M-Files est un outil de gestion électronique de documents de référence disponible sur le marché. Nous avons fait le test du logiciel et avons résumé trois critères principaux qui font de cet outil l’un des meilleurs de sa catégorie. 

Automatisation des tâches 

L'un des plus grands avantages de M-Files est son approche axée sur l'automatisation des tâches. Avec M-Files, il est facile de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser des tâches récurrentes, telles que la demande d'approbation de documents, la création de nouvelles versions de documents, l'envoi d'e-mails, etc. Nous pouvons configurer les flux de travail en utilisant une interface intuitive et facile à utiliser, sans avoir besoin de compétences techniques avancées.

La fonctionnalité d'automatisation des tâches nous aide à réduire les erreurs, gagner du temps et de libérer des ressources pour d'autres tâches importantes.

M-Files compte plusieurs fonctionnalités pour une gestion efficace des documents basée sur les métadonnées comme les tags de métadonnées intuitifs, les contrôles des droits, l’intelligence artificielle, les reconnaissances optiques de caractères (OCR) et les signatures électroniques. 

De plus, le moteur de recherche exploitant l’IA, basé sur des règles automatisées, parcourt automatiquement de grands volumes de données – qu’elles soient nouvelles ou existantes –, soit dans M-Files, soit dans des référentiels externes, en vue d’identifier les contenus (y compris les « dark data » et les enregistrements critiques) ! 

Sécurité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises, en particulier pour celles qui gèrent des informations sensibles telles que des données financières, des données médicales ou des propriétés intellectuelles. M-Files offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données. La plateforme offre des fonctionnalités de contrôle d'accès granulaires, des options de chiffrement des données, des outils de surveillance et des fonctionnalités de journalisation pour suivre toutes les activités de la plateforme.

Tout d'abord, le logiciel utilise une technologie de chiffrement AES-256 bits, considérée comme l'une des plus sûres du marché, afin de protéger les données stockées dans le cloud. En outre, toutes les communications entre les clients et le serveur M-Files sont cryptées via SSL/TLS, un protocole de sécurité Internet standard qui assure la confidentialité et l'intégrité des données transmises.

M-Files prend également en compte la conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le logiciel dispose de fonctionnalités qui permettent de respecter les exigences du RGPD, telles que le droit à l'oubli, le droit d'accès et le droit de rectification. Les politiques de conservation et de suppression des données peuvent être automatiquement appliquées sur l’ensemble des plateformes de sauvegarde, des utilisateurs et des équipes.

Le logiciel M-Files offre également une gestion avancée des accès et des autorisations, permettant de contrôler qui peut accéder à quelles données et à quel moment. Les administrateurs peuvent facilement gérer les droits d'accès en fonction du rôle de chaque collaborateur, ce qui garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux informations. De plus, le logiciel met à jour tous les documents en temps réel et nous pouvons consulter les anciennes versions si besoin. 

Espace de travail collaboratif 

M-Files met à disposition un espace collaboratif sécurisé qui favorise le partage de documents avec les parties externes. Cet espace est accessible depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette ou ordinateur) et fournit un chat pour échanger en direct. Les données partagées sont constamment mises à jour pour assurer une bonne prise d’information, en temps réel et faciliter le travail des collaborateurs. 

En bonus, M-Files ne demande pas de frais supplémentaires en fonction du nombre d’utilisateurs externes ! L’espace de travail est également personnalisable selon les besoins de chaque client (les codes visuels d’une marque peuvent être importés sur la plateforme).