Maîtrisez parfaitement votre environnement informatique (et votre budget !) grâce à l’ITAM

Il est parfois difficile pour une entreprise de gérer son parc informatique. Entre la maintenance du matériel physique, la gestion des logiciels et la sécurisation des données, les équipes informatiques peuvent vite être débordées.

Le déploiement d’un logiciel dédié à l’ITAM constitue une solution concrète pour faciliter leur quotidien.

Voici ce qu’il faut savoir sur le sujet 😉.

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C’est quoi l’ITAM ?

Définition de l’ITAM

L’ITAM (Information Technology Asset Management) désigne la gestion des actifs informatiques au sein d’une entreprise. Ici, il faut comprendre l’ensemble des outils utilisés quotidiennement par les équipes :

• ordinateurs 💻,
• logiciels 💾,
• imprimantes 🖨️,
• systèmes cloud ☁️,
• etc.

Autrement dit, l’ITAM permet de dresser un inventaire complet des équipements informatiques et de la manière dont ils sont utilisés. In fine, la mainmise sur ces différents actifs contribue à une meilleure gestion des ressources et un contrôle accru de l’ensemble du parc informatique.

Les différents types d’ITAM

D’une manière générale, on distingue principalement trois grands champs d’application pour l’IT Asset Management :

• Le matériel informatique : ici, on sous-entend l’ensemble des outils physiques nécessaires au bon fonctionnement du parc informatique de l’entreprise (ordinateurs portables, imprimantes, casques, souris, etc.). Grâce à l’ITAM, on peut par exemple vérifier la vétusté de ces appareils, lesquels sont encore sous garantie, etc.
  
  
• Les logiciels : pour l’équipe informatique, l’installation d’un logiciel implique une surveillance continue. Expiration du contrat de licence, exigences de conformité ou encore nombre d’utilisateurs autorisés sont autant de facteurs à prendre en compte dans la gestion des logiciels d’une entreprise.
  
  
• Le cloud : l’utilisation d’un système cloud implique plusieurs responsabilités pour l’équipe informatique. On peut penser à la protection des données de l’entreprise ou au suivi de l’évolution des différents contrats SaaS. Là aussi, l’ITAM permet d’assurer au mieux le contrôle de ces différents actifs.

Quels sont les avantages de l’ITAM ?

Pour une entreprise, il existe de multiples avantages à intégrer l’ITAM dans son fonctionnement.

Un référentiel fiable et unique

Sans un outil adapté, le suivi des actifs informatiques peut tourner au cauchemar pour les équipes en charge. Plus l’entreprise est grande, plus les risques de déperdition d’informations sont importants. Ainsi, il n’est pas rare de perdre le fil au milieu de tous les équipements, logiciels et abonnements à gérer.

Grâce à l’ITAM, les équipes responsables du parc informatique gagnent en contrôle et en efficacité. Celui-ci permet notamment :

• de recueillir et centraliser l’information au sein d’un espace dédié 🗃️ ;
• d’automatiser de nombreuses tâches chronophages 🦾 ;
• de limiter les erreurs et les incompréhensions ❌ ;
• de favoriser la prise de bonnes décisions ✔️.

Une meilleure utilisation des actifs

Avez-vous intérêt à prolonger votre abonnement SaaS ou à démarcher un autre fournisseur ?

Est-il vraiment nécessaire de commander la nouvelle photocopieuse réclamée par une partie de vos employés ?

Votre offre cloud est-elle suffisamment complète pour couvrir l’ensemble de vos besoins ?

Voilà tant de questions auxquelles l’ITAM permet de répondre en vous donnant une idée précise du coût et de la rentabilité de vos actifs informatiques.

Un renfort sécuritaire

En automatisant une partie des tâches jusqu’à présent à la charge de votre équipe informatique grâce à l’ITAM, vous dégagez un temps précieux pour le contrôle et la sécurité de vos actifs. Il est par exemple possible d’installer des bloqueurs empêchant les salariés d’installer des logiciels non conformes.

En outre, vous disposez d’une vue d’ensemble sur l’accessibilité des salariés aux diverses données de l’entreprise hébergées dans votre parc informatique. Un excellent moyen de redéfinir les droits et de limiter l’accès aux données les plus sensibles aux utilisateurs qualifiés 💻.

Quel processus ITAM appliquer ?

Pour comprendre au mieux l’IT Asset Management et son utilisation au sein de l’entreprise, on peut décortiquer son application en différentes étapes :

1. 📋 Concevoir l’inventaire des actifs : c’est le point de départ du processus ITAM. Ici, il convient de recenser l’ensemble des actifs informatiques relatifs à l’entreprise. Il faut y détailler leur fonction, leur emplacement, leur coût, etc.
   
   
2. 💵 Établir le coût du cycle de vie de chaque actif : étape fastidieuse, mais nécessaire, ce calcul vise à répertorier les coûts supplémentaires induits pour chaque actif tout au long de son cycle de vie. C’est par exemple le cas des frais de maintenance ou de la mise en rebut.
   
   
3. 👀 Veiller au suivi des actifs : la gestion du parc informatique est un travail quotidien. Entre matériel défectueux, expiration à venir d’un contrat de licence ou d’une garantie, il est impératif de faire preuve d’organisation et de rigueur afin de ne pas se laisser déborder et d’anticiper les besoins.
   
   
4. 🔧 Assurer la maintenance des actifs : il arrive fréquemment qu’un équipement doive être réparé, mis à jour ou remplacé. Grâce à l’ITAM, vous avez une idée précise des besoins en matière de maintenance de chacun des actifs.
   
   
5. 💰 Optimiser votre budget : outre la gestion du parc informatique, l’ITAM permet également d’optimiser une partie du budget de l’entreprise. Avec l’ensemble des données recueillies et mises à jour quotidiennement concernant vos actifs informatiques, vous êtes en mesure d’ajuster votre planification financière pour les années à venir.

ITAM : quelles sont les bonnes pratiques à connaître ?

Avant de vous lancer dans la mise en place d’un système de gestion des actifs informatiques, il est préférable d’obtenir le soutien et l’approbation de l’ensemble des équipes concernées. Ainsi, il est recommandé :

• d’organiser des réunions d’information sur les avantages de l’ITAM ;
• de constituer une équipe qualifiée et motivée pour mener à bien le projet ;
• d’impliquer au maximum l’ensemble des équipes et services de l’entreprise ;
• d’encourager le feedback pour une amélioration continue.

Concernant la mise en place de l’ITAM, il est également important :

• de réaliser un audit préalable pour identifier les lacunes et les besoins les plus urgents ;
• de faire un point sur l’ensemble des actifs informatiques de l’entreprise ;
• de tenir régulièrement informées les équipes sur l’avancée du projet ;
• d'automatiser le plus de tâches possible ;
• d'activer des alertes en temps réel afin d’identifier d’éventuelles anomalies au sein de votre réseau et d’y remédier le plus vite possible.

Les logiciels dédiés à l’ITAM

Il existe de nombreux logiciels consacrés à l’ITAM, aidant les entreprises à surveiller et optimiser leurs actifs informatiques. Parmi leurs fonctionnalités, on compte :

• l’inventaire automatisé, pour recueillir des informations sur ces actifs ;
• la gestion des licences logicielles ;
• la gestion des contrats avec les différents fournisseurs ;
• le suivi des utilisateurs, afin de mieux piloter les attributions, les changements d’affectation et les besoins de support ;
• l’optimisation des actifs, en vue de réduire les coûts, etc.

🛠️ Exemple de logiciel :

À destination des PME, ETI et grandes organisations, NinjaOne accompagne les entreprises dans la gestion complète de leur parc informatique. Sa promesse ? Prendre en charge le contrôle de tout type d’actif, des postes de travail à l’infrastructure cloud en passant par les logiciels. Toutes les données sont centralisées au sein d’une interface unique, simplifiant ainsi le travail de supervision. Il est même possible de configurer des alertes personnalisées, bien pratiques pour réagir rapidement en cas d’anomalie.

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Que retenir sur l’ITAM ?

En résumé, on peut dire que l’ITAM offre davantage de contrôle et de souplesse aux entreprises qui font le choix de l’intégrer à leur fonctionnement.

Avec une gestion plus fine et organisée de vos actifs informatiques, vous gagnez en productivité, en sécurité et en sérénité au quotidien.