Pour vous aider à comprendre les capacités de Mycellia, explorons de manière détaillée trois de ses fonctionnalités phares : la recherche documentaire, la mise en place de workflows et la collaboration autour des documents. 

Cette analyse approfondie vous aidera à saisir le fonctionnement du logiciel ainsi que son rôle dans l’accroissement de votre efficacité au quotidien.

La recherche documentaire

Une des premières fonctions de Mycellia qui nous a séduites, c’est la recherche documentaire « full text ». Cette technologie implique que le logiciel examine le contenu complet de chaque document en vue de détecter des correspondances avec les termes ou les phrases recherchés.

Autrement dit, finies les heures passées à parcourir manuellement nos systèmes dans le but de trouver la bonne information. On gagne un temps précieux !

De plus, Mycellia nous aide à respecter la confidentialité des données, puisque la recherche documentaire fonctionne conformément aux droits attribués à chaque utilisateur.

La mise en place de workflows

Grâce à la fonction « workflows » de Mycellia, on automatise la circulation des documents ou dossiers dans l’entreprise à des fins de modifications ou de validations. De cette manière, on fluidifie grandement nos processus.

Plus concrètement, Mycellia nous permet de mettre en place deux types de workflows : dynamiques ou prédéfinis. 

Pour les premiers, les documents circulent sans action préalable de notre part.

Pour les seconds, on définit plusieurs paramètres afin de contrôler les opérations possibles à chaque étape de la procédure : transformation, notification, tamponnage, signature ou ajout/suppression de documents.

Ces workflows font donc vraiment la différence pour une organisation comme la nôtre qui souhaite réduire les délais de traitement, quelle que soit sa configuration.

La collaboration autour des documents

Enfin, Mycellia nous permet de collaborer simplement autour de nos documents, même avec des parties prenantes externes telles que nos clients, nos fournisseurs ou nos partenaires.

En effet, dès lors que les utilisateurs ont obtenu les autorisations adéquates, il est possible de réaliser plusieurs actions sur ces documents : lecture, modification, envoi par mail, téléchargement, classement, création d’une version PDF, suppression, etc.

Cette fonction est donc devenue fondamentale pour nous, car au-delà d’améliorer la productivité, elle favorise l’échange d’idées ainsi que la communication, gages du maintien de notre compétitivité.