisse : on passe de 10,1 millions de tonnes de papier consommés en 2010 à 8,8 millions en 2016, et 8,5 millions en 2017.

Loin derrière on trouve à quasi-égalité le « gain d’espace de stockage sur les serveurs, applications et boîtes mail » à 27 % et l’accompagnement à la transition digitale (25 %).

La partie du programme qui vise à mettre en place de Bonnes Pratiques de purge des serveurs ou de nos messageries, permettrait de faire des économies énergétiques. Pour rappel, 20 emails par jour pendant 1 an par une même personne correspond à la consommation d’une voiture sur 1000 km (Source : SERDA Conseil, gouvernance numérique de l’information 2020).

La GED, une solution pour l’adoption d’une démarche éco-responsable

Une solution de gestion documentaire rentre dans le cadre de l’adoption d’une démarche RSE en réduisant, voire en abandonnant l’usage du papier, des consommables associés et en permettant la réduction des espaces physiques de stockage.

De plus, une solution GED favorise également le télétravail, en donnant accès aux documents partout, en mobilité ou en home-office.

Il a été démontré que le télétravail permet de réduire les émissions de gaz à effet de serre avec la diminution des trajets domicile-travail, qui équivaut à 271 kg de CO2 économisés sur une année par jour de télétravail (source : ADEME).

Alors n’attendez-plus et franchissez le cap de la dématérialisation !