Kelio Notas de gasto es un módulo SIRH dedicado a la gestión de gastos profesionales y dietas en la empresa. Está diseñado para responsables de RR. HH., finanzas o servicios generales en pymes, medianas y grandes empresas, de todos los sectores. Este software permite digitalizar la gestión de notas de gasto, indemnizaciones por kilometraje y otros desembolsos, garantizando al mismo tiempo la conformidad normativa y la integración contable.

Sus principales ventajas:

1. una introducción de datos simplificada desde el móvil,
2. un proceso de validación automatizado,
3. y una integración fluida con las herramientas de gestión existentes.

¿Cuáles son las principales funcionalidades de Kelio Notas de gasto?

Captura automatizada de justificantes de gasto

El módulo permite a los empleados capturar fácilmente sus justificantes desde un smartphone o un ordenador. Una tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) extrae automáticamente la información esencial (importe, IVA, fecha, proveedor) y completa los campos del formulario.

• Reducción del tiempo de introducción y de los errores manuales

• Entrada posible desde móvil o interfaz web

• Reconocimiento de los formatos habituales de recibos

Ejemplo: un comercial puede fotografiar el recibo de su hotel al finalizar su desplazamiento. El sistema extrae los datos y los envía a validación sin necesidad de introducirlos manualmente.

Validación ágil y trazable de las notas de gasto

El software incluye un flujo de validación configurable, que permite a los responsables aprobar rápidamente las notas de gasto.

• Notificaciones automáticas a los validadores

• Seguimiento en tiempo real del estado de cada nota

• Posibilidad de validar a distancia desde el móvil

Esto reduce los plazos de tratamiento y evita recordatorios repetitivos, especialmente en empresas con múltiples sedes.

Gestión de indemnizaciones por kilometraje

Kelio calcula automáticamente las indemnizaciones en función de las distancias declaradas y las tablas oficiales. La herramienta se puede configurar según las políticas internas de la empresa.

• Integración con Google Maps para el cálculo de trayectos

• Tarifas personalizables según tipo de vehículo

• Gestión de desplazamientos profesionales y personales

Por ejemplo, un técnico puede declarar un trayecto en coche entre dos clientes, con reembolso por kilómetro en función del vehículo utilizado.

Integración contable y exportación de datos

Los datos introducidos pueden exportarse directamente a los programas de nómina y contabilidad. Esto evita la doble entrada de información y garantiza la conformidad de los registros.

• Conexión con programas contables externos (p. ej. Sage, Cegid, etc.)

• Estructuración automática de los asientos contables

• Archivado con valor legal durante 10 años

Esta función resulta esencial para los departamentos contables que procesan un gran volumen de gastos mensuales cumpliendo con la normativa vigente.

Reporting y control de gastos

Kelio proporciona paneles de control y exportaciones analíticas para supervisar los gastos por departamento, usuario o tipo.

• Seguimiento presupuestario consolidado

• Análisis de partidas de gasto recurrentes

• Exportación a Excel o herramientas de BI

Un responsable de RR. HH. puede así controlar posibles desviaciones presupuestarias en los gastos de viaje por equipo o proyecto.

¿Por qué elegir Kelio Notas de gasto?

• Reducción del tiempo de procesamiento: gracias a la automatización de la entrada y validación de datos, los gastos se gestionan más rápidamente.

• Conformidad fiscal y legal garantizada: el archivado legal de los justificantes asegura el cumplimiento normativo en caso de auditoría.

• Aumento de productividad en RR. HH. y finanzas: menos tareas manuales, más fiabilidad en cálculos y exportaciones.

• Experiencia de usuario sencilla y móvil: fácil adopción gracias a una interfaz adaptada para empleados en movilidad.

• Integración completa en el ecosistema SIRH de Kelio: el módulo se integra perfectamente con otros procesos (tiempo, ausencias, nómina).