Hitobito est une application web open‑source conçue pour la gestion d’associations, clubs, fédérations ou organisations à structures simples ou complexes. Adapté aux structures fédérées et hiérarchiques, il s’adresse aux responsables, administrateurs ou bénévoles œuvrant dans des entités allant de petites associations locales à de grandes fédérations (jeunesse, musique, sports, politique).
Les fonctionnalités phares incluent la gestion de membres et contacts, l’administration d’événements, la facturation et les paiements, ainsi qu’un système embarqué de communication via mailings ou newsletters.

• Automatisation et simplification de l’administration associative
• Modélisation précise de structures organisationnelles complexes
• Solution durable et adaptable grâce à son statut open‑source

Quelles sont les principales fonctionnalités de Hitobito ?

gestion des contacts et des membres

Cette fonctionnalité permet d’enregistrer, de mettre à jour et de consulter les données des membres et contacts, partout et à tout moment, y compris depuis un smartphone. Les rôles peuvent être attribués facilement à chaque personne, adaptés à leur responsabilité.

• Tri et filtrage des contacts par rôle, groupe ou statut
• Attribution dynamique de rôles comme président, trésorier, responsable SUISA
• Accès mobile aux informations des membres

structuration fédérale et système de rôles

Hitobito excelle dans la gestion de structures en arborescence (groupes emboîtés, entités fédérées). Chaque « groupe » peut être défini, typé, et doté de différents rôles, chacun assorti de permissions précises. Cette granularité est gérée via un système de plugins.

• Création d’entités comme divisions, comités, sections ou clubs affiliés à une fédération
• Définition de rôles avec autorisations correspondantes
• Extensibilité via plugins pour personnaliser l’organisation selon le contexte

gestion des événements et des cours

Les inscriptions et désinscriptions aux événements ou cours se font entièrement en ligne. Le système prend en charge les listes d’attente, les formulaires personnalisés et les qualifications spécifiques selon l’organisation.

• Gestion d’inscriptions et de listes d’attente pour des cours ou camps
• Formulaires d’inscription adaptés selon les profils
• Statuts et suivi des inscriptions en temps réel

facturation et paiements (adhésions, cours, événements)

Hitobito intègre des modules de facturation et de traitement des paiements. On peut générer des factures pour les adhésions, les événements ou autres services, les stocker électroniquement et suivre leur statut.

• Application et suivi des cotisations ou frais de participation
• Gestion des abonnements ou dons récurrents
• Récapitulatif des paiements et intégration à la comptabilité interne

communication (mailing, newsletters)

Le système inclut un module de mailing ciblé : newsletters, communications par rôle ou par groupe, gestion des listes de diffusion.

• Envoi de newsletters segmentées
• Notifications automatisées pour événements ou échéances
• Campagnes d’information ciblées selon le public interne

déclarations SUISA et modules spécifiques (notamment pour la musique)

Certaines organisations musicales utilisent Hitobito pour gérer les déclarations à SUISA (droits d’auteur en Suisse). Le rôle « Responsable SUISA » peut saisir les œuvres exécutées, en utilisant un module dédié intégré à la plateforme.

• Attribution du rôle spécifique à une personne en charge des déclarations
• Saisie des œuvres jouées pendant l’année
• Soumission électronique des listes SUISA

Pourquoi choisir Hitobito ?

• Adaptation à des structures complexes : la modélisation fine des groupes et rôles permet une administration précise, y compris pour des fédérations ou associations hiérarchisées.
• Open‑source et extensible : licence AGPL‑3.0, personnalisation via des plugins selon les besoins particuliers de chaque organisation.
• Gestion intégrée : centralise administration des membres, événements, finances et communications.
• Cas d’usage réel prouvés : adopté par le Club Alpin Suisse, les associations musicales et de jeunesse, avec succès dans des projets de transformation numérique.
• Support diversifié : documentation, démos en ligne, communauté d’utilisateurs, partenaires pour un accompagnement sur mesure.